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viernes, 16 de mayo de 2008
miércoles, 14 de mayo de 2008
Módulo de Compras
SISTEMA ADMINISTRATIVO – CONTABLE
TANGO GESTION
GESTION COMPRAS
I) DESCRIPCION GRAL. DEL SISTEMA
El Sistema Compras presenta los siguientes módulos:
Archivos
Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Estos datos permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la Gestión Compras.
Ordenes de Compra
Abarca la generación y seguimiento de O/C., para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad.
Comprobantes
Abarca la registración de los comprobantes de compras: Remitos, Facturas, N/D y N/C. de Proveedores.
Cuentas Corrientes
Abarca las funciones referentes a pagos y seguimiento de las cuentas acreedoras. También cualquier actualización o novedad sobre comprobantes ya registrados.
Procesos periódicos
Abarca procesos tales como generaciones contables y depuración de información.
Informes
Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de Compras y cuentas corrientes además de los informes legales.
II) PUESTA EN MARCHA:
La puesta en marcha del módulo Compras , también involucra la puesta en marcha conjunta del Módulo Stock cuando se trabaja con comprobantes de Compras que involucran artículos.
El orden en que se debe efectuar la implementación es el siguiente:
MODULO ARCHIVOS
Dentro del módulo Archivos:
1) Parámetros Generales- Obligatorio.
2) Alícuotas- Obligatorio
3) Parámetros de Retenciones - Opcional.
4) Código de Retenciones Ganancias e I.V.A.: Opcional.
5) Tipos de asientos- Obligatorio.
6) Talonarios
7) Tipos de comprobantes
8) Longitud de agrupaciones
9) Agrupación de Proveedores.
10) Proveedores.
11) Compradores (Sólo si se utilizarán Órdenes de Compra.)
12) Sectores.
13) Conceptos de Compra.
14) Condiciones de compra.
15) Definición de listas.
16) Actualización de precios.
17) Textos de Órdenes de Compra.
18) Definir el formato de comprobantes que puede emitir el sistema.
19) Composición inicial de Saldos.
1) ACTUALIZACION DE PARAMETROS GENERALES:
Este proceso se utiliza para definir una serie de parámetros y valores iniciales que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada usuario en particular.
· Utiliza Órdenes de Compra: NO
SI
· Autoriza Órdenes de Compra: Si se activa este parámetro, luego de generar una O/C.se procederá a autorizar la misma y posteriormente emitirla.
· Recepciona cantidades mayores: Si se activa se permitirá recibir cantidades mayores a las pendientes (según O/C.), en caso contrario no se permitirá el ingreso, lo que brinda un mayor control s/ cantidades a recepcionar.
· Incluye Textos: En caso que se deseen utilizar los textos predeterminados que se generan por el proceso de “Actualización de textos de O/C.”.
· Copias sin valorizar: En la impresión de O/C. es posible seleccionar la emisión de una o mas copias sin importes ingresando la cantidad en este campo.
· Número de Orden de Pago Automático/ Próximo Número: Este campo permite indicar si los pagos se numeran en forma automática o si se permite la modificación manual del mismo al momento del ingreso.
· D.G.I.CITI- Valores por defecto: Para generar el archivo D.G.I. CITI los comprobantes de proveedores tienen asignado un Tipo de operación (Gravada, exenta) y una Clasificación de la compra (Compra Bs.y Scios, Servicios). En este proceso se indicarán los valores por defecto a sugerir para el caso de Proveedores Ocasionales, ya que estos valores pueden asignarse por Proveedor en el proceso Actualización de Proveedores.
· Permite ingresar Facturas Pendientes de remitir: Existen dos procesos para el ingreso de Facturas de Proveedores. Uno por el cual se ingresan comprobantes que mueven stock (Factura- Remito) y otro de Facturas en el cual no existen movimientos de stock (ya que el mismo se produce con el ingreso del Remito). En este último caso, si se activa este parámetro, se podrán ingresar facturas pendientes de remito, las cuales podrán ser asociadas posteriormente por el proceso de Imputación de Remitos.
· Edita Número de Comprobante Interno/ Próximo Número: El nª de comprobante interno puede ser generado en forma automática (indicando que el mismo no se edita), o sugerido para ser modificado por el operador al ingresar el comprobante.
· Permite alta de Proveedores desde procesos: Permite dar de alta nuevos Proveedores desde los distintos procesos de ingreso de comprobantes (Facturas, Créditos, Débitos, Pagos, etc.)
· Usa sectores: Si se desea asociar a los comprobantes de Proveedores y realizar una clasificación particular de los mismos a fin de obtener informes agrupados.
· Valida los Artículos por Proveedor al Ingresar Comprobantes: Si se utiliza la relación Proveedor - Artículo (asociación entre el código de proveedor y los artículos que provee) es posible realizar la consulta desde esta relación cuando se ingresan comprobantes con renglones de artículos. Si éste parámetro no se activa, siempre se realizará la consulta sobre toda la lista de artículos.
· Modifica imputaciones contables en el Ingreso de Comprobantes: si se activa este parámetro, el sistema permitirá modificar el asiento asociado a un comprobante de facturación en el momento de su ingreso (facturas, N/D., N/C.).Si no se activa, no será posible modificar el asiento al ingresar los comprobantes, pero si en el proceso de Modificación de Comprobantes.
· Verifica la existencia de las cuentas contables: Permite indicar si se validan las cuentas contables con el Plan de cuentas de Tango Contabilidad en todos los procesos donde se hace referencia a las mismas.
2) ACTUALIZACION DE ALICUOTAS.
En este proceso se definen los distintos tipos de impuestos que se utilizarán en el ingreso de comprobantes de Proveedores. Los códigos de alícuotas que se ingresan mediante este proceso son independientes de los que corresponden al módulo Ventas. Los códigos se dividen en los siguientes grupos:
Código 1 a 20: Tasas de I.V.A., Sobretasas y subtasas.
Código 40: Impuesto interno por importe fijo.
Códigos 51 a 99: Otros Impuestos.
El concepto de sobretasas de I.V.A. incluye los códigos que corresponden a “Percepciones” realizadas por los proveedores.
· Percepción: En caso de alícuotas correspondientes a I.V.A. se deberá indicar si la misma corresponde o no a una Percepción o sobretasa.
· Imponible para Impuesto a las Ganancias: En el caso de Impuestos internos y otros impuestos se deberá indicar si el importe registrado en el impuesto forma parte del cálculo para el Impuesto a las Ganancias al momento del pago. Normalmente debe estar en “N”.
· Mínimo: Indica el importe mínimo del Impuesto a partir del cual se realizará el cálculo automático del mismo.
5) ACTUALIZACION DE TIPOS DE ASIENTOS.
Define los modelos de tipos de asientos que generará el sistema en el proceso Pasaje a Contabilidad. Es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos.
Cada tipo de asiento tendrá un Código de identificación y un Concepto que se utilizará como concepto de asiento en el Pasaje a Contabilidad. Es recomendable realizar la correcta definición de los tipos de asiento antes de comenzar con el ingreso de los comprobantes.
A continuación se realizará el ingreso de las líneas del asiento:
· Código de cuenta: Este campo puede dejarse en blanco cuando los subtotales se desean imputar a las cuentas contables por artículos o conceptos ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se indique como Cuentas Compras en el artículo o concepto.-
· Debe / Haber: Luego de ingresar la cuenta, se deberá posicionar el cursor en la columna Debe o Haber según corresponda. En este campo se podrá seleccionar un “ valor “ desde una ventana . Los valores posibles que se pueden seleccionar son los siguientes :
TO Total del Comprobante
SB Subtotal Gravado
EX Subtotal Exento
BO Importe de Bonificación
FL Importe de Flete
IN Intereses
AC Anticipos
1 A 20 Importes de I.V.A. por alícuota
40 A 99 Otros Impuestos
El valor “AC” se puede ingresar únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de Cuenta, es decir cuando se desean imputar a cuentas contables por artículos.
En el campo Concepto de la línea, se consignan los nombres de las cuentas afectadas, este es el que se asignará por defecto a la leyenda del asiento en cada comprobante.
6) TALONARIOS.
Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas operaciones en las cuales se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes.
Los comprobantes de Compras que utilizan talonarios para su emisión son :
1. Órdenes de Compra.
2. Recepción
3. Devoluciones.
Se presentan los sig. campos:
· Sucursal asociada: Para Órdenes de Compra: el número de comprobantes se compone de 12 dígitos: los primeros 4 dígitos que son fijos por talonario corresponden a la sucursal o sector.
En el caso de los otros comprobantes el número se compondrá de 8 dígitos.
· Edita nº de Comprobante: Permite indicar si el comprobante se enumera en forma automática, o se permite la modificación manual del mismo en el momento del ingreso.
· Destino de impresión: Uso opcional - Permite definir un dispositivo que será tomado por defecto al realizar un comprobante. Se puede indicar nombre de archivo o una impresora (LPT1, LPT2).
· Cantidad máxima de iteraciones: Se debe ingresar la cantidad máxima de renglones que puede tener un comprobante. En todos los casos debe ser menor o igual a 100. Para imprimirse en un solo formulario, esta cantidad debe ser igual a la cantidad definida en el archivo con extensión .TYP . (Ver Definición Formato de Comprobantes.)
· Rango de nº habilitados: Se utilizan para controlar, desde los procesos de emisión de comprobantes, la correcta numeración de los mismos.
· Próximo Número a emitir: será el próximo nº a emitir por el sistema.
· Modelo de Impresión: Indica el nombre del archivo. TYP que se utilizará como modelo para impresión del Comprobante. Si este campo se deja en blanco, el comprobante no se imprime.
· COMANDO DIBUJA : Permite ingresar a modificar el diseño del formulario asociado al talonario. Si este último no tiene modelo de impresión, no se activará el uso de este comando.
7) ACTUALIZACION DE TIPOS DE COMPROBANTE
En este proceso se encuentra ya creado el comprobante FAC. como débito, el que será utilizado en forma automática por los procesos de Ingresos de Facturas.
Permite definir los tipos de Notas de Créditos y Notas de Débito que se deseen registrar en el sistema pudiendo indicar distintos parámetros tales como: si registra diferencias de cambio, importe de I .V.A. únicamente, si interviene en I.V.A. Compras, Tipo de asiento asociado, si afecta Stock, Si Actualiza Precio Promedio Ponderado, Si afecta Rankings en Valores, Rankings en cantidades.-
8) LONGITUD DE AGRUPACIONES
Este proceso permite definir las agrupaciones de los códigos de Proveedores. Pueden ser divididos en tres agrupaciones: Familia, Grupo e Individuo. En el caso de Proveedores es de 6 dígitos. Teniendo definido la cantidad de dígitos a utilizar para la familia y el grupo, automáticamente quedará definida la longitud del individuo.
9) ACTUALIZACION DE AGRUPACIONES DE PROVEEDORES
Permite definir un nombre para cada agrupación, vale decir para cada familia y grupo.
10) ACTUALIZACION DE PROVEEDORES.
Permite agregar nuevos proveedores, consultar y modificar datos de Proveedores ya existentes o dar de baja a aquellos que no posean saldos en cta. cte. ni movimientos vigentes.
Mediante este proceso no es posible modificar saldos de Proveedores, ya que estos son actualizados automáticamente a través de procesos específicos.
· Código de Proveedor: Permite identificar en forma unívoca al Proveedor a ingresar, definiendo el código de individuo (Proveedor). Puede contener tanto números como letras. Se debe tener en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el “código”, pero si se deben respetar las ubicaciones de cada agrupación.
· Condición de Compra: Campo Opcional - Este código será sugerido posteriormente en el ingreso de Comprobantes.
· C.U.I. T. o Identificación.
· Límite de Crédito: Campo Opcional - Indica un importe de crédito en cta. cte. asignado por el Proveedor, el que será controlado por el sistema en el proceso de emisión de comprobantes.
· Fecha de Inhabilitación: Permite inhabilitar a un Proveedor de manera que no se puedan ingresar o anular los comprobantes anulados.
· Moneda Corriente: En que se ingresan los comprobantes del Proveedor en forma habitual.
· Cláusula Moneda Extranjera: Opcional - Si se activa este parámetro, las facturas que se ingresen del Proveedor estarán canceladas cuando el total en M/E. de la factura coincida con el total de M/E. de los comprobantes que se les imputen, independientemente de la moneda con el cual se confeccione cada comprobante, es decir que las deudas serán expresadas en M/E. y contablemente, la cuenta en moneda cte. se irá ajustando a través de comprobantes por diferencia de cambio. (VER)
· Códigos de Retención: Opcional - Si se parametrizó el cálculo automático de retenciones, se ingresarán los códigos habituales de retención para el Proveedor (Ganancias, I.V.A.) los que serán sugeridos al momento del pago, pero pueden ser modificados.
· Orden: Este campo se utiliza únicamente para la emisión de cheques, siempre y cuando se encuentre instalado el Módulo Fondos.
· Valores para DGI CITI :
· Letra habitual: Permite ingresar la letra habitual (A, C) correspondientes a los comprobantes de Facturación recibidos del Proveedor. Esta letra será sugerida en el ingreso de comprobantes.
· CARACTERISTICAS DE FACTURACION : Luego de ingresar los datos del Proveedor, pulsando “F10” se desplegará una ventana para ingresar información correspondiente al cálculo de impuestos . Estos datos serán de utilidad para el cálculo automático de los impuestos en el ingreso de comprobantes. Se deberá indicar para c/u. de los impuestos, si se calcularán o no en los comprobantes. En el caso de I.V.A., el campo Sobretasa / Subtasa, se utiliza para aquellos Proveedores que utilizan Percepciones en la facturación.-
· CARACTERISTICAS DE LAS LISTAS DE PRECIOS: Indican si los precios unitarios que se ingresan incluyen o no los impuestos (I.V.A. e Impuestos Internos).Si el Proveedor no liquida Impuestos no se incluirán estos campos. Estos datos son muy importantes ya que se utilizan en el ingreso de comprobantes de artículos (Fac. N/D. N/C.) y las listas de precios del Proveedor.
· COMANDO ARTICULOS: Permite establecer la relación entre el proveedor y los artículos que habitualmente provee. Estos art. deben existir en el Módulo de Stock. En este caso se podrá ingresar para cada art. el sinónimo de origen o código de artículo del Proveedor, el que será utilizado en el proceso de ingreso de comprobantes.
La relación Proveedor - Artículo se utilizará también para la actualización de listas de precios de Proveedores.
NOTA: Si se eliminan artículos de la relación desde este proceso, se borrarán también los precios que existan para el artículo y el proveedor.
11) ACTUALIZACION DE COMPRADORES :
Esta opción es de utilidad para aquellos que utilizan los procesos correspondientes a Órdenes de Compra. Permite ingresar Compradores con un código para referenciar los mismos en cada Orden de Compra. Si se generan estos comprobantes el ingreso de Compradores es obligatorio.
12) ACTUALIZACION DE SECTORES:
Los códigos de sector permiten asignar una clasificación particular para c/u. de los comprobantes de facturación. Luego se podrán obtener informes agrupados por sector.
El uso de este campo depende de las necesidades de cada usuario. Se pueden codificar sectores de la empresa, centros de costos, órdenes de trabajo, etc. Limitación : Cada comprobante podrá ser asignado a un sector determinado.
La utilización de Sectores no es obligatoria, y dependerá del valor indicado en Parámetros Generales.
13) CONCEPTOS DE COMPRA :
Este proceso permite definir códigos de Conceptos de Compras que se podrán utilizar posteriormente en el ingreso de comprobantes de Conceptos ( Facturas, Créditos, Débitos).
Su uso no es obligatorio.
Los conceptos de compra permiten definir ítems que no se relacionan con artículos de stock, Cabe aclarar que dentro de los artículos también se pueden ingresar códigos que no llevan stock asociado. Sin embargo el uso de los conceptos permite obtener estadísticas independientes de las de artículos.
Dentro de los procesos de ingresos de comprobantes, existen algunos específicos para ingresar los comprobantes correspondientes a conceptos. La única restricción de los conceptos de compras es que no pueden utilizarse en Órdenes de Compras ni tampoco en forma simultánea con artículos.
· Cuenta Compras: Número de cuenta contable asociada al concepto. Si no se ingresa la cuenta, tomará la que corresponda al Tipo de Asiento.
Si se encuentra instalado el Módulo de Contabilidad, el sistema validará que el código ingresado exista y corresponda a una cuenta imputable, siempre que se halla activado el parámetro correspondiente en el Proceso de Parámetros Generales.
· CARACTERISTICAS DE FACTURACION: Indica los valores para el cálculo automático de Impuestos en el ingreso de comprobantes. El cálculo de impuestos depende de la combinación de los datos ingresados en esta pantalla y los correspondientes al Proveedor.
Los códigos de alícuotas deben estar previamente definidos por el proceso Actualización de Alícuotas.
· I. V. A: El ingreso de este campo es obligatorio, si no se calculan impuestos para algunos conceptos, se deberá definir alícuota con porcentaje cero.
· I.V.A. Sobre/ Subtasa: Para Sobretasas o percepciones de I.V.A, este campo no es obligatorio.
· I.V.A. por responsable no inscripto: En caso que el usuario pague la alícuota adicional.
14) ACTUALIZACION DE CONDICIONES DE COMPRA.
Se debe definir por lo menos una condición. No obstante los vencimientos calculados pueden modificarse en cada comprobante.
Facilitan el cálculo automático de los vencimientos en el ingreso de comprobantes.
La definición de una condición de compra incluye el desglose de los porcentajes del monto que deberán ser abonados a una cantidad de días, a partir de la fecha de la factura.
Para cada Porcentaje del monto será posible definir:
· Cantidad de cuotas: Cantidad de vencimientos en que se dividirá el importe resultante de aplicar el porcentaje al total del comprobante.
· A vencer en: días para el vencimiento de la primera de las cuotas.
· Cantidad de días/ meses entre cuotas: Diferencia entre días / meses entre cuotas a partir de la primera.
Los comprobantes de proveedores ocasionales (000000) siempre deben ingresarse con una condición de contado, ya que los mismos no se registran en cta. cte. Para crear condición de compras al contado se indicará que el 100 % del monto deberá ser abonado en “una cuota” a “cero días”.-
15) DEFINICION DE LISTAS DE PRECIOS.
No es obligatorio trabajar con listas definidas, se puede actualizar con posterioridad. La posibilidad de ingresar varias listas permite, p. ejm. Ingresar distintas listas de precios para un mismo Proveedor o agrupar las listas de distintos proveedores por condiciones de compra o financiación.
Estas listas permitirán emitir informes de los precios de compra, comparar precios de distintos proveedores para un mismo artículo, también sugerir precios al ingresar comprobantes.
16) ACTUALIZACION DE PRECIOS
Es un paso optativo. Para cargar precios ya deben existir artículos definidos en el módulo Stock. Estos procesos permiten agregar nuevos precios y consultar, eliminar o modificar precios de compra en las listas existentes.
Las listas de precios pueden ser actualizadas en forma Individual o Global:
· ACTUALIZACION DE PRECIOS INDIVIDUAL :
Este proceso permite modificar en forma individual una lista de precios de un Proveedor. También brinda la posibilidad de actualizar en forma automática el precio de reposición de los artículos a través del precio de un proveedor.
Ingresado un Proveedor y un código de listas de precios se desplegarán todos los artículos existentes en la relación Proveedor - Artículo, a fin de poder ingresar c/ u. de los precios, los que incluirán o no impuestos según lo indicado en los parámetros del Proveedor.
(F6) Agrega Artículo
Pulsando esta tecla será posible agregar un artículo existente a la lista de precios, generándose en forma automática la relación con el Proveedor, sin necesidad de crear las relaciones desde la actualización de Artículos o Proveedores. Por este proceso no pueden eliminarse artículos de la relación. Si se ingresó por equivocación un artículo erróneo, se deberá borrar el mismo a través del comando Artículos del proceso Actualización de Proveedores.
· Precio Unidad de Compras: Si el artículo tiene una presentación de compras distintas a la de stock, se podrá ingresar también el precio por unidad de compras.
COMANDO GENERAR: Al ejecutar este proceso se actualizarán los precios de reposición de los artículos que se encuentren en la lista visualizada en la pantalla, tomando como base el precio unitario.
ACTUALIZACION DE PRECIOS GLOBAL:
Permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos del proveedor o bien toda una lista completa.
Lista base : se refiera a la lista desde la cual se toman los precios de la Lista a Actualizar. Si se utiliza como lista base la misma que se indique en Lista a actualizar, se modificarán los precios de la lista.
Si por el contrario, la lista base es distinta a la lista a actualizar, se estarán creando o actualizando los precios de la lista a actualizar a partir de los precios de la lista base. En este último caso, se puede estar creando una lista nueva o modificando una ya existente.
La actualización puede realizarse aplicando un Porcentaje al precio de la lista o bien multiplicando el precio por un coeficiente.
17) ACTUALIZACION DE TEXTOS DE ORDENES DE COMPRA :
Es optativo. A través de este proceso es posible definir distintos tipos de textos, asociados a un código de identificación, que podrán ser usados para impresión en las Órdenes de Compra.
Esta opción es muy útil para ingresar aquellos textos repetitivos que se utilizan normalmente (Especificaciones Técnicas, Condiciones de Compra, etc ). Al ingresar las líneas de texto es posible dejar espacios en blanco dentro del texto para separar párrafos o bien para que se completen al ingresar el comprobante.
18) DEFINIR EL FORMATO DE COMPROBANTES QUE PUEDE EMITIR EL SISTEMA.
El formato de los comprobantes que emite el sistema es totalmente definible por el usuario. Ellos son: Informe de Recepción, Orden de Compra, Devolución de remitos, Orden de pago y cancelación de Documentos.
Los comprobantes asociados a talonarios (Informe de Recepc., Orden de Compra y Devolución de Remito) pueden ser copiados, de considerarlo necesario, de la empresa Ejemplo.
Para cada tipo de comprobante no asociado a un talonario, existe un formato de formulario predefinido que puede ser utilizado o modificado de acuerdo a las necesidades. Los formularios predefinidos se encuentran almacenados en los siguientes archivos:
PROV.TYP.: Orden de Pago.
CANC .TYP. : Comprobantes de cancelación de Documentos.
El usuario puede modificar el formato de los comprobantes a través del:
· Comando Dibujar del proceso Actualización de Talonarios: para los comprobantes que tengan asociados talonarios. Para poder editar el formato del talonario, se debe indicar el nombre del modelo de impresión en el talonario.
· Comando Formularios del Administrador de la Base de Datos: para aquellos comprobantes que no tengan asociados talonarios.
Para modificar la definición del contenido de los formularios, es necesario conocer cierta nomenclatura, conforme a lo siguiente:
Todo aquello que se escriba dentro del formulario saldrá impreso textualmente salvo que lleve el símbolo “arroba” que identifica a las Palabras de Control y Palabras de Reemplazo.
- Palabras de Control: Son comandos predefinidos que especifican ciertas características de la impresión del formulario, p. ej: cantidad de copias.
- Palabras de Reemplazo: Son variables que al imprimir el comprobante, son reemplazadas por los valores correspondientes.
19) COMPOSICION INICIAL DE SALDOS: Se aplica dentro del módulo cuentas corrientes. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuentas corrientes resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.-
MÓDULO COMPROBANTES
· FACTURAS :
Existen 3 procesos para el ingreso de Facturas de Proveedores:
1. Factura - Remito : Con movimiento de stock.
2. Factura : Sin movimiento de stock. ( Descarga stock el remito )
3. Factura de conceptos.
Por razones de utilidad, se procederá a explicar el 2º proceso, es decir aquel en el que la actualización de saldos de stock se produce con el Remito, mientras que la Factura permite la actualización de la cta. cte. del Proveedor y la registración de la transacción realizada.
REMITOS:
El sistema prevé el ingreso de los remitos para su posterior imputación a facturas de compras, la devolución de los mismos, su anulación, consulta y la imputación de remitos a facturas ya ingresadas.
INGRESO DE REMITOS: Mediante este proceso se podrán ingresar a sistema los remitos de los proveedores, generando el movimiento de entrada de stock correspondiente.
· Talonario: Para ingresar un remito es necesario definir un talonario en el proceso correspondiente, para el control de la numeración interna y su impresión, el nº interno corresponderá al nº de Informe de Recepción correspondiente al remito.
· Proveedor: Se pueden ingresar remitos de Proveedores de cta. cte. o de proveedores ocasionales indicando 000000 en el código de Proveedor.
· Número de remito: Se ingresará nª de comprobante del proveedor.
· Depósito: El ingreso de este campo en el encabezamiento del comprobante es opcional. Será conveniente ingresar el mismo cuando todos los renglones del remito se asignarán a un mismo depósito. El valor ingresado en este campo será sugerido en todos los renglones del comprobante.
· Imputación de Ordenes de Compra: Si se utilizan Ordenes de Compra, se desplegará una ventana donde es posible seleccionar las O/ C. a las que hace referencia el remito. Un remito puede hacer referencia a vs. Ordenes de Compra.
- Pulsando (Enter) en el nº de O/ C . se desplegará una lista de todas aquellas O/C. pendientes del Proveedor para poder seleccionar las que se desean imputar.
- Pulsando (F10) se dará por finalizado el ingreso de O/C .
- El sistema sugerirá como renglones del Remito, los que tengan cantidades pendientes en las O/C. imputadas.
· Ingreso de renglones: Podrá variar según la selección de O/C. realizada.
Las distintas opciones son:
1) Selección de una única O/C: En este caso el sistema sugerirá por defecto los renglones de la O/C que tengan cantidades pendientes.
- Según se haya indicado en el campo “ Recibe cantidades mayores” en el proceso “Parámetros Generales” , el sistema permitirá recibir cantidades de más o no sobre la O/C . Este control de cantidades es posterior al que se realiza con respecto al porcentaje de Desvío ingresado para el artículo.
- Si no se recibieron unidades de alguno de los renglones de la O/C. se deberá eliminar el renglón pulsando “ F2”.
- Se pueden modificar las cantidades y precios de un renglón de la O/C, pero en ningún caso el artículo.
- El ingreso del remito, descontará las unidades pendientes de recepción de la
- O/C. Si la O/C. queda sin cantidades pendientes, cambiará su estado a cerrada.
2) Selección de varias O/C.: Si el remito corresponde a varias O/C. se deberán ingresar todos los datos correspondientes a los renglones, y por cada renglón del remito, se asignarán las cantidades a las O/C. seleccionadas. El sistema desplegará por renglón una ventana con todas las O/C. correspondientes al artículo ingresado, asignando por defecto las cantidades. En este caso, también se realizará el control de las cantidades con respecto a la O/C.
3) Remitos sin O/C . : Si no se indicaron O/C. se ingresarán todos los datos de los renglones sin ninguna imputación.-
DEVOLUCION DE REMITOS:
Este comprobante generará un egreso de stock por la mercadería devuelta. Se deberá indicar un código de Talonario, correspondiente a devoluciones el cual permite controlar la numeración e imprimir el comprobante de devolución.
El remito a devolver debe tener un estado de pendiente, es decir que no puede estar totalmente facturado o anulado.
· Pulsando (Enter) en el campo “Remito Nº:”se desplegará una lista con todos los remitos pendientes del Proveedor. El sistema mostrará los renglones del remito con la cantidad de unidades originales y la cantidad a devolver, mostrando por defecto la cantidad pendiente (Diferencia entre cantidad del remito - cantidad facturada - cantidad devuelta.)
· La devolución de remitos siempre se realiza en unidades de stock, independientemente de la unidad de medida en la cual haya sido ingresado el comprobante original.
ANULACION DE REMITOS:
La anulación de un remito previamente ingresado borrará todos los renglones del mismo actualizando los saldos de stock. El nº interno no podrá volver a utilizarse, quedando registrado como Anulado.
Para permitir la anulación el remito debe encontrarse totalmente pendiente ( no tener cantidades facturadas ni devueltas.), si se utiliza P.P.P. la fecha del remito debe ser mayor a la del último cierre de P.P.P.
Si el remito se confeccionó sobre Ordenes de Compra, pueden darse las sig. alternativas:
· Si las Ordenes no existen en el sistema (se eliminaron por el proceso de Depuración) no genera actualización sobre los pendientes de recepción.
· Si alguna de las Ordenes tiene cantidades pendientes de recepción, la anulación del remito actualizará el pendiente de las O/C. y restará de la cantidad recibida.
· Si las O/C. se encuentran cerradas (recibidas en forma total), el sistema pedirá la confirmación para actualizar o no el pendiente. Si se confirman volverán a estar pendientes de recepción, en caso contrario permanecerán como cerradas.
IMPUTACION DE REMITOS:
Este proceso es de utilidad cuando se produce alguna de las sig. situaciones:
1) Si se reciben normalmente facturas pendientes de remitir (es decir la factura antes que la mercadería) , una vez ingresado el remito se utilizará este proceso para relacionar ambos comprobantes.
2) Si por error se omitió imputar los remitos al momento de ingresar la factura. En este caso se podría dar de baja la factura e ingresar nuevamente el comprobante. Utilizando este proceso no es necesaria la baja ya que se puede generar la relación entre la factura y los remitos.
En primer término se deberá seleccionar la factura a la cual se desean imputar los remitos pendientes.
· Comando IMPUTAR: Una vez seleccionada la factura se accederá a la ventana de remitos para indicar uno o varios remitos que se imputarán a la factura. Una vez seleccionados los remitos, el cursor se posicionará en los renglones de la Factura, indicando la cantidad pendiente de imputar y la cantidad asignada.
- Pulsando (F 3) se visualizarán los renglones de los remitos seleccionados que correspondan al artículo de la factura.
En esta ventana se realizará la asignación de las cantidades a los renglones de los remitos. La cantidad asignada no podrá ser mayor a la pendiente de la factura.
- Pulsando (F 10) se confirma el renglón, mostrando el sistema la cantidad asignada en pantalla.
Una vez imputados todos los renglones, pulsando (F 10) se confirmará el procedimiento generándose las actualizaciones correspondientes.
CONSULTA DE REMITOS
Permite consultar remitos o devoluciones previamente ingresados.
El campo Estado en el encabezamiento indicará el estado del comprobante en relación al stock,
Los valores posibles son:
· Pendiente: si tiene cantidades pendientes de facturar.
· Cerrado: si el comprobante se encuentra totalmente facturado o devuelto.
· Anulado: si el mismo fue anulado.
Si se utiliza partidas, será posible consultar las mismas pulsando (F 7) desde los renglones del remito.
En el caso de series, se podrá consultar pulsando (F 8).
INGRESO DE FACTURAS:
A través de este proceso, se podrán ingresar facturas con imputación a remitos o pendientes de recepción. No se actualizarán saldos de stock mediante este proceso.
El ingreso de la Factura permite la actualización de la cta. cte. del Proveedor y la registración de la transacción realizada.
Datos del encabezamiento:
· Código de Proveedor: Pulsando (Enter) se visualizará una ventana con los Proveedores existentes.
(F 6) ALTA DE PROVEEDORES: Si se activó el parámetro Permite Alta de Proveedores en el proceso de Parámetros Generales, pulsando la tecla (F 6) desde el campo código será posible agregar un nuevo Proveedor.
PROVEEDORES OCASIONALES: Si se desea ingresar Facturas de Proveedores no habituales, y no se desea asignar un código de identificación, en este caso se ingresará como Proveedor Ocasional, correspondiendo la Factura a una compra contado ya que no se registrará en cuenta corriente.
Para cargar proveedores ocasionales se deberá ingresar “ 000000” como código.
· Factura Nº
· Nº Interno.
· Tipo de asiento: El sistema sugerirá el tipo de asiento asociado al comprobante “ FAC ” en el proceso de Actualización de Tipos de Comprobante.
· Fecha de emisión: Indicará la fecha de emisión real de la Factura, esta fecha se utilizará para calcular los vencimientos, para la cta. cte, la impresión en el I.V.A. Compras y la Generación en el archivo D.G.I. CITI.
· Fecha contable: Indica la fecha de ingreso del comprobante al sistema, se utilizará para determinar la inclusión o no del comprobante en el Subdiario de I.V.A. Compras y el asiento contable.
La posibilidad de diferenciar estas dos fechas es de suma utilidad para el caso en que se reciben comprobantes con fecha anterior luego de haber efectuado el cierre contable del mes.
· Condición de compra: Debe estar previamente ingresada en la tabla correspondiente. El sistema sugerirá la condición habitual asociada al Proveedor.
· Observaciones: Permite ingresar una leyenda opcional asociada al comprobante. Esta leyenda podrá ser visualizada desde los procesos de consulta o modificación de comprobantes.
Lista de precios: Si se utilizan listas de precios de Proveedores, se puede indicar opcionalmente un código de lista. De este modo al ingresar los renglones del comprobante, el sistema sugerirá los precios desde la lista seleccionada.
Imputación de remitos: Pulsando (Enter) en el nº de remito, se desplegará una lista de todos aquellos remitos total o parcialmente pendientes del Proveedor para poder seleccionar los que se desean imputar. Pulsando (F 10) se dará por finalizado el ingreso de remitos.
Si no se ingresa ningún remito la factura quedará pendiente de remitir (es decir cuando se recibe primero la factura y luego la mercadería). Si por la modalidad de la empresa no se deben ingresar este tipo de comprobantes, se deberá desactivar el parámetro “Permite ingresar facturas pendientes de remitir” del proceso de Actualización de Parámetros Generales. En este caso, la imputación de al menos un remito será obligatoria en este proceso.
Ingreso de renglones: Podrá variar según la selección de remitos realizada en la pantalla anterior. Las distintas opciones son:
1. Selección de un único remito: En este caso el sistema sugerirá por defecto los renglones del remito que tengan cantidades pendientes de facturar. La cantidad a facturar podrá ser menor o igual a la sugerida, en ningún caso mayor. Si no se recibieron unidades de alguno de los renglones del remito se deberá eliminar el mismo pulsando (F2). Se pueden modificar las cantidades y precios de un renglón del remito pero en ningún caso el artículo. Solo se podrán agregar renglones que correspondan a artículos que no llevan stock asociado. Si en la factura se desea agregar un renglón que actualiza stock, y el mismo no se encuentra en el remito, se deberá ingresar previamente un remito por ese artículo y luego imputar los dos remitos a la factura. El ingreso de la factura descontará las unidades pendientes de facturar del remito, si el mismo queda sin cantidades pendientes, cambiará el estado del comprobante a “Facturado”.
2. Selección de varios remitos: Si se seleccionaron varios remitos en la ventana anterior, el sistema no exhibirá renglones sino que se ingresarán todos los datos correspondientes a los renglones y, por cada renglón de factura, se asignarán las cantidades a los remitos seleccionados en una ventana adicional. La cantidad de cada renglón será asignada totalmente a los remitos elegidos. En este caso, también se realizará el control general que consiste en no ingresar cantidades mayores a las pendientes de los remitos.
Particularidades con respecto a los renglones:
- Precio unitario: Si el comprobante se ingresa sobre un remito, y éste a su vez se confeccionó sobre una Orden de Compra, el sistema sugerirá los precios de la Orden de Compra. En caso contrario, los precios serán los que correspondan a la lista de precios seleccionada (si existen).
- Partidas: Si se utilizan artículos con partidas y se realizan imputaciones a remitos, el sistema identificará las partidas ingresadas con los remitos imputados, con motivo de actualizar desde este proceso el costo de la partida. El movimiento de entrada y alta de partida se realizó al ingresar el remito, pero sin valorización. La relación de la factura con el remito permite actualizar el costo de la partida, en base al precio unitario ingresado en este proceso.
Totales del Comprobante:
El sistema calculará importes por defecto para los campos Subtotal Gravado y Subtotal no gravado, en función de las características de facturación del proveedor y los artículos (si liquidan IVA y las tasas correspondientes).
El importe de Bonificación tendrá también un valor sugerido, si se indicó un porcentaje de bonificación del proveedor en el encabezamiento de la pantalla.
Es importante destacar en este punto, que esta bonificación es considerada de carácter financiero por el sistema, es decir que no formará parte del precio de los artículos para el cálculo de costos. Para que las bonificaciones generen una efectiva reducción del precio de costo, se ingresarán por renglón en los comprobantes.
A continuación se podrán ingresar los importes correspondientes a Fletes e intereses, que sumarán al total del comprobante.
El campo Anticipo permite ingresar un importe que será descontado del total del comprobante. Se lo utilizará cuando los anticipos fueran facturados con anterioridad y vienen descontados en la Factura.
Los campos Neto Gravado y Neto no gravado se calcularán como resultado de los importes anteriores. Estos valores pueden ser modificados siempre que no afecte el control de importes que realiza el sistema. El control a realizar es el siguiente:
Subtotal gravado + Subtotal no gravado – Bonificación + Flete + Intereses – Anticipo= Neto gravado + Neto no gravado.
Importes de I.V.A.: El sistema calculará en forma automática las alícuotas de I.V.A. asociadas a los artículos, considerando la bonificación y el I.V.A. del flete y los intereses. Si se modificaron estos importes, se podrán modificar en forma manual los importes de I.V.A.
Otros impuestos: Es posible ingresar otros impuestos asociados al comprobante, los que habrán sido definidos previamente en el proceso de alícuotas.
Vencimientos para facturas: Si la condición de compra corresponde a cuenta corriente, se editarán las distintas fechas de vencimiento, las que se calculan en base a la fecha de emisión y la condición establecida. Estos vencimientos pueden ser modificados, siempre que su suma coincida con el total del comprobante.
Imputación contable:
Si se activa el parámetro “Modifica imputaciones contables en el ingreso de comprobantes” desde el proceso de “Parámetros generales” , finalizado el ingreso de comprobante se visualizará el detalle del asiento contable, según la definición del tipo de asiento seleccionado. Es posible modificar el asiento en forma manual.
Recuerde que los renglones que en el tipo de asiento tienen el valor “AC” aplicarán sus importes a la cuenta contable y al centro de costos definido para cada artículo.
Distribución en Centros de Costos:
A través de esta tecla se ingresará o modificará la distribución por centro de costos de la cuenta contable que se está editando.
MÓDULO CUENTAS CORRIENTES
I ) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS
Este proceso se utiliza cuando se comienza a usar el sistema en una Empresa con movimientos anteriores, se define la composición inicial del saldo en la cta. cte. de cada proveedor.
Los comprobantes ingresados no serán incluidos en el Subdiario IVA Compras, Estadísticas de Compras, Informes Legales .
Pueden ser ingresados: Facturas, Recibos, Notas de Débito y Notas de Crédito.
La pantalla de Composición Inicial de Saldos contiene la siguiente información:
- Saldo: se debe indicar el saldo de la cta. del Proveedor , si el saldo es Acreedor deberá ser ingresado con signo negativo .
- Fecha del Saldo: se debe indicar la fecha del saldo inicial de la cta. cte. del Proveedor, esta fecha debe ser anterior a cualquier comprobante ya ingresado
- Diferencia: en este campo el sistema irá desplegando la diferencia entre el Saldo ingresado y los importes de los comprobantes que se van ingresando. Controla la correcta composición del saldo.
- Detalle de Comprobantes que componen el Saldo: aquí se ingresan los comprobantes pendientes del Proveedor..
- Vencimientos: Fecha e Importe: sólo se activará cuando se ingresan Facturas.
- Comprobante de Referencia: Tipo y Número: se activarán cuando se ingresan Notas de Débito y/o Crédito.
II ) INGRESO DE PAGOS
Este proceso permite emitir y registrar pagos, imputados o a cuenta, actualizando la cta. cte. del Proveedor y el estado de cada comprobante afectado.
COMANDO INGRESAR
La primer pantalla corresponde al ingreso de los datos generales y a la imputación de la orden de pago.
IMPUTACION:
Se ingresan los comprobantes afectados, pueden ser: Facturas , Notas de Débito o Notas de Crédito (que se encuentren sin imputar ) Deberá ingresarse el Nro. del Comprobante , Importe y Fecha de Vencimiento .
III ) IMPUTACIÓN DE COMPROBANTES
A través de este proceso se realizan las imputaciones de todos los comprobantes que no se encuentren aplicados, como así también consultar o modificar las imputaciones realizadas.
La pantalla se encuentra dividida en dos mitades:
- Composición: contiene el detalle de cada factura con sus vencimientos, más los comprobantes que ya la han afectado.
- Comprobantes a Cuenta: contiene los comprobantes que aún no se encuentran imputados.
Al seleccionar un Proveedor, se presenta en pantalla la composición de facturas y los comprobantes a cuenta.
Pasos para realizar la Imputación:
· Tecla F 3: permite posicionarse en Comprobantes a cta. para selecciona , de a uno por vez , el comprobante a imputar .La selección se realiza mediante las teclas de dirección .
· Pulsando ENTER: se retorna a la pantalla anterior, y con las teclas de dirección se selecciona la posición en la que se desea colocar el comprobante a cta.
· Pulsando nuevamente ENTER: se recalcula el saldo de la factura imputada y se posiciona el cursor en el campo Importe del comprobante trasladado. El Importe puede modificarse por uno menor, retornando automáticamente a la otra parte de la pantalla el saldo, para poder ser aplicado a otra factura o vencimiento.
· TeclaF 2: permite revertir un comprobante ya imputado a la porción de Comprobantes a cta. recalculando el saldo de la factura afectada.
Cuando el Saldo de una factura es cero, el estado de la misma pasa a ser Cancelado.
Si una Factura tiene varios vencimientos se deben realizar las imputaciones a cada uno de ellos, de lo contrario no serán consistentes los estados de cada vencimiento en el Informe de Deudas Vencidas y a vencer.
IV) CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando la forma de pago de una operación incluye documentos , se genera un movimiento acreedor en la Cuenta Documentos del proveedor . Cuando se cancela el documento, dicha cancelación debe ser ingresada para generar el movimiento deudor correspondiente.
Ingresando el Código del Proveedor, se muestran en pantalla todos aquellos documentos entregados al proveedor que aún no han sido cancelados. Utilizando las flechas de dirección, se selecciona el documento que se desee cancelar y luego pulsar ENTER.
V) MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES
Este proceso permite modificar algunos datos acerca de los comprobantes emitidos.
Para todos los tipos de comprobantes (que no sean de composición inicial de saldos) se pueden modificar los siguientes datos:
· Fecha de Emisión (si el comprobante no está imputado)
· Observaciones
Para Factura, Notas de Crédito y Notas de Débito, se pueden modificar:
· Fecha contable
· Sector
· Condición de Compra
· Tipo de Operación
· Tipo de asiento de referencia
· Si el comprobante se encuentra contabilizado
Para Facturas únicamente:
· Fecha de Vencimiento
· Importes a cada Vencimiento
VI) MODIFICACIÓN DE FECHAS DE DOCUMENTOS
Este proceso permite modificar las fechas de vencimiento de los documentos de un determinado proveedor, que no hayan sido cancelados.
VII) CONSULTAS
- CONSULTA DE COMPROBANTES
Permite consultar Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Ordenes de Pago registradas en el sistema.
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - ACTUAL
Permite consultar Saldos, Resumen de Cuentas y Composición de Saldos, en moneda corriente o extranjera
Los pasos a seguir son:
· Seleccionando la opción Buscar es posible seleccionar al proveedor del que se requiere información.
· Una vez seleccionado el proveedor, se presentará la pantalla de Saldos , en moneda cte. y extranjera y el Saldo de Documentos .
· Si se desea consultar los movimientos del proveedor , seleccionar la opción Consultar , se puede ver :
- Resumen de Cuentas
- Composición de Saldos
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - HISTÓRICO
Este proceso permite consultar movimientos de ctas. ctes. que ya han pasado al archivo histórico. Los pasos a seguir son los mismos que en el proceso anterior.
VIII) REGISTRO DE ANULACIONES
- BAJAS DE COMPROBANTES
A través de esta opción es posible eliminar facturas Ntas. de Crédito y de Débito de proveedores que hayan sido mal ingresadas , a fin de poder ingresar nuevamente el comprobante en forma correcta.
- ANULACIÓN DE ORDENES DE PAGO
A través de esta opción es posible anular Ordenes de Pago. Esto implica la actualización de la Cta. Cte. del proveedor. El sistema controla que no se encuentre imputada a ninguna factura, de lo contrario se deberá previamente desimputarla.
MÓDULO PROCESOS PERIÓDICOS
I ) PASAJE A CONTABILIDAD
Este proceso permite generar asientos automáticos que surgen de la Facturación de Proveedores.
Las imputaciones contables dependen del código de tipo de asiento asociado a cada comprobante en particular. Esta información se visualiza o modifica desde los procesos de Consulta y Modificación de Comprobantes.
Los asientos generados a través de este proceso quedarán registrados en un almacenamiento común a los Módulos Contabilidad y Compras, pero no se registran automáticamente en los archivos contables, ya que su incorporación al Sistema Contable se lleva a cabo en el proceso de Transporte de otros módulos (en Contabilidad)
Se presentan dos opciones para la selección general de comprobantes a contabilizar:
- Por Fecha: permitirá seleccionar un rango de tipos de comprobantes y un rango de fechas para la generación de los asientos.
- Por Comprobante: permitirá seleccionar para un único tipo de comprobante, un rango de números correlativos
Luego de la selección general se debe indicar:
· Tipo de Agrupación : El tipo de agrupación indica el nivel de detalle o resumen con el cual se generarán los asientos , es posible generar asientos automáticos según cuatro criterios posibles de agrupación , ellos son :
- Agrupación por Tipo de Asiento
- Agrupación por Fecha
- Agrupación por Comprobante
- Resumen General
Los comprobantes que se incluyan en los asientos , actualizan su estado . El mismo pasa a ser Contabilizado.
Se da opción a imprimir los asientos generados y es el único momento en que pueden visualizarse a través del Módulo Compras.
II ) EXPORTACIÓN CONTABLE
Este proceso permite transferir información a un diskette o dispositivo externo, con la finalidad de poder procesar dicha información en otro equipo. La información que puede exportar el Módulo Compras es la que genera el proceso de Pasaje a Contabilidad, es decir los asientos de facturación de proveedores.
III ) CUENTAS CORRIENTES
· BALANCE DE CTAS. CTES.
Este es un proceso previo al cierre de período o de consulta, que permite emitir los balances de ctas. ctes. , verificando la composición de saldos de cada proveedor.
Brinda dos opciones:
- Totales: se emitirá un listado que incluye los saldos anterior y actual de todos los proveedores.
- Movimientos: se deberá ingresar el rango de proveedores a procesar . Se emitirá un listado con los movimientos de cuenta corriente de cada proveedor en el período actual.
· CIERRE DE CTAS. CTES
Este proceso realiza el cierre periódico de ctas. ctes. Seleccionando la opción Cerrar, se realiza automáticamente.
Se debe ingresar la fecha de cierre , la que debe ser anterior o igual a la del día , y posterior o igual a la fecha del último cierre o composición inicial de saldos .Luego del cierre , el sistema almacena la fecha de cierre como fecha inicial del siguiente balance; por lo tanto , no podrán registrarse comprobantes con fecha igual o anterior a ésta.
· PASAJE A HISTÓRICO
Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de ctas. ctes. El proceso almacena en el archivo “Histórico” todos aquellos movimientos de ctas. ctes. que ya han sido cancelados , con la finalidad de liberar espacio en disco . Se debe realizar este proceso luego de realizar el cierre periódico.
· RECONSTRUCCIÓN DE ESTADOS
Este proceso analiza la consistencia de fechas de vencimiento, imputación de comprobantes y estado de éstos , realizando las correcciones necesarias . Reconstruye los estados de los comprobantes en función de las imputaciones. Se utiliza, cuando surge una diferencia como resultado de algún problema de hardware, cortes de luz, etc. y luego se deberá ejecutar el proceso de Recomposición de Saldos .
· RECOMPOSICIÓN DE SALDOS
Este proceso recalcula los saldos de la cta. cte. y cuenta documento de cada proveedor en base a los movimientos existentes.
· DEPURACIÓN DE RETENCIONES Y ORDENES DE COMPRA
Este proceso permite eliminar de los archivos todos los comprobantes de retención emitidos hasta una determinada fecha, y todas las órdenes de compra que se encuentren Cerradas o Anuladas.
INFORMES
I ) INFORMES DE ORDENES DE COMPRA
A través de esta opción es posible listar todas las órdenes de compra emitidas o cerradas, ordenadas por Proveedor o por Fecha de emisión. También permite emitir los listados valorizados.
II ) INFORMES DE COMPROBANTES
· Subdiario de I.V.A. Compras: Este proceso emite el Subdiario de I.V.A. Compras para un rango de fechas a seleccionar. Se puede imprimir :
- Únicamente los encabezados, para mandar a rubricarlos.
- Sólo el cuerpo para imprimirlo en las hojas ya rubricadas
- El listado completo (encabezados y cuerpo).
· Impuestos Registrados: Emite un listado de todos los impuestos registrados, ordenado por tipo de impuesto y/o por fecha. Estos impuestos son los definidos en el proceso de Actualización de Alícuotas.
· Resumen de Compras: Informa el total comprado en un período determinado. Se puede listar por :
- Artículos
- Conceptos de Compra
- Proveedor
- Sector
- Condición de Compra
· Ranking de Compras : Permite obtener un informe de los totales de Compras ordenado en forma de Ranking , con porcentajes de participación y acumulados .Las opciones son por :
- Conceptos
- Artículo
- Proveedor
- Proveedor / Artículo
- Artículo / Proveedor
· Comprobantes Ingresados: Emite un listado de comprobantes registrados en un rango de fechas, ordenados por número de comprobante, o bien por fecha de emisión. Los importes que discrimina el listado son: total sin impuesto, I.V.A., otros impuestos y total general. Las opciones son las siguientes :
- Por Tipo de Comprobante
- Notas de Crédito en General
- Notas de Débito en General
· Detalle de Comprobantes: Emite un listado de los Comprobantes registrados, ordenado por proveedor, con el detalle de los renglones de cada comprobante.
· Facturas Pendientes de Remito: Emite un listado de las facturas de proveedores que aún tienen artículos pendientes de remitir, informando la cantidad facturada, la remitida y la pendiente de recepcionar.
· Remitos : Emite un informe de los remitos ingresados por :
- Proveedor
- Pendientes de Factura
- Devueltos
- Anulados
III ) INFORMES DE CUENTAS CORRIENTES
Resumen de Cuentas: Lista para un rango de Proveedores, el detalle de los movimientos de su cuenta en un período (indicando el saldo anterior al período detallado) Permite imprimir la Cta. Cte. o la Cta. de Documentos.
· Composición de Saldos: Lista cómo se compone el saldo de cada factura recibida , exhibe todos los comprobantes aplicados a cada factura y el saldo que resulta de cada aplicación .También se detallan los comprobantes pendientes de imputar .
· Comprobantes Pendientes de Imputación : Los lista para un rango de Proveedores.
· Deudas Vencidas y a Vencer : Permite listarlas :
- Por rango de Proveedores
- Por fecha de Vencimiento
· Listado de Saldos de Ctas. Ctes.: Lista para un rango de proveedores, su saldo en cta. cte. a una fecha determinada.
· Ordenes de pago generada : Lista para un rango de proveedores y fechas, un listado de órdenes de pago, ordenadas por número o por fechas.
· Vencimiento de Documentos: Lista los documentos vencidos o a vencer hasta una fecha determinada.
· Consolidación de Saldos: Permite obtener un informe consolidado de Saldos de Ctas. Ctes. de varias Empresas pertenecientes al mismo grupo empresario.
IV ) LISTAS DE PRECIOS
Emite listas de precios de Compra. Pueden ser ordenadas por código de artículo o por descripción.
Se puede listar para un artículo y un rango de proveedores los precios de las listas seleccionadas, en forma comparativa.
V) ARCHIVO D.G.I.
Permite generar los archivos solicitados por la D.G.I.
VI) NÓMINA DE PROVEEDORS
Permite obtener un informe de los datos personales de los proveedores.
TANGO GESTION
GESTION COMPRAS
I) DESCRIPCION GRAL. DEL SISTEMA
El Sistema Compras presenta los siguientes módulos:
Archivos
Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Estos datos permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la Gestión Compras.
Ordenes de Compra
Abarca la generación y seguimiento de O/C., para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad.
Comprobantes
Abarca la registración de los comprobantes de compras: Remitos, Facturas, N/D y N/C. de Proveedores.
Cuentas Corrientes
Abarca las funciones referentes a pagos y seguimiento de las cuentas acreedoras. También cualquier actualización o novedad sobre comprobantes ya registrados.
Procesos periódicos
Abarca procesos tales como generaciones contables y depuración de información.
Informes
Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de Compras y cuentas corrientes además de los informes legales.
II) PUESTA EN MARCHA:
La puesta en marcha del módulo Compras , también involucra la puesta en marcha conjunta del Módulo Stock cuando se trabaja con comprobantes de Compras que involucran artículos.
El orden en que se debe efectuar la implementación es el siguiente:
MODULO ARCHIVOS
Dentro del módulo Archivos:
1) Parámetros Generales- Obligatorio.
2) Alícuotas- Obligatorio
3) Parámetros de Retenciones - Opcional.
4) Código de Retenciones Ganancias e I.V.A.: Opcional.
5) Tipos de asientos- Obligatorio.
6) Talonarios
7) Tipos de comprobantes
8) Longitud de agrupaciones
9) Agrupación de Proveedores.
10) Proveedores.
11) Compradores (Sólo si se utilizarán Órdenes de Compra.)
12) Sectores.
13) Conceptos de Compra.
14) Condiciones de compra.
15) Definición de listas.
16) Actualización de precios.
17) Textos de Órdenes de Compra.
18) Definir el formato de comprobantes que puede emitir el sistema.
19) Composición inicial de Saldos.
1) ACTUALIZACION DE PARAMETROS GENERALES:
Este proceso se utiliza para definir una serie de parámetros y valores iniciales que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada usuario en particular.
· Utiliza Órdenes de Compra: NO
SI
· Autoriza Órdenes de Compra: Si se activa este parámetro, luego de generar una O/C.se procederá a autorizar la misma y posteriormente emitirla.
· Recepciona cantidades mayores: Si se activa se permitirá recibir cantidades mayores a las pendientes (según O/C.), en caso contrario no se permitirá el ingreso, lo que brinda un mayor control s/ cantidades a recepcionar.
· Incluye Textos: En caso que se deseen utilizar los textos predeterminados que se generan por el proceso de “Actualización de textos de O/C.”.
· Copias sin valorizar: En la impresión de O/C. es posible seleccionar la emisión de una o mas copias sin importes ingresando la cantidad en este campo.
· Número de Orden de Pago Automático/ Próximo Número: Este campo permite indicar si los pagos se numeran en forma automática o si se permite la modificación manual del mismo al momento del ingreso.
· D.G.I.CITI- Valores por defecto: Para generar el archivo D.G.I. CITI los comprobantes de proveedores tienen asignado un Tipo de operación (Gravada, exenta) y una Clasificación de la compra (Compra Bs.y Scios, Servicios). En este proceso se indicarán los valores por defecto a sugerir para el caso de Proveedores Ocasionales, ya que estos valores pueden asignarse por Proveedor en el proceso Actualización de Proveedores.
· Permite ingresar Facturas Pendientes de remitir: Existen dos procesos para el ingreso de Facturas de Proveedores. Uno por el cual se ingresan comprobantes que mueven stock (Factura- Remito) y otro de Facturas en el cual no existen movimientos de stock (ya que el mismo se produce con el ingreso del Remito). En este último caso, si se activa este parámetro, se podrán ingresar facturas pendientes de remito, las cuales podrán ser asociadas posteriormente por el proceso de Imputación de Remitos.
· Edita Número de Comprobante Interno/ Próximo Número: El nª de comprobante interno puede ser generado en forma automática (indicando que el mismo no se edita), o sugerido para ser modificado por el operador al ingresar el comprobante.
· Permite alta de Proveedores desde procesos: Permite dar de alta nuevos Proveedores desde los distintos procesos de ingreso de comprobantes (Facturas, Créditos, Débitos, Pagos, etc.)
· Usa sectores: Si se desea asociar a los comprobantes de Proveedores y realizar una clasificación particular de los mismos a fin de obtener informes agrupados.
· Valida los Artículos por Proveedor al Ingresar Comprobantes: Si se utiliza la relación Proveedor - Artículo (asociación entre el código de proveedor y los artículos que provee) es posible realizar la consulta desde esta relación cuando se ingresan comprobantes con renglones de artículos. Si éste parámetro no se activa, siempre se realizará la consulta sobre toda la lista de artículos.
· Modifica imputaciones contables en el Ingreso de Comprobantes: si se activa este parámetro, el sistema permitirá modificar el asiento asociado a un comprobante de facturación en el momento de su ingreso (facturas, N/D., N/C.).Si no se activa, no será posible modificar el asiento al ingresar los comprobantes, pero si en el proceso de Modificación de Comprobantes.
· Verifica la existencia de las cuentas contables: Permite indicar si se validan las cuentas contables con el Plan de cuentas de Tango Contabilidad en todos los procesos donde se hace referencia a las mismas.
2) ACTUALIZACION DE ALICUOTAS.
En este proceso se definen los distintos tipos de impuestos que se utilizarán en el ingreso de comprobantes de Proveedores. Los códigos de alícuotas que se ingresan mediante este proceso son independientes de los que corresponden al módulo Ventas. Los códigos se dividen en los siguientes grupos:
Código 1 a 20: Tasas de I.V.A., Sobretasas y subtasas.
Código 40: Impuesto interno por importe fijo.
Códigos 51 a 99: Otros Impuestos.
El concepto de sobretasas de I.V.A. incluye los códigos que corresponden a “Percepciones” realizadas por los proveedores.
· Percepción: En caso de alícuotas correspondientes a I.V.A. se deberá indicar si la misma corresponde o no a una Percepción o sobretasa.
· Imponible para Impuesto a las Ganancias: En el caso de Impuestos internos y otros impuestos se deberá indicar si el importe registrado en el impuesto forma parte del cálculo para el Impuesto a las Ganancias al momento del pago. Normalmente debe estar en “N”.
· Mínimo: Indica el importe mínimo del Impuesto a partir del cual se realizará el cálculo automático del mismo.
5) ACTUALIZACION DE TIPOS DE ASIENTOS.
Define los modelos de tipos de asientos que generará el sistema en el proceso Pasaje a Contabilidad. Es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos.
Cada tipo de asiento tendrá un Código de identificación y un Concepto que se utilizará como concepto de asiento en el Pasaje a Contabilidad. Es recomendable realizar la correcta definición de los tipos de asiento antes de comenzar con el ingreso de los comprobantes.
A continuación se realizará el ingreso de las líneas del asiento:
· Código de cuenta: Este campo puede dejarse en blanco cuando los subtotales se desean imputar a las cuentas contables por artículos o conceptos ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se indique como Cuentas Compras en el artículo o concepto.-
· Debe / Haber: Luego de ingresar la cuenta, se deberá posicionar el cursor en la columna Debe o Haber según corresponda. En este campo se podrá seleccionar un “ valor “ desde una ventana . Los valores posibles que se pueden seleccionar son los siguientes :
TO Total del Comprobante
SB Subtotal Gravado
EX Subtotal Exento
BO Importe de Bonificación
FL Importe de Flete
IN Intereses
AC Anticipos
1 A 20 Importes de I.V.A. por alícuota
40 A 99 Otros Impuestos
El valor “AC” se puede ingresar únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de Cuenta, es decir cuando se desean imputar a cuentas contables por artículos.
En el campo Concepto de la línea, se consignan los nombres de las cuentas afectadas, este es el que se asignará por defecto a la leyenda del asiento en cada comprobante.
6) TALONARIOS.
Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas operaciones en las cuales se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes.
Los comprobantes de Compras que utilizan talonarios para su emisión son :
1. Órdenes de Compra.
2. Recepción
3. Devoluciones.
Se presentan los sig. campos:
· Sucursal asociada: Para Órdenes de Compra: el número de comprobantes se compone de 12 dígitos: los primeros 4 dígitos que son fijos por talonario corresponden a la sucursal o sector.
En el caso de los otros comprobantes el número se compondrá de 8 dígitos.
· Edita nº de Comprobante: Permite indicar si el comprobante se enumera en forma automática, o se permite la modificación manual del mismo en el momento del ingreso.
· Destino de impresión: Uso opcional - Permite definir un dispositivo que será tomado por defecto al realizar un comprobante. Se puede indicar nombre de archivo o una impresora (LPT1, LPT2).
· Cantidad máxima de iteraciones: Se debe ingresar la cantidad máxima de renglones que puede tener un comprobante. En todos los casos debe ser menor o igual a 100. Para imprimirse en un solo formulario, esta cantidad debe ser igual a la cantidad definida en el archivo con extensión .TYP . (Ver Definición Formato de Comprobantes.)
· Rango de nº habilitados: Se utilizan para controlar, desde los procesos de emisión de comprobantes, la correcta numeración de los mismos.
· Próximo Número a emitir: será el próximo nº a emitir por el sistema.
· Modelo de Impresión: Indica el nombre del archivo. TYP que se utilizará como modelo para impresión del Comprobante. Si este campo se deja en blanco, el comprobante no se imprime.
· COMANDO DIBUJA : Permite ingresar a modificar el diseño del formulario asociado al talonario. Si este último no tiene modelo de impresión, no se activará el uso de este comando.
7) ACTUALIZACION DE TIPOS DE COMPROBANTE
En este proceso se encuentra ya creado el comprobante FAC. como débito, el que será utilizado en forma automática por los procesos de Ingresos de Facturas.
Permite definir los tipos de Notas de Créditos y Notas de Débito que se deseen registrar en el sistema pudiendo indicar distintos parámetros tales como: si registra diferencias de cambio, importe de I .V.A. únicamente, si interviene en I.V.A. Compras, Tipo de asiento asociado, si afecta Stock, Si Actualiza Precio Promedio Ponderado, Si afecta Rankings en Valores, Rankings en cantidades.-
8) LONGITUD DE AGRUPACIONES
Este proceso permite definir las agrupaciones de los códigos de Proveedores. Pueden ser divididos en tres agrupaciones: Familia, Grupo e Individuo. En el caso de Proveedores es de 6 dígitos. Teniendo definido la cantidad de dígitos a utilizar para la familia y el grupo, automáticamente quedará definida la longitud del individuo.
9) ACTUALIZACION DE AGRUPACIONES DE PROVEEDORES
Permite definir un nombre para cada agrupación, vale decir para cada familia y grupo.
10) ACTUALIZACION DE PROVEEDORES.
Permite agregar nuevos proveedores, consultar y modificar datos de Proveedores ya existentes o dar de baja a aquellos que no posean saldos en cta. cte. ni movimientos vigentes.
Mediante este proceso no es posible modificar saldos de Proveedores, ya que estos son actualizados automáticamente a través de procesos específicos.
· Código de Proveedor: Permite identificar en forma unívoca al Proveedor a ingresar, definiendo el código de individuo (Proveedor). Puede contener tanto números como letras. Se debe tener en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el “código”, pero si se deben respetar las ubicaciones de cada agrupación.
· Condición de Compra: Campo Opcional - Este código será sugerido posteriormente en el ingreso de Comprobantes.
· C.U.I. T. o Identificación.
· Límite de Crédito: Campo Opcional - Indica un importe de crédito en cta. cte. asignado por el Proveedor, el que será controlado por el sistema en el proceso de emisión de comprobantes.
· Fecha de Inhabilitación: Permite inhabilitar a un Proveedor de manera que no se puedan ingresar o anular los comprobantes anulados.
· Moneda Corriente: En que se ingresan los comprobantes del Proveedor en forma habitual.
· Cláusula Moneda Extranjera: Opcional - Si se activa este parámetro, las facturas que se ingresen del Proveedor estarán canceladas cuando el total en M/E. de la factura coincida con el total de M/E. de los comprobantes que se les imputen, independientemente de la moneda con el cual se confeccione cada comprobante, es decir que las deudas serán expresadas en M/E. y contablemente, la cuenta en moneda cte. se irá ajustando a través de comprobantes por diferencia de cambio. (VER)
· Códigos de Retención: Opcional - Si se parametrizó el cálculo automático de retenciones, se ingresarán los códigos habituales de retención para el Proveedor (Ganancias, I.V.A.) los que serán sugeridos al momento del pago, pero pueden ser modificados.
· Orden: Este campo se utiliza únicamente para la emisión de cheques, siempre y cuando se encuentre instalado el Módulo Fondos.
· Valores para DGI CITI :
· Letra habitual: Permite ingresar la letra habitual (A, C) correspondientes a los comprobantes de Facturación recibidos del Proveedor. Esta letra será sugerida en el ingreso de comprobantes.
· CARACTERISTICAS DE FACTURACION : Luego de ingresar los datos del Proveedor, pulsando “F10” se desplegará una ventana para ingresar información correspondiente al cálculo de impuestos . Estos datos serán de utilidad para el cálculo automático de los impuestos en el ingreso de comprobantes. Se deberá indicar para c/u. de los impuestos, si se calcularán o no en los comprobantes. En el caso de I.V.A., el campo Sobretasa / Subtasa, se utiliza para aquellos Proveedores que utilizan Percepciones en la facturación.-
· CARACTERISTICAS DE LAS LISTAS DE PRECIOS: Indican si los precios unitarios que se ingresan incluyen o no los impuestos (I.V.A. e Impuestos Internos).Si el Proveedor no liquida Impuestos no se incluirán estos campos. Estos datos son muy importantes ya que se utilizan en el ingreso de comprobantes de artículos (Fac. N/D. N/C.) y las listas de precios del Proveedor.
· COMANDO ARTICULOS: Permite establecer la relación entre el proveedor y los artículos que habitualmente provee. Estos art. deben existir en el Módulo de Stock. En este caso se podrá ingresar para cada art. el sinónimo de origen o código de artículo del Proveedor, el que será utilizado en el proceso de ingreso de comprobantes.
La relación Proveedor - Artículo se utilizará también para la actualización de listas de precios de Proveedores.
NOTA: Si se eliminan artículos de la relación desde este proceso, se borrarán también los precios que existan para el artículo y el proveedor.
11) ACTUALIZACION DE COMPRADORES :
Esta opción es de utilidad para aquellos que utilizan los procesos correspondientes a Órdenes de Compra. Permite ingresar Compradores con un código para referenciar los mismos en cada Orden de Compra. Si se generan estos comprobantes el ingreso de Compradores es obligatorio.
12) ACTUALIZACION DE SECTORES:
Los códigos de sector permiten asignar una clasificación particular para c/u. de los comprobantes de facturación. Luego se podrán obtener informes agrupados por sector.
El uso de este campo depende de las necesidades de cada usuario. Se pueden codificar sectores de la empresa, centros de costos, órdenes de trabajo, etc. Limitación : Cada comprobante podrá ser asignado a un sector determinado.
La utilización de Sectores no es obligatoria, y dependerá del valor indicado en Parámetros Generales.
13) CONCEPTOS DE COMPRA :
Este proceso permite definir códigos de Conceptos de Compras que se podrán utilizar posteriormente en el ingreso de comprobantes de Conceptos ( Facturas, Créditos, Débitos).
Su uso no es obligatorio.
Los conceptos de compra permiten definir ítems que no se relacionan con artículos de stock, Cabe aclarar que dentro de los artículos también se pueden ingresar códigos que no llevan stock asociado. Sin embargo el uso de los conceptos permite obtener estadísticas independientes de las de artículos.
Dentro de los procesos de ingresos de comprobantes, existen algunos específicos para ingresar los comprobantes correspondientes a conceptos. La única restricción de los conceptos de compras es que no pueden utilizarse en Órdenes de Compras ni tampoco en forma simultánea con artículos.
· Cuenta Compras: Número de cuenta contable asociada al concepto. Si no se ingresa la cuenta, tomará la que corresponda al Tipo de Asiento.
Si se encuentra instalado el Módulo de Contabilidad, el sistema validará que el código ingresado exista y corresponda a una cuenta imputable, siempre que se halla activado el parámetro correspondiente en el Proceso de Parámetros Generales.
· CARACTERISTICAS DE FACTURACION: Indica los valores para el cálculo automático de Impuestos en el ingreso de comprobantes. El cálculo de impuestos depende de la combinación de los datos ingresados en esta pantalla y los correspondientes al Proveedor.
Los códigos de alícuotas deben estar previamente definidos por el proceso Actualización de Alícuotas.
· I. V. A: El ingreso de este campo es obligatorio, si no se calculan impuestos para algunos conceptos, se deberá definir alícuota con porcentaje cero.
· I.V.A. Sobre/ Subtasa: Para Sobretasas o percepciones de I.V.A, este campo no es obligatorio.
· I.V.A. por responsable no inscripto: En caso que el usuario pague la alícuota adicional.
14) ACTUALIZACION DE CONDICIONES DE COMPRA.
Se debe definir por lo menos una condición. No obstante los vencimientos calculados pueden modificarse en cada comprobante.
Facilitan el cálculo automático de los vencimientos en el ingreso de comprobantes.
La definición de una condición de compra incluye el desglose de los porcentajes del monto que deberán ser abonados a una cantidad de días, a partir de la fecha de la factura.
Para cada Porcentaje del monto será posible definir:
· Cantidad de cuotas: Cantidad de vencimientos en que se dividirá el importe resultante de aplicar el porcentaje al total del comprobante.
· A vencer en: días para el vencimiento de la primera de las cuotas.
· Cantidad de días/ meses entre cuotas: Diferencia entre días / meses entre cuotas a partir de la primera.
Los comprobantes de proveedores ocasionales (000000) siempre deben ingresarse con una condición de contado, ya que los mismos no se registran en cta. cte. Para crear condición de compras al contado se indicará que el 100 % del monto deberá ser abonado en “una cuota” a “cero días”.-
15) DEFINICION DE LISTAS DE PRECIOS.
No es obligatorio trabajar con listas definidas, se puede actualizar con posterioridad. La posibilidad de ingresar varias listas permite, p. ejm. Ingresar distintas listas de precios para un mismo Proveedor o agrupar las listas de distintos proveedores por condiciones de compra o financiación.
Estas listas permitirán emitir informes de los precios de compra, comparar precios de distintos proveedores para un mismo artículo, también sugerir precios al ingresar comprobantes.
16) ACTUALIZACION DE PRECIOS
Es un paso optativo. Para cargar precios ya deben existir artículos definidos en el módulo Stock. Estos procesos permiten agregar nuevos precios y consultar, eliminar o modificar precios de compra en las listas existentes.
Las listas de precios pueden ser actualizadas en forma Individual o Global:
· ACTUALIZACION DE PRECIOS INDIVIDUAL :
Este proceso permite modificar en forma individual una lista de precios de un Proveedor. También brinda la posibilidad de actualizar en forma automática el precio de reposición de los artículos a través del precio de un proveedor.
Ingresado un Proveedor y un código de listas de precios se desplegarán todos los artículos existentes en la relación Proveedor - Artículo, a fin de poder ingresar c/ u. de los precios, los que incluirán o no impuestos según lo indicado en los parámetros del Proveedor.
(F6) Agrega Artículo
Pulsando esta tecla será posible agregar un artículo existente a la lista de precios, generándose en forma automática la relación con el Proveedor, sin necesidad de crear las relaciones desde la actualización de Artículos o Proveedores. Por este proceso no pueden eliminarse artículos de la relación. Si se ingresó por equivocación un artículo erróneo, se deberá borrar el mismo a través del comando Artículos del proceso Actualización de Proveedores.
· Precio Unidad de Compras: Si el artículo tiene una presentación de compras distintas a la de stock, se podrá ingresar también el precio por unidad de compras.
COMANDO GENERAR: Al ejecutar este proceso se actualizarán los precios de reposición de los artículos que se encuentren en la lista visualizada en la pantalla, tomando como base el precio unitario.
ACTUALIZACION DE PRECIOS GLOBAL:
Permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos del proveedor o bien toda una lista completa.
Lista base : se refiera a la lista desde la cual se toman los precios de la Lista a Actualizar. Si se utiliza como lista base la misma que se indique en Lista a actualizar, se modificarán los precios de la lista.
Si por el contrario, la lista base es distinta a la lista a actualizar, se estarán creando o actualizando los precios de la lista a actualizar a partir de los precios de la lista base. En este último caso, se puede estar creando una lista nueva o modificando una ya existente.
La actualización puede realizarse aplicando un Porcentaje al precio de la lista o bien multiplicando el precio por un coeficiente.
17) ACTUALIZACION DE TEXTOS DE ORDENES DE COMPRA :
Es optativo. A través de este proceso es posible definir distintos tipos de textos, asociados a un código de identificación, que podrán ser usados para impresión en las Órdenes de Compra.
Esta opción es muy útil para ingresar aquellos textos repetitivos que se utilizan normalmente (Especificaciones Técnicas, Condiciones de Compra, etc ). Al ingresar las líneas de texto es posible dejar espacios en blanco dentro del texto para separar párrafos o bien para que se completen al ingresar el comprobante.
18) DEFINIR EL FORMATO DE COMPROBANTES QUE PUEDE EMITIR EL SISTEMA.
El formato de los comprobantes que emite el sistema es totalmente definible por el usuario. Ellos son: Informe de Recepción, Orden de Compra, Devolución de remitos, Orden de pago y cancelación de Documentos.
Los comprobantes asociados a talonarios (Informe de Recepc., Orden de Compra y Devolución de Remito) pueden ser copiados, de considerarlo necesario, de la empresa Ejemplo.
Para cada tipo de comprobante no asociado a un talonario, existe un formato de formulario predefinido que puede ser utilizado o modificado de acuerdo a las necesidades. Los formularios predefinidos se encuentran almacenados en los siguientes archivos:
PROV.TYP.: Orden de Pago.
CANC .TYP. : Comprobantes de cancelación de Documentos.
El usuario puede modificar el formato de los comprobantes a través del:
· Comando Dibujar del proceso Actualización de Talonarios: para los comprobantes que tengan asociados talonarios. Para poder editar el formato del talonario, se debe indicar el nombre del modelo de impresión en el talonario.
· Comando Formularios del Administrador de la Base de Datos: para aquellos comprobantes que no tengan asociados talonarios.
Para modificar la definición del contenido de los formularios, es necesario conocer cierta nomenclatura, conforme a lo siguiente:
Todo aquello que se escriba dentro del formulario saldrá impreso textualmente salvo que lleve el símbolo “arroba” que identifica a las Palabras de Control y Palabras de Reemplazo.
- Palabras de Control: Son comandos predefinidos que especifican ciertas características de la impresión del formulario, p. ej: cantidad de copias.
- Palabras de Reemplazo: Son variables que al imprimir el comprobante, son reemplazadas por los valores correspondientes.
19) COMPOSICION INICIAL DE SALDOS: Se aplica dentro del módulo cuentas corrientes. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuentas corrientes resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.-
MÓDULO COMPROBANTES
· FACTURAS :
Existen 3 procesos para el ingreso de Facturas de Proveedores:
1. Factura - Remito : Con movimiento de stock.
2. Factura : Sin movimiento de stock. ( Descarga stock el remito )
3. Factura de conceptos.
Por razones de utilidad, se procederá a explicar el 2º proceso, es decir aquel en el que la actualización de saldos de stock se produce con el Remito, mientras que la Factura permite la actualización de la cta. cte. del Proveedor y la registración de la transacción realizada.
REMITOS:
El sistema prevé el ingreso de los remitos para su posterior imputación a facturas de compras, la devolución de los mismos, su anulación, consulta y la imputación de remitos a facturas ya ingresadas.
INGRESO DE REMITOS: Mediante este proceso se podrán ingresar a sistema los remitos de los proveedores, generando el movimiento de entrada de stock correspondiente.
· Talonario: Para ingresar un remito es necesario definir un talonario en el proceso correspondiente, para el control de la numeración interna y su impresión, el nº interno corresponderá al nº de Informe de Recepción correspondiente al remito.
· Proveedor: Se pueden ingresar remitos de Proveedores de cta. cte. o de proveedores ocasionales indicando 000000 en el código de Proveedor.
· Número de remito: Se ingresará nª de comprobante del proveedor.
· Depósito: El ingreso de este campo en el encabezamiento del comprobante es opcional. Será conveniente ingresar el mismo cuando todos los renglones del remito se asignarán a un mismo depósito. El valor ingresado en este campo será sugerido en todos los renglones del comprobante.
· Imputación de Ordenes de Compra: Si se utilizan Ordenes de Compra, se desplegará una ventana donde es posible seleccionar las O/ C. a las que hace referencia el remito. Un remito puede hacer referencia a vs. Ordenes de Compra.
- Pulsando (Enter) en el nº de O/ C . se desplegará una lista de todas aquellas O/C. pendientes del Proveedor para poder seleccionar las que se desean imputar.
- Pulsando (F10) se dará por finalizado el ingreso de O/C .
- El sistema sugerirá como renglones del Remito, los que tengan cantidades pendientes en las O/C. imputadas.
· Ingreso de renglones: Podrá variar según la selección de O/C. realizada.
Las distintas opciones son:
1) Selección de una única O/C: En este caso el sistema sugerirá por defecto los renglones de la O/C que tengan cantidades pendientes.
- Según se haya indicado en el campo “ Recibe cantidades mayores” en el proceso “Parámetros Generales” , el sistema permitirá recibir cantidades de más o no sobre la O/C . Este control de cantidades es posterior al que se realiza con respecto al porcentaje de Desvío ingresado para el artículo.
- Si no se recibieron unidades de alguno de los renglones de la O/C. se deberá eliminar el renglón pulsando “ F2”.
- Se pueden modificar las cantidades y precios de un renglón de la O/C, pero en ningún caso el artículo.
- El ingreso del remito, descontará las unidades pendientes de recepción de la
- O/C. Si la O/C. queda sin cantidades pendientes, cambiará su estado a cerrada.
2) Selección de varias O/C.: Si el remito corresponde a varias O/C. se deberán ingresar todos los datos correspondientes a los renglones, y por cada renglón del remito, se asignarán las cantidades a las O/C. seleccionadas. El sistema desplegará por renglón una ventana con todas las O/C. correspondientes al artículo ingresado, asignando por defecto las cantidades. En este caso, también se realizará el control de las cantidades con respecto a la O/C.
3) Remitos sin O/C . : Si no se indicaron O/C. se ingresarán todos los datos de los renglones sin ninguna imputación.-
DEVOLUCION DE REMITOS:
Este comprobante generará un egreso de stock por la mercadería devuelta. Se deberá indicar un código de Talonario, correspondiente a devoluciones el cual permite controlar la numeración e imprimir el comprobante de devolución.
El remito a devolver debe tener un estado de pendiente, es decir que no puede estar totalmente facturado o anulado.
· Pulsando (Enter) en el campo “Remito Nº:”se desplegará una lista con todos los remitos pendientes del Proveedor. El sistema mostrará los renglones del remito con la cantidad de unidades originales y la cantidad a devolver, mostrando por defecto la cantidad pendiente (Diferencia entre cantidad del remito - cantidad facturada - cantidad devuelta.)
· La devolución de remitos siempre se realiza en unidades de stock, independientemente de la unidad de medida en la cual haya sido ingresado el comprobante original.
ANULACION DE REMITOS:
La anulación de un remito previamente ingresado borrará todos los renglones del mismo actualizando los saldos de stock. El nº interno no podrá volver a utilizarse, quedando registrado como Anulado.
Para permitir la anulación el remito debe encontrarse totalmente pendiente ( no tener cantidades facturadas ni devueltas.), si se utiliza P.P.P. la fecha del remito debe ser mayor a la del último cierre de P.P.P.
Si el remito se confeccionó sobre Ordenes de Compra, pueden darse las sig. alternativas:
· Si las Ordenes no existen en el sistema (se eliminaron por el proceso de Depuración) no genera actualización sobre los pendientes de recepción.
· Si alguna de las Ordenes tiene cantidades pendientes de recepción, la anulación del remito actualizará el pendiente de las O/C. y restará de la cantidad recibida.
· Si las O/C. se encuentran cerradas (recibidas en forma total), el sistema pedirá la confirmación para actualizar o no el pendiente. Si se confirman volverán a estar pendientes de recepción, en caso contrario permanecerán como cerradas.
IMPUTACION DE REMITOS:
Este proceso es de utilidad cuando se produce alguna de las sig. situaciones:
1) Si se reciben normalmente facturas pendientes de remitir (es decir la factura antes que la mercadería) , una vez ingresado el remito se utilizará este proceso para relacionar ambos comprobantes.
2) Si por error se omitió imputar los remitos al momento de ingresar la factura. En este caso se podría dar de baja la factura e ingresar nuevamente el comprobante. Utilizando este proceso no es necesaria la baja ya que se puede generar la relación entre la factura y los remitos.
En primer término se deberá seleccionar la factura a la cual se desean imputar los remitos pendientes.
· Comando IMPUTAR: Una vez seleccionada la factura se accederá a la ventana de remitos para indicar uno o varios remitos que se imputarán a la factura. Una vez seleccionados los remitos, el cursor se posicionará en los renglones de la Factura, indicando la cantidad pendiente de imputar y la cantidad asignada.
- Pulsando (F 3) se visualizarán los renglones de los remitos seleccionados que correspondan al artículo de la factura.
En esta ventana se realizará la asignación de las cantidades a los renglones de los remitos. La cantidad asignada no podrá ser mayor a la pendiente de la factura.
- Pulsando (F 10) se confirma el renglón, mostrando el sistema la cantidad asignada en pantalla.
Una vez imputados todos los renglones, pulsando (F 10) se confirmará el procedimiento generándose las actualizaciones correspondientes.
CONSULTA DE REMITOS
Permite consultar remitos o devoluciones previamente ingresados.
El campo Estado en el encabezamiento indicará el estado del comprobante en relación al stock,
Los valores posibles son:
· Pendiente: si tiene cantidades pendientes de facturar.
· Cerrado: si el comprobante se encuentra totalmente facturado o devuelto.
· Anulado: si el mismo fue anulado.
Si se utiliza partidas, será posible consultar las mismas pulsando (F 7) desde los renglones del remito.
En el caso de series, se podrá consultar pulsando (F 8).
INGRESO DE FACTURAS:
A través de este proceso, se podrán ingresar facturas con imputación a remitos o pendientes de recepción. No se actualizarán saldos de stock mediante este proceso.
El ingreso de la Factura permite la actualización de la cta. cte. del Proveedor y la registración de la transacción realizada.
Datos del encabezamiento:
· Código de Proveedor: Pulsando (Enter) se visualizará una ventana con los Proveedores existentes.
(F 6) ALTA DE PROVEEDORES: Si se activó el parámetro Permite Alta de Proveedores en el proceso de Parámetros Generales, pulsando la tecla (F 6) desde el campo código será posible agregar un nuevo Proveedor.
PROVEEDORES OCASIONALES: Si se desea ingresar Facturas de Proveedores no habituales, y no se desea asignar un código de identificación, en este caso se ingresará como Proveedor Ocasional, correspondiendo la Factura a una compra contado ya que no se registrará en cuenta corriente.
Para cargar proveedores ocasionales se deberá ingresar “ 000000” como código.
· Factura Nº
· Nº Interno.
· Tipo de asiento: El sistema sugerirá el tipo de asiento asociado al comprobante “ FAC ” en el proceso de Actualización de Tipos de Comprobante.
· Fecha de emisión: Indicará la fecha de emisión real de la Factura, esta fecha se utilizará para calcular los vencimientos, para la cta. cte, la impresión en el I.V.A. Compras y la Generación en el archivo D.G.I. CITI.
· Fecha contable: Indica la fecha de ingreso del comprobante al sistema, se utilizará para determinar la inclusión o no del comprobante en el Subdiario de I.V.A. Compras y el asiento contable.
La posibilidad de diferenciar estas dos fechas es de suma utilidad para el caso en que se reciben comprobantes con fecha anterior luego de haber efectuado el cierre contable del mes.
· Condición de compra: Debe estar previamente ingresada en la tabla correspondiente. El sistema sugerirá la condición habitual asociada al Proveedor.
· Observaciones: Permite ingresar una leyenda opcional asociada al comprobante. Esta leyenda podrá ser visualizada desde los procesos de consulta o modificación de comprobantes.
Lista de precios: Si se utilizan listas de precios de Proveedores, se puede indicar opcionalmente un código de lista. De este modo al ingresar los renglones del comprobante, el sistema sugerirá los precios desde la lista seleccionada.
Imputación de remitos: Pulsando (Enter) en el nº de remito, se desplegará una lista de todos aquellos remitos total o parcialmente pendientes del Proveedor para poder seleccionar los que se desean imputar. Pulsando (F 10) se dará por finalizado el ingreso de remitos.
Si no se ingresa ningún remito la factura quedará pendiente de remitir (es decir cuando se recibe primero la factura y luego la mercadería). Si por la modalidad de la empresa no se deben ingresar este tipo de comprobantes, se deberá desactivar el parámetro “Permite ingresar facturas pendientes de remitir” del proceso de Actualización de Parámetros Generales. En este caso, la imputación de al menos un remito será obligatoria en este proceso.
Ingreso de renglones: Podrá variar según la selección de remitos realizada en la pantalla anterior. Las distintas opciones son:
1. Selección de un único remito: En este caso el sistema sugerirá por defecto los renglones del remito que tengan cantidades pendientes de facturar. La cantidad a facturar podrá ser menor o igual a la sugerida, en ningún caso mayor. Si no se recibieron unidades de alguno de los renglones del remito se deberá eliminar el mismo pulsando (F2). Se pueden modificar las cantidades y precios de un renglón del remito pero en ningún caso el artículo. Solo se podrán agregar renglones que correspondan a artículos que no llevan stock asociado. Si en la factura se desea agregar un renglón que actualiza stock, y el mismo no se encuentra en el remito, se deberá ingresar previamente un remito por ese artículo y luego imputar los dos remitos a la factura. El ingreso de la factura descontará las unidades pendientes de facturar del remito, si el mismo queda sin cantidades pendientes, cambiará el estado del comprobante a “Facturado”.
2. Selección de varios remitos: Si se seleccionaron varios remitos en la ventana anterior, el sistema no exhibirá renglones sino que se ingresarán todos los datos correspondientes a los renglones y, por cada renglón de factura, se asignarán las cantidades a los remitos seleccionados en una ventana adicional. La cantidad de cada renglón será asignada totalmente a los remitos elegidos. En este caso, también se realizará el control general que consiste en no ingresar cantidades mayores a las pendientes de los remitos.
Particularidades con respecto a los renglones:
- Precio unitario: Si el comprobante se ingresa sobre un remito, y éste a su vez se confeccionó sobre una Orden de Compra, el sistema sugerirá los precios de la Orden de Compra. En caso contrario, los precios serán los que correspondan a la lista de precios seleccionada (si existen).
- Partidas: Si se utilizan artículos con partidas y se realizan imputaciones a remitos, el sistema identificará las partidas ingresadas con los remitos imputados, con motivo de actualizar desde este proceso el costo de la partida. El movimiento de entrada y alta de partida se realizó al ingresar el remito, pero sin valorización. La relación de la factura con el remito permite actualizar el costo de la partida, en base al precio unitario ingresado en este proceso.
Totales del Comprobante:
El sistema calculará importes por defecto para los campos Subtotal Gravado y Subtotal no gravado, en función de las características de facturación del proveedor y los artículos (si liquidan IVA y las tasas correspondientes).
El importe de Bonificación tendrá también un valor sugerido, si se indicó un porcentaje de bonificación del proveedor en el encabezamiento de la pantalla.
Es importante destacar en este punto, que esta bonificación es considerada de carácter financiero por el sistema, es decir que no formará parte del precio de los artículos para el cálculo de costos. Para que las bonificaciones generen una efectiva reducción del precio de costo, se ingresarán por renglón en los comprobantes.
A continuación se podrán ingresar los importes correspondientes a Fletes e intereses, que sumarán al total del comprobante.
El campo Anticipo permite ingresar un importe que será descontado del total del comprobante. Se lo utilizará cuando los anticipos fueran facturados con anterioridad y vienen descontados en la Factura.
Los campos Neto Gravado y Neto no gravado se calcularán como resultado de los importes anteriores. Estos valores pueden ser modificados siempre que no afecte el control de importes que realiza el sistema. El control a realizar es el siguiente:
Subtotal gravado + Subtotal no gravado – Bonificación + Flete + Intereses – Anticipo= Neto gravado + Neto no gravado.
Importes de I.V.A.: El sistema calculará en forma automática las alícuotas de I.V.A. asociadas a los artículos, considerando la bonificación y el I.V.A. del flete y los intereses. Si se modificaron estos importes, se podrán modificar en forma manual los importes de I.V.A.
Otros impuestos: Es posible ingresar otros impuestos asociados al comprobante, los que habrán sido definidos previamente en el proceso de alícuotas.
Vencimientos para facturas: Si la condición de compra corresponde a cuenta corriente, se editarán las distintas fechas de vencimiento, las que se calculan en base a la fecha de emisión y la condición establecida. Estos vencimientos pueden ser modificados, siempre que su suma coincida con el total del comprobante.
Imputación contable:
Si se activa el parámetro “Modifica imputaciones contables en el ingreso de comprobantes” desde el proceso de “Parámetros generales” , finalizado el ingreso de comprobante se visualizará el detalle del asiento contable, según la definición del tipo de asiento seleccionado. Es posible modificar el asiento en forma manual.
Recuerde que los renglones que en el tipo de asiento tienen el valor “AC” aplicarán sus importes a la cuenta contable y al centro de costos definido para cada artículo.
A través de esta tecla se ingresará o modificará la distribución por centro de costos de la cuenta contable que se está editando.
MÓDULO CUENTAS CORRIENTES
I ) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS
Este proceso se utiliza cuando se comienza a usar el sistema en una Empresa con movimientos anteriores, se define la composición inicial del saldo en la cta. cte. de cada proveedor.
Los comprobantes ingresados no serán incluidos en el Subdiario IVA Compras, Estadísticas de Compras, Informes Legales .
Pueden ser ingresados: Facturas, Recibos, Notas de Débito y Notas de Crédito.
La pantalla de Composición Inicial de Saldos contiene la siguiente información:
- Saldo: se debe indicar el saldo de la cta. del Proveedor , si el saldo es Acreedor deberá ser ingresado con signo negativo .
- Fecha del Saldo: se debe indicar la fecha del saldo inicial de la cta. cte. del Proveedor, esta fecha debe ser anterior a cualquier comprobante ya ingresado
- Diferencia: en este campo el sistema irá desplegando la diferencia entre el Saldo ingresado y los importes de los comprobantes que se van ingresando. Controla la correcta composición del saldo.
- Detalle de Comprobantes que componen el Saldo: aquí se ingresan los comprobantes pendientes del Proveedor..
- Vencimientos: Fecha e Importe: sólo se activará cuando se ingresan Facturas.
- Comprobante de Referencia: Tipo y Número: se activarán cuando se ingresan Notas de Débito y/o Crédito.
II ) INGRESO DE PAGOS
Este proceso permite emitir y registrar pagos, imputados o a cuenta, actualizando la cta. cte. del Proveedor y el estado de cada comprobante afectado.
COMANDO INGRESAR
La primer pantalla corresponde al ingreso de los datos generales y a la imputación de la orden de pago.
IMPUTACION:
Se ingresan los comprobantes afectados, pueden ser: Facturas , Notas de Débito o Notas de Crédito (que se encuentren sin imputar ) Deberá ingresarse el Nro. del Comprobante , Importe y Fecha de Vencimiento .
III ) IMPUTACIÓN DE COMPROBANTES
A través de este proceso se realizan las imputaciones de todos los comprobantes que no se encuentren aplicados, como así también consultar o modificar las imputaciones realizadas.
La pantalla se encuentra dividida en dos mitades:
- Composición: contiene el detalle de cada factura con sus vencimientos, más los comprobantes que ya la han afectado.
- Comprobantes a Cuenta: contiene los comprobantes que aún no se encuentran imputados.
Al seleccionar un Proveedor, se presenta en pantalla la composición de facturas y los comprobantes a cuenta.
Pasos para realizar la Imputación:
· Tecla F 3: permite posicionarse en Comprobantes a cta. para selecciona , de a uno por vez , el comprobante a imputar .La selección se realiza mediante las teclas de dirección .
· Pulsando ENTER: se retorna a la pantalla anterior, y con las teclas de dirección se selecciona la posición en la que se desea colocar el comprobante a cta.
· Pulsando nuevamente ENTER: se recalcula el saldo de la factura imputada y se posiciona el cursor en el campo Importe del comprobante trasladado. El Importe puede modificarse por uno menor, retornando automáticamente a la otra parte de la pantalla el saldo, para poder ser aplicado a otra factura o vencimiento.
· TeclaF 2: permite revertir un comprobante ya imputado a la porción de Comprobantes a cta. recalculando el saldo de la factura afectada.
Cuando el Saldo de una factura es cero, el estado de la misma pasa a ser Cancelado.
Si una Factura tiene varios vencimientos se deben realizar las imputaciones a cada uno de ellos, de lo contrario no serán consistentes los estados de cada vencimiento en el Informe de Deudas Vencidas y a vencer.
IV) CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando la forma de pago de una operación incluye documentos , se genera un movimiento acreedor en la Cuenta Documentos del proveedor . Cuando se cancela el documento, dicha cancelación debe ser ingresada para generar el movimiento deudor correspondiente.
Ingresando el Código del Proveedor, se muestran en pantalla todos aquellos documentos entregados al proveedor que aún no han sido cancelados. Utilizando las flechas de dirección, se selecciona el documento que se desee cancelar y luego pulsar ENTER.
V) MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES
Este proceso permite modificar algunos datos acerca de los comprobantes emitidos.
Para todos los tipos de comprobantes (que no sean de composición inicial de saldos) se pueden modificar los siguientes datos:
· Fecha de Emisión (si el comprobante no está imputado)
· Observaciones
Para Factura, Notas de Crédito y Notas de Débito, se pueden modificar:
· Fecha contable
· Sector
· Condición de Compra
· Tipo de Operación
· Tipo de asiento de referencia
· Si el comprobante se encuentra contabilizado
Para Facturas únicamente:
· Fecha de Vencimiento
· Importes a cada Vencimiento
VI) MODIFICACIÓN DE FECHAS DE DOCUMENTOS
Este proceso permite modificar las fechas de vencimiento de los documentos de un determinado proveedor, que no hayan sido cancelados.
VII) CONSULTAS
- CONSULTA DE COMPROBANTES
Permite consultar Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Ordenes de Pago registradas en el sistema.
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - ACTUAL
Permite consultar Saldos, Resumen de Cuentas y Composición de Saldos, en moneda corriente o extranjera
Los pasos a seguir son:
· Seleccionando la opción Buscar es posible seleccionar al proveedor del que se requiere información.
· Una vez seleccionado el proveedor, se presentará la pantalla de Saldos , en moneda cte. y extranjera y el Saldo de Documentos .
· Si se desea consultar los movimientos del proveedor , seleccionar la opción Consultar , se puede ver :
- Resumen de Cuentas
- Composición de Saldos
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - HISTÓRICO
Este proceso permite consultar movimientos de ctas. ctes. que ya han pasado al archivo histórico. Los pasos a seguir son los mismos que en el proceso anterior.
VIII) REGISTRO DE ANULACIONES
- BAJAS DE COMPROBANTES
A través de esta opción es posible eliminar facturas Ntas. de Crédito y de Débito de proveedores que hayan sido mal ingresadas , a fin de poder ingresar nuevamente el comprobante en forma correcta.
- ANULACIÓN DE ORDENES DE PAGO
A través de esta opción es posible anular Ordenes de Pago. Esto implica la actualización de la Cta. Cte. del proveedor. El sistema controla que no se encuentre imputada a ninguna factura, de lo contrario se deberá previamente desimputarla.
MÓDULO PROCESOS PERIÓDICOS
I ) PASAJE A CONTABILIDAD
Este proceso permite generar asientos automáticos que surgen de la Facturación de Proveedores.
Las imputaciones contables dependen del código de tipo de asiento asociado a cada comprobante en particular. Esta información se visualiza o modifica desde los procesos de Consulta y Modificación de Comprobantes.
Los asientos generados a través de este proceso quedarán registrados en un almacenamiento común a los Módulos Contabilidad y Compras, pero no se registran automáticamente en los archivos contables, ya que su incorporación al Sistema Contable se lleva a cabo en el proceso de Transporte de otros módulos (en Contabilidad)
Se presentan dos opciones para la selección general de comprobantes a contabilizar:
- Por Fecha: permitirá seleccionar un rango de tipos de comprobantes y un rango de fechas para la generación de los asientos.
- Por Comprobante: permitirá seleccionar para un único tipo de comprobante, un rango de números correlativos
Luego de la selección general se debe indicar:
· Tipo de Agrupación : El tipo de agrupación indica el nivel de detalle o resumen con el cual se generarán los asientos , es posible generar asientos automáticos según cuatro criterios posibles de agrupación , ellos son :
- Agrupación por Tipo de Asiento
- Agrupación por Fecha
- Agrupación por Comprobante
- Resumen General
Los comprobantes que se incluyan en los asientos , actualizan su estado . El mismo pasa a ser Contabilizado.
Se da opción a imprimir los asientos generados y es el único momento en que pueden visualizarse a través del Módulo Compras.
II ) EXPORTACIÓN CONTABLE
Este proceso permite transferir información a un diskette o dispositivo externo, con la finalidad de poder procesar dicha información en otro equipo. La información que puede exportar el Módulo Compras es la que genera el proceso de Pasaje a Contabilidad, es decir los asientos de facturación de proveedores.
III ) CUENTAS CORRIENTES
· BALANCE DE CTAS. CTES.
Este es un proceso previo al cierre de período o de consulta, que permite emitir los balances de ctas. ctes. , verificando la composición de saldos de cada proveedor.
Brinda dos opciones:
- Totales: se emitirá un listado que incluye los saldos anterior y actual de todos los proveedores.
- Movimientos: se deberá ingresar el rango de proveedores a procesar . Se emitirá un listado con los movimientos de cuenta corriente de cada proveedor en el período actual.
· CIERRE DE CTAS. CTES
Este proceso realiza el cierre periódico de ctas. ctes. Seleccionando la opción Cerrar, se realiza automáticamente.
Se debe ingresar la fecha de cierre , la que debe ser anterior o igual a la del día , y posterior o igual a la fecha del último cierre o composición inicial de saldos .Luego del cierre , el sistema almacena la fecha de cierre como fecha inicial del siguiente balance; por lo tanto , no podrán registrarse comprobantes con fecha igual o anterior a ésta.
· PASAJE A HISTÓRICO
Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de ctas. ctes. El proceso almacena en el archivo “Histórico” todos aquellos movimientos de ctas. ctes. que ya han sido cancelados , con la finalidad de liberar espacio en disco . Se debe realizar este proceso luego de realizar el cierre periódico.
· RECONSTRUCCIÓN DE ESTADOS
Este proceso analiza la consistencia de fechas de vencimiento, imputación de comprobantes y estado de éstos , realizando las correcciones necesarias . Reconstruye los estados de los comprobantes en función de las imputaciones. Se utiliza, cuando surge una diferencia como resultado de algún problema de hardware, cortes de luz, etc. y luego se deberá ejecutar el proceso de Recomposición de Saldos .
· RECOMPOSICIÓN DE SALDOS
Este proceso recalcula los saldos de la cta. cte. y cuenta documento de cada proveedor en base a los movimientos existentes.
· DEPURACIÓN DE RETENCIONES Y ORDENES DE COMPRA
Este proceso permite eliminar de los archivos todos los comprobantes de retención emitidos hasta una determinada fecha, y todas las órdenes de compra que se encuentren Cerradas o Anuladas.
INFORMES
I ) INFORMES DE ORDENES DE COMPRA
A través de esta opción es posible listar todas las órdenes de compra emitidas o cerradas, ordenadas por Proveedor o por Fecha de emisión. También permite emitir los listados valorizados.
II ) INFORMES DE COMPROBANTES
· Subdiario de I.V.A. Compras: Este proceso emite el Subdiario de I.V.A. Compras para un rango de fechas a seleccionar. Se puede imprimir :
- Únicamente los encabezados, para mandar a rubricarlos.
- Sólo el cuerpo para imprimirlo en las hojas ya rubricadas
- El listado completo (encabezados y cuerpo).
· Impuestos Registrados: Emite un listado de todos los impuestos registrados, ordenado por tipo de impuesto y/o por fecha. Estos impuestos son los definidos en el proceso de Actualización de Alícuotas.
· Resumen de Compras: Informa el total comprado en un período determinado. Se puede listar por :
- Artículos
- Conceptos de Compra
- Proveedor
- Sector
- Condición de Compra
· Ranking de Compras : Permite obtener un informe de los totales de Compras ordenado en forma de Ranking , con porcentajes de participación y acumulados .Las opciones son por :
- Conceptos
- Artículo
- Proveedor
- Proveedor / Artículo
- Artículo / Proveedor
· Comprobantes Ingresados: Emite un listado de comprobantes registrados en un rango de fechas, ordenados por número de comprobante, o bien por fecha de emisión. Los importes que discrimina el listado son: total sin impuesto, I.V.A., otros impuestos y total general. Las opciones son las siguientes :
- Por Tipo de Comprobante
- Notas de Crédito en General
- Notas de Débito en General
· Detalle de Comprobantes: Emite un listado de los Comprobantes registrados, ordenado por proveedor, con el detalle de los renglones de cada comprobante.
· Facturas Pendientes de Remito: Emite un listado de las facturas de proveedores que aún tienen artículos pendientes de remitir, informando la cantidad facturada, la remitida y la pendiente de recepcionar.
· Remitos : Emite un informe de los remitos ingresados por :
- Proveedor
- Pendientes de Factura
- Devueltos
- Anulados
III ) INFORMES DE CUENTAS CORRIENTES
Resumen de Cuentas: Lista para un rango de Proveedores, el detalle de los movimientos de su cuenta en un período (indicando el saldo anterior al período detallado) Permite imprimir la Cta. Cte. o la Cta. de Documentos.
· Composición de Saldos: Lista cómo se compone el saldo de cada factura recibida , exhibe todos los comprobantes aplicados a cada factura y el saldo que resulta de cada aplicación .También se detallan los comprobantes pendientes de imputar .
· Comprobantes Pendientes de Imputación : Los lista para un rango de Proveedores.
· Deudas Vencidas y a Vencer : Permite listarlas :
- Por rango de Proveedores
- Por fecha de Vencimiento
· Listado de Saldos de Ctas. Ctes.: Lista para un rango de proveedores, su saldo en cta. cte. a una fecha determinada.
· Ordenes de pago generada : Lista para un rango de proveedores y fechas, un listado de órdenes de pago, ordenadas por número o por fechas.
· Vencimiento de Documentos: Lista los documentos vencidos o a vencer hasta una fecha determinada.
· Consolidación de Saldos: Permite obtener un informe consolidado de Saldos de Ctas. Ctes. de varias Empresas pertenecientes al mismo grupo empresario.
IV ) LISTAS DE PRECIOS
Emite listas de precios de Compra. Pueden ser ordenadas por código de artículo o por descripción.
Se puede listar para un artículo y un rango de proveedores los precios de las listas seleccionadas, en forma comparativa.
V) ARCHIVO D.G.I.
Permite generar los archivos solicitados por la D.G.I.
VI) NÓMINA DE PROVEEDORS
Permite obtener un informe de los datos personales de los proveedores.
Introducción/Presentación
TANGO GESTIÓN 2000
INTRODUCCIÓN
I) DESCRIPCIÓN GRAL. DEL SISTEMA
TANGO GESTIÓN 2000 es un software que incluye varios módulos completos que trabajan en forma individual o totalmente integrados.
Se encuentra disponible en versión monousuaria y multiusuaria para redes, permitiéndole operar en línea de 2 a 50 puestos de trabajo, de acuerdo a sus necesidades, integrando puestos bajo Windows y/o bajo D.O.S.
En la versión multiusuario para redes se cuenta con un servidor (que tiene la llave) y terminales.
Es un sistema MULTIEMPRESA puesto que puede administrar hasta 1000 empresas en forma simultánea.
TANGO 2000 le brinda ayuda en línea en todos sus módulos ( ? )
La protección se instrumenta por medio de una llave electrónica, instalada en el puerto de impresión de la PC que cumple la función de servidor de accesos, que debe estar siempre encendida.
Seguridad de la información: el administrador de operadores le permite el acceso de hasta 100 usuarios , cada uno de ellos con permiso diferencial a los procesos de información, brindándole una seguridad total.
II) BENEFICIOS ADICIONALES DE TANGO 2000
La integración de los módulos del Sistema entre sí, a través del nuevo parámetro: ANALISIS MULTIDIMENSIONAL, y la relación con los utilitarios MS Ofice le permite simplificar sus tareas y ahorrar tiempo en la emisión de informes.
Para agilizar el ingreso al Sistema en los procesos que utiliza habitualmente, puede generar accesos directos a los mismos.
DESTINOS DE IMPRESIÓN: TANGO 2000 da una amplia gama de opciones para configurar el destino de los reportes, las mismas son:
· PANTALLA: Se visualiza el reporte generado en pantalla y permite también imprimirlo, si lo desea en parte o total. Se puede dimensionar la visualización más conveniente.
· IMPRESORA: Se puede seleccionar la impresora que se desea, si se está en red.
· INTERNET: La información se genera con formato HTLM. Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la configuración del nombre del archivo y el logotipo que se desea incluir al comienzo de la página.
· GRILLA: Genera una consulta en pantalla que permite realizar análisis de agrupaciones con los datos obtenidos, según la columna seleccionada. Puede agrupar y ordenar la información en forma dinámica.
· XBASE: Genera un archivo con formato DBF. Este archivo puede ser visualizado con cualquier administrador de base de datos, DBase, FoxPro, etc.
· ARCHIVO: La información se genera en formato .txt.
· WK1: Genera una planilla de cálculo con formato WK1.
· MS OUTLOOK: Tango 2000 genera la información en un archivo con formato .txt, abre un nuevo mensaje y adjunta el archivo, para que usted complete el mensaje.
· MS EXCEL: Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la elección del libro hacia el cual exportará la información.
· MS ACCESS: Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la elección de la base y la tabla donde exporta la información.
· MS WORD: Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la elección del formato: reporte o tabla.
ADMINISTRADOR GENERAL
Aquí se realizan todas las definiciones que tienen que ver con la seguridad: empresas, usuarios, roles y permisos.
Además, permite ver propiedades de los módulos instalados, verificar el sistema y definir las impresoras con las que se trabajará.
Ha sido diseñado con la finalidad de crear, eliminar y dotar a cada usuario del sistema de distintas limitaciones en cuanto a comandos e información accedida. De esta manera el usuario tendrá sólo acceso a la información y comandos que el Supervisor decida habilitarle.
EMPRESAS:
CREAR: Nueva empresa en la base de datos.
ELIMINAR: Da de baja empresas.
COPIAR: Empresas entre si.
EDITAR: Muestra los atributos de la empresa, nombre y directorio en el que se encuentran sus archivos.
VERIFICAR: El estado físico de los archivos ejecutables del sistema.
REPARAR: Ante daños en los archivos por problemas de hardware o sistema operativo, falla del sistema eléctrico, baja de tensión o apagado involuntario del equipo.
DECIMALES: Definir cantidad de decimales a utilizar en todos los informes.
BACK-UP: Para realizar el Backup o la Restauración de la copia de una empresa previamente seleccionada.
USUARIOS
AGREGAR: Nuevo usuario.
BORRAR: Elimina usuarios.
EDITAR: Nombre y clave.
DUPLICAR: Usuarios entre si.
MENÚ: Limita al usuario elegido el acceso a cada proceso o comandos del sistema.
DATOS: Limita al usuario elegido el acceso a cada proceso o comandos del sistema.
ROLES Y PERMISOS
MÓDULOS
CONTABILIDAD
VENTAS
COMPRAS / PROVEEDORES
STOCK
FONDOS
CASH FLOW
SUELDOS
CONTROL HORARIO
ESTADOS CONTABLES
CENTRALIZADOR: Para empresas que poseen sucursales, depósitos o distintos puntos de venta y desean integrar la información en una administración central.
III) INGRESO AL SISTEMA
INGRESAR A LA RED: En CLAVE ingresar el número de la PC utilizada.
INGRESO A TANGO: Doble clic en el ícono de TANGO. En la pantalla siguiente ingresar : en USUARIO: el nombre elegido y ya cargado en el Administrador (previa eliminación de Supervisor) y en CONTRASEÑA: su clave personal.
Luego selecciona la empresa en la que va a trabajar. A cada empresa le corresponde un conjunto de archivos que está alojado en un directorio exclusivo.
MENÚ PRINCIPAL: TANGO 2000 muestra un menú con todos los módulos y opciones habilitadas según el usuario y empresa ingresados.
INTRODUCCIÓN
I) DESCRIPCIÓN GRAL. DEL SISTEMA
TANGO GESTIÓN 2000 es un software que incluye varios módulos completos que trabajan en forma individual o totalmente integrados.
Se encuentra disponible en versión monousuaria y multiusuaria para redes, permitiéndole operar en línea de 2 a 50 puestos de trabajo, de acuerdo a sus necesidades, integrando puestos bajo Windows y/o bajo D.O.S.
En la versión multiusuario para redes se cuenta con un servidor (que tiene la llave) y terminales.
Es un sistema MULTIEMPRESA puesto que puede administrar hasta 1000 empresas en forma simultánea.
TANGO 2000 le brinda ayuda en línea en todos sus módulos ( ? )
La protección se instrumenta por medio de una llave electrónica, instalada en el puerto de impresión de la PC que cumple la función de servidor de accesos, que debe estar siempre encendida.
Seguridad de la información: el administrador de operadores le permite el acceso de hasta 100 usuarios , cada uno de ellos con permiso diferencial a los procesos de información, brindándole una seguridad total.
II) BENEFICIOS ADICIONALES DE TANGO 2000
La integración de los módulos del Sistema entre sí, a través del nuevo parámetro: ANALISIS MULTIDIMENSIONAL, y la relación con los utilitarios MS Ofice le permite simplificar sus tareas y ahorrar tiempo en la emisión de informes.
Para agilizar el ingreso al Sistema en los procesos que utiliza habitualmente, puede generar accesos directos a los mismos.
DESTINOS DE IMPRESIÓN: TANGO 2000 da una amplia gama de opciones para configurar el destino de los reportes, las mismas son:
· PANTALLA: Se visualiza el reporte generado en pantalla y permite también imprimirlo, si lo desea en parte o total. Se puede dimensionar la visualización más conveniente.
· IMPRESORA: Se puede seleccionar la impresora que se desea, si se está en red.
· INTERNET: La información se genera con formato HTLM. Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la configuración del nombre del archivo y el logotipo que se desea incluir al comienzo de la página.
· GRILLA: Genera una consulta en pantalla que permite realizar análisis de agrupaciones con los datos obtenidos, según la columna seleccionada. Puede agrupar y ordenar la información en forma dinámica.
· XBASE: Genera un archivo con formato DBF. Este archivo puede ser visualizado con cualquier administrador de base de datos, DBase, FoxPro, etc.
· ARCHIVO: La información se genera en formato .txt.
· WK1: Genera una planilla de cálculo con formato WK1.
· MS OUTLOOK: Tango 2000 genera la información en un archivo con formato .txt, abre un nuevo mensaje y adjunta el archivo, para que usted complete el mensaje.
· MS EXCEL: Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la elección del libro hacia el cual exportará la información.
· MS ACCESS: Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la elección de la base y la tabla donde exporta la información.
· MS WORD: Esta opción cuenta con un asistente que lo guía en la elección del formato: reporte o tabla.
ADMINISTRADOR GENERAL
Aquí se realizan todas las definiciones que tienen que ver con la seguridad: empresas, usuarios, roles y permisos.
Además, permite ver propiedades de los módulos instalados, verificar el sistema y definir las impresoras con las que se trabajará.
Ha sido diseñado con la finalidad de crear, eliminar y dotar a cada usuario del sistema de distintas limitaciones en cuanto a comandos e información accedida. De esta manera el usuario tendrá sólo acceso a la información y comandos que el Supervisor decida habilitarle.
EMPRESAS:
CREAR: Nueva empresa en la base de datos.
ELIMINAR: Da de baja empresas.
COPIAR: Empresas entre si.
EDITAR: Muestra los atributos de la empresa, nombre y directorio en el que se encuentran sus archivos.
VERIFICAR: El estado físico de los archivos ejecutables del sistema.
REPARAR: Ante daños en los archivos por problemas de hardware o sistema operativo, falla del sistema eléctrico, baja de tensión o apagado involuntario del equipo.
DECIMALES: Definir cantidad de decimales a utilizar en todos los informes.
BACK-UP: Para realizar el Backup o la Restauración de la copia de una empresa previamente seleccionada.
USUARIOS
AGREGAR: Nuevo usuario.
BORRAR: Elimina usuarios.
EDITAR: Nombre y clave.
DUPLICAR: Usuarios entre si.
MENÚ: Limita al usuario elegido el acceso a cada proceso o comandos del sistema.
DATOS: Limita al usuario elegido el acceso a cada proceso o comandos del sistema.
ROLES Y PERMISOS
MÓDULOS
CONTABILIDAD
VENTAS
COMPRAS / PROVEEDORES
STOCK
FONDOS
CASH FLOW
SUELDOS
CONTROL HORARIO
ESTADOS CONTABLES
CENTRALIZADOR: Para empresas que poseen sucursales, depósitos o distintos puntos de venta y desean integrar la información en una administración central.
III) INGRESO AL SISTEMA
INGRESAR A LA RED: En CLAVE ingresar el número de la PC utilizada.
INGRESO A TANGO: Doble clic en el ícono de TANGO. En la pantalla siguiente ingresar : en USUARIO: el nombre elegido y ya cargado en el Administrador (previa eliminación de Supervisor) y en CONTRASEÑA: su clave personal.
Luego selecciona la empresa en la que va a trabajar. A cada empresa le corresponde un conjunto de archivos que está alojado en un directorio exclusivo.
MENÚ PRINCIPAL: TANGO 2000 muestra un menú con todos los módulos y opciones habilitadas según el usuario y empresa ingresados.
Módulo de Ventas
SISTEMA ADMINISTRATIVO – CONTABLE
TANGO GESTION
MÓDULO VENTAS
I) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
El Sistema Ventas presenta los siguientes módulos:
A) Archivos
Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Estos datos permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la Gestión Ventas.
B) Pedidos
Abarca la generación y seguimiento de pedidos, para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad.
C) Facturación
Abarca la generación de los comprobantes de ventas: Facturas, N/D, N/C y Remitos a Clientes.
D) Cuentas Corrientes
Abarca las funciones referentes a Cobranzas y seguimiento de las cuentas deudoras. También cualquier actualización o novedad sobre comprobantes ya generados.
E) Procesos periódicos
Abarca procesos tales como generaciones contables y depuración de información.
F) Informes
Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de Ventas y cuentas corrientes, además de los informes legales.
G) Análisis Multidimensional
II) PUESTA EN MARCHA:
La puesta en marcha del módulo Ventas, también involucra la puesta en marcha conjunta del Módulo Stock.
El orden en que se debe efectuar la implementación es el siguiente:
A) MÓDULO ARCHIVOS
Dentro de Carga Inicial:
1) Parámetros Generales- Obligatorio.
2) Alícuotas- Obligatorio (Dentro de Actualizaciones)
3) Tipos de asientos- Obligatorio.
4) Talonarios
5) Tipos de comprobantes
6) Formularios
7) Longitud de agrupaciones
8) Agrupación de Clientes
Dentro de Actualizaciones:
9) Provincias
10) Zonas
11) Vendedores
12) Transportes
13) Precio de Venta - A) Definición de Listas de Precios
14) Condiciones de Ventas.
15) Clientes/Grupos Empresarios.
- Para poder continuar, previamente hay que ingresar al MÓDULO STOCK y definir:
a) Parámetros Generales
b) Longitud de Agrupaciones
c) Agrupación de Artículos
d) Artículos
e) Depósitos
16) Precio de Venta - B) Actualización.
17) Definir el formato de comprobantes que puede emitir el sistema. (Dentro de TALONARIOS -Comando: DIBUJAR)
18) Composición inicial de Saldos. Permite inicializar saldos de ctas. ctes. de operaciones anteriores a la utilización del sistema.
1) PARÁMETROS GENERALES:
Este proceso se utiliza para definir una serie de parámetros y valores iniciales que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada usuario en particular.
· Descarga Stock al facturar NO: La actualización de stock deberá realizarse con un REMITO.
SI: Al facturar se realiza la actualización correspondiente del stock.
· Sigla para I.V.A, Moneda Corriente, Moneda Extranjera: I.V.A., PESOS, DOLARES.
· Edita Descripciones Adicionales: Permite habilitar o no el ingreso en los procesos de emisión de Notas de Débito y Créditos.
· Permite alta de Clientes desde procesos: Permite dar de alta nuevos Clientes desde los distintos procesos de ingreso de comprobantes (Pedidos, Facturas, Créditos, Débitos, Remitos, Cobros, etc.)
· Numeración Automática de Recibos y Pedidos / Próximo Número: Este campo permite indicar si se enumeran en forma automática o si se permite la modificación manual del mismo al momento del ingreso.
· Imprime Facturas de Crédito en Facturación / Próximo Número.
· Código de alícuotas para el cálculo del I.V.A. del flete y de los Intereses: Colocar el código que se les asigne a dichas alícuotas. (Para I.V.A.: 1 y para Sobretasa: 11).
· Base de cálculo de I.V.A. para intereses y Fletes: Se puede optar por: - Importes Gravados.
- Totales.
Pulsando F10, se desplegará una ventana para ingresar los valores por defecto para el cálculo de impuestos. Se sugiere ingresar los valores habituales, siendo posible en el alta de Clientes su modificación. Se deberá indicar si se calcula I.V.A., IMPUESTOS INTERNOS, PERCEPCIONES de INGRESOS BRUTOS y si se discriminan los mismos en los comprobantes. El campo Sobretasa / Subtasa se utiliza para Clientes a los cuales se les aplica Percepciones de I.V.A. en la facturación.
2) ACTUALIZACIÓN DE ALÍCUOTAS.
En este proceso se definen las distintas tasas de cada tipo de impuestos que se le pueden aplicar a los artículos y a los clientes. Para impuestos no requeridos se debe definir un código con porcentaje cero.
Los códigos se dividen en los siguientes grupos:
Código 1 al 10: Tasas de I.V.A. para artículos.
Código 11 al 20: Sobretasas/ Subtasas de I.V.A. (Se aplican sobre el total gravado del comprobante).
Código 21 al 39: Tasas de Impuestos internos.
Código 40: Impuesto interno por importe fijo.
Código 41 al 50: Sobretasas/ Subtasas de Impuestos internos. (Se calculan sobre el importe de Impuesto Interno del comprobante).
Código 51 al 60: Percepciones de Ingresos Brutos.
Código 90: Tasa de retención para R.N.I. (Es el porcentaje de retención que se aplica sobre el total de I.V.A. de la factura a clientes R.N.I. - 50 %).
Código 91: I.V.A. liberado.
· Importe Mínimo: Indica el importe mínimo gravado a partir del cual se realizará el cálculo de la sobretasa correspondiente.
3) TIPOS DE ASIENTOS.
Define los modelos de tipos de asientos que generará el sistema en el proceso Pasaje a Contabilidad. Es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos.
Cada tipo de asiento tendrá un Código de identificación y un Concepto que se utilizará como concepto de asiento en el Pasaje a Contabilidad. Es recomendable realizar la correcta definición de los tipos de asiento antes de comenzar con el ingreso de los comprobantes.
A continuación se realizará el ingreso de las líneas del asiento:
· Código de cuenta: Este campo puede dejarse en blanco cuando los subtotales se desean imputar a las cuentas contables por artículos ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se indique como Cuenta Venta en el artículo.
· Debe / Haber: Luego de ingresar la cuenta, se deberá posicionar el cursor en la columna Debe o Haber según corresponda. En este campo se podrá seleccionar un “valor “ desde una ventana.
Los valores posibles que se pueden seleccionar son los siguientes:
TO Total del Comprobante
SB Subtotal Gravado
EX Subtotal Exento
BO Importe de Bonificación
FL Importe de Flete
IN Intereses
AC Subtotal por artículo
1 a los 91 Importes de Impuestos según la alícuota correspondiente.
El valor “AC” se puede ingresar únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de Cuenta, es decir cuando se desean imputar a cuentas contables por artículos. Dichas cuentas se definieron previamente en la “ficha” de cada artículo en el Módulo Stock.
En el campo Concepto de la línea, se consignan los nombres de las cuentas afectadas, este es el que se asignará por defecto en la leyenda del asiento de cada comprobante.
4) TALONARIOS
Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas operaciones en las cuales se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes.
Se presentan los sig. Campos:
· Nro. de Talonario: Número que lo identifica.
· Descripción: Puede utilizarse para describir al talonario definido.
· Tipo Asociado: Letra correspondiente al Comprobante, puede ser A, B, C, E, X.
· Sucursal Asociada: Número de sucursal.
· Comprobante: este campo sirve para indicar que tipos de comprobantes puede utilizar este talonario.
Los posibles son:
- FAC: Factura
- CRE: Nta. de Crédito
- DEB: Nta. de Débito
- REC: Recibo de Cobranzas
- REM: Remito de Stock
- _ _ _: (Tres espacios en blanco): Formulario multipropósito: Puede ser utilizado tanto para Facturas como para Ntas. de Débitos y/ o Créditos.
· Edita nº de Comprobante: Permite indicar si el comprobante se enumera en forma automática, o se permite la modificación manual del mismo en el momento del ingreso.
· Destino de impresión: Uso opcional - Permite definir un dispositivo que será tomado por defecto al realizar un comprobante. Se puede indicar nombre de archivo o una impresora (LPT1, LPT2).
· Cantidad máxima de iteraciones: Se debe ingresar la cantidad máxima de renglones que puede tener un comprobante. En todos los casos debe ser menor o igual a 100. Para imprimirse en un solo formulario, esta cantidad debe ser igual a la cantidad definida en el archivo con extensión .TYP. (Ver Definición Formato de Comprobantes.)
· Rango de nº habilitado: Se utilizan para controlar, desde los procesos de emisión de comprobantes, la correcta numeración de los mismos.
· Próximo Número a emitir: será el próximo nº a emitir por el sistema.
· Modelo de Impresión: Indica el nombre del archivo. TYP que se utilizará como modelo para impresión del Comprobante. Si este campo se deja en blanco, el comprobante no se imprime.
COMANDO DIBUJAR: Permite ingresar a modificar el diseño del formulario asociado al talonario. Si este último no tiene modelo de impresión, no se activará el uso de este comando.
(VER PUNTO 17)
5) TIPOS DE COMPROBANTES
En este proceso se encuentra ya creado el comprobante FAC como débito, el que será utilizado en forma automática por los procesos de Ingresos de Facturas.
Permite definir los tipos de Notas de Créditos y Notas de Débitos que se deseen registrar en el sistema pudiendo indicar distintos parámetros tales como : si registra diferencias de cambio, importe de I.V.A. únicamente, si interviene en I.V.A. Compras, Tipo de asiento asociado, si afecta Stock, si Actualiza Precio Promedio Ponderado, si afecta Rankings en Valores, Rankings en cantidades, etc.
6) FORMULARIOS
Esta opción permite configurar el formato de impresión de los formularios correspondientes a Pedidos, Cancelación de Documentos, Factura de Crédito y Cancelación de Factura de Crédito.
El resto de los Formularios definibles, se actualiza desde el proceso correspondiente a ACTUALIZACIÓN DE TALONARIOS - COMANDO: DIBUJAR
7) LONGITUD DE AGRUPACIONES
Este proceso permite definir las agrupaciones de los códigos de clientes. Pueden ser divididos en tres agrupaciones: Familia, Grupo e Individuo. En el caso de clientes es de 6 dígitos. Teniendo definido la cantidad de dígitos a utilizar para la familia y el grupo, automáticamente quedará definida la longitud del individuo.
8) AGRUPACIONES DE CLIENTES
Permite definir un nombre para cada agrupación, vale decir para cada familia y grupo.
9 - 12) ACTUALIZACIÓN DE PROVINCIAS, ZONAS, VENDEDORES Y TRANSPORTES
Este proceso le permite agregar, consultar, listar y modificar. Se utiliza para clasificar a los clientes y así obtener listados de ventas distintos.
13) PRECIO DE VENTA - A) DEFINICIÓN DE LISTAS DE PRECIOS
Cada una de las listas deberá indicar su nombre, si es en moneda corriente o extranjera, si incluye impuestos o no, la cantidad de decimales, y si siempre se encuentra habilitada.
Si se define que una lista de precios incluye I.V.A. y/o impuestos internos, cuando se facture con ella, el sistema desglosa en forma automática los impuestos que correspondan; exponiendo en una factura a Responsable Inscripto los impuestos discriminados.
14) CONDICIONES DE VENTAS
Este proceso le permite agregar nuevas condiciones de venta, consultar, listar y modificar condiciones de venta existentes o bien darlas de baja.
La definición de una condición de venta incluye el desglose de los porcentajes del monto que deberán ser abonados a una cantidad de días, a partir de la fecha de la factura. Para cada desglose es posible establecer un porcentaje de interés por la financiación.
Pueden definirse distintas formas de cálculo de interés y la cantidad de cuotas es ilimitada.
Para cada Porcentaje del monto será posible definir:
· Cantidad de cuotas: Cantidad de vencimientos en que se dividirá el importe resultante de aplicar el porcentaje al total del comprobante.
· A vencer en: días para el vencimiento de la primera de las cuotas.
· Cantidad de días/ meses entre cuotas: Diferencia entre días / meses entre cuotas a partir de la primera.
· Porcentaje de Interés: porcentaje a aplicar al monto correspondiente.
· Cálculo de los intereses : Los valores posibles son :
- D: Directo: Se aplicará el interés correspondiente al importe total y luego se prorrateará el mismo en la cantidad de cuotas indicadas.
- A: Acumulado: Se calculará el importe de cada cuota y se acumularán los intereses para cada una.
- S: Interés sobre saldo (Sistema Francés): Con este método se aplica una fórmula que calcula cuotas iguales, con intereses sobre saldo.
Los comprobantes de clientes ocasionales (000000) siempre deben ingresarse con una condición de contado, ya que los mismos no se registran en cta. cte. Para crear condición de compras al contado se indicará que el 100 % del monto deberá ser abonado en “una cuota” a “cero días”.
15) CLIENTES
Permite agregar nuevos clientes, consultar y modificar datos de clientes ya existentes o dar de baja a aquellos que no posean saldos en cta. cte. ni movimientos vigentes.
Mediante este proceso no es posible modificar saldos de clientes, ya que estos son actualizados automáticamente a través de procesos específicos.
Los datos a ingresar son:
· Código de cliente: Permite identificar en forma unívoca al cliente a ingresar, definiendo el código de individuo (cliente). Puede contener tanto números como letras. Se debe tener en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el “código”, pero si se deben respetar las ubicaciones de cada agrupación.
· Código de Zona y Provincia: Estos campos son obligatorios.
· Código de Vendedor y Transporte: Estos son opcionales. Si habitualmente corresponde al cliente uno específico, es conveniente ingresarlo para que sean sugeridos por el sistema durante el ingreso de comprobantes.
· Fecha de Inhabilitación: Permite inhabilitar a un cliente de manera que no se puedan ingresar o anular los comprobantes asociados. Si la fecha está en blanco significa que el cliente está habilitado.
· Condición de Venta: Debe indicar el código de Condición de Venta habitual asociado al cliente. Este código será sugerido posteriormente en el ingreso de Comprobantes y podrá ser modificado.
· Cupo de Crédito: Este campo le permite indicar un importe de crédito en cta. cte. para el cliente. El sistema controlará los importes al ingresarse comprobantes, emitiendo un mensaje en caso que exceda el crédito disponible.
· Porcentaje de Bonificación: Si habitualmente corresponde al cliente un porcentaje de bonificación, es conveniente ingresarlo.
· Lista de Precios Habitual: Permite ingresar opcionalmente la lista de precios habitual asociada al cliente, que será sugerida en los procesos de facturación.
· C.U.I.T. o Identificación
· CARACTERÍSTICAS DE FACTURACIÓN : Luego de ingresar los datos del Cliente , pulsando “F10” se desplegará una ventana para ingresar información correspondiente al cálculo de impuestos . Se indica qué impuestos deben gravarse al cliente cuando se le emite la factura, y la forma de exponerlos.
Los valores posibles para el campo Liquida I.V.A. son:
S cuando el cliente paga IVA
N no paga IVA, ya que es exento en sus compras
I paga IVA pero su categoría es IVA no Responsable (no discrimina)
E paga IVA pero su categoría es IVA Exento (no discrimina)
Impuestos Internos: se debe indicar si corresponde aplicarlos al facturar, si se discriminan y si se aplican tasas o sobretasas.
IVA liberado: contestar N ya que actualmente está en desuso.
Paga retención por R. no I.
Percepción de Ingresos Brutos: se debe indicar si se calcula o no para el cliente .Podrá ingresarse opcionalmente un código de alícuota.
16) PRECIO DE VENTA B) ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS DE VENTA
Para cargar precios ya deben existir artículos definidos en el módulo Stock. Estos procesos permiten agregar nuevos precios y consultar, eliminar o modificar precios de venta en las listas existentes.
Las listas de precios pueden ser actualizadas en forma Individual o Global:
ACTUALIZACION DE PRECIOS INDIVIDUAL:
Para cargar por primera vez los precios de un artículo, es necesario haber dado de alta previamente alguna lista de precios.
Esta opción permite actualizar los precios de cada artículo por separado en cada una de las listas.
ACTUALIZACION DE PRECIOS GLOBAL:
Permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos o bien toda una lista completa.
Lista Base: se refiera a la lista desde la cual se toman los precios para calcular el nuevo precio.
Lista a Actualizar: debe seleccionarse la lista de precios de Venta que se desea actualizar.
Si se utiliza como lista base la misma que se indique en lista a actualizar, se modificarán los precios de la lista sobre si misma.
Si por el contrario, la lista base es distinta a la lista a actualizar, se estarán creando o actualizando los precios de la lista a actualizar a partir de los precios de la lista base. En este último caso, se puede estar creando una lista nueva o modificando una ya existente.
La actualización puede realizarse aplicando un porcentaje al precio de la lista base o bien multiplicando el precio por un coeficiente, o aplicando el margen de utilidad definido para cada artículo.
17) DEFINIR EL FORMATO DE COMPROBANTES QUE PUEDE EMITIR EL SISTEMA.
El formato de los comprobantes que emite el sistema es totalmente definible por el usuario.
Para cada tipo de comprobante, existe un formato de formulario predefinido que puede ser utilizado o modificado de acuerdo a las necesidades.
El usuario puede modificar el formato de los comprobantes a través del:
· Comando Dibujar del proceso Actualización de Talonarios: para los comprobantes que tengan asociados talonarios. Para poder editar el formato del talonario, se debe indicar el nombre del modelo de impresión en el talonario. Estos son: Factura, Nta. de Débito y de Crédito, Remito, Recibo de Cobranza.
· Comando Formularios del Administrador de la Base de Datos: para aquellos comprobantes que no tengan asociados talonarios. Esto son: Pedido y Comprobante de Cancelación de Documentos.
Para modificar la definición del contenido de los formularios, es necesario conocer cierta nomenclatura, conforme a lo siguiente:
n Todo aquello que se escriba dentro del formulario saldrá impreso textualmente salvo que lleve el símbolo “@ (arroba)” al comienzo de la expresión, que identifica a las Palabras de Control y Palabras de Reemplazo.
n Palabras de Control: Son comandos predefinidos que especifican ciertas características de la impresión del formulario, p. ej. : cantidad de copias.
n Palabras de Reemplazo: Son variables que al imprimir el comprobante, son reemplazadas por los valores correspondientes.
Se adjuntan fotocopias de las palabras de Control y de Reemplazo disponibles. (VER ANEXO).
18) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS:
Se aplica dentro del módulo cuentas corrientes. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuentas corrientes resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.
B) MÓDULO PEDIDOS
I) INGRESO DE PEDIDOS
Por medio de este proceso se ingresan los pedidos efectuados por los clientes, que quedarán registrados como pendientes hasta el momento en que sean facturados y entregados en su totalidad.
El ingreso de pedidos implica comprometer el stock involucrado.
Los pedidos registrados podrán ser facturados ¨en lote¨, a través del proceso de Facturación de Pedidos, o bien ¨uno por uno¨, a través del proceso de Facturación en Mostrador.
COMANDO INGRESAR
Este comando permite ingresar el pedido de un cliente.
Los datos de un pedido son:
- Pedido Número: depende de los Parámetros Generales ingresados. Si no se utiliza numeración automática se deberá ingresar un número que no exista ya en el sistema.
- Talonario: indica el código de talonario con el que se van a imprimir las facturas asociadas al pedido. Debe ingresarse un código asociado a Facturas.
- Código de Cliente: debe ingresarse el cliente para el cual se toma el pedido.
En caso de tener que definir un nuevo cliente, pulsando F6 se puede agregar un nuevo (previamente debe estar definido en Parámetros Generales que permita alta de clientes desde procesos)
Si se indica en código de cliente: 000000 corresponderá a un cliente ocasional y se desplegará una ventana para ingresar sus datos, pero no quedará grabado en la base de clientes.
- Los campos % de Bonificación, Condición de Venta, Código de Vendedor y Código de Transporte se tomarán por defecto de los cargados en Clientes, pero pueden modificarse para cada pedido, sin que se altere el definido en la cta. cte. del Cliente.
- Código de Depósito: indica el depósito del cual se realizará la descarga de las unidades.
- Lista de Precios: corresponde a la lista seleccionada para sugerir los precios de los artículos.
- Fecha de Entrega: corresponde a la fecha prevista del pedido. Este campo no es obligatorio, pero es de utilidad para el cálculo del Stock Proyectado.
- Número de Remito: se asigna en forma automática, con referencia al último generado.
Ingreso de Renglones:
- Código del Artículo: Pulsando Enter se pude visualizar la lista de los artículos a fin de seleccionar el deseado.
Por cada artículo que lleva stock asociado, debe indicarse la Cantidad Pedida y las Cantidades a Facturar y a Descargar de Stock, que deben ser menores o iguales a la pedida. Estas cantidades serán las que se incluyan en la factura o remito asociados al pedido.
Pulsando F9 permite visualizar los saldos de stock de cada uno de los artículos discriminados por depósitos.
Ingreso de descripciones adicionales por artículo : una vez ingresados los datos del artículo , posicionando el cursor en el campo Código de artículo del siguiente renglón , se pulsa F3 y el sistema habilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artículo , pulsando nuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior.
COMANDO LISTAR
Permite imprimir pedidos ingresados previamente con formato de informe o bien con formato de formulario.
II) MODIFICACIÓN DE PEDIDOS
A través de este proceso podrá acceder a modificar datos de pedidos ya ingresados.
La modificación de pedidos incluye la actualización de algunos datos, el agregado o eliminación de líneas. Si se modifican cantidades del pedido, el sistema valido la consistencia de las nuevas cantidades ingresadas, con respecto a lo pendiente de facturar y de descargar de stock.
III) ACTIVACIÓN DE PEDIDOS
Este proceso es utilizado para indicar la cantidad de artículos a facturar y a descargar en un pedido, para ser remitidos al cliente.
Si la descarga de stock es independiente de la facturación, el proceso de Facturación de Pedidos tomará la cantidad a facturar activada y el proceso de Emisión de Remitos tomará la cantidad a descargar activada.
IV) ANULACIÓN DE PEDIDOS
Con este proceso es posible eliminar un pedido en el estado que se encuentre (todo pendiente o con comprobantes aplicados).
V) PEDIDOS AUTOMÁTICOS
Este proceso es Optativo. Se utiliza en la práctica para agilizar los pedidos de clientes con ítems habituales.
ACTUALIZACIÓN DE MODELOS DE PEDIDOS
Se pueden definir configuraciones habituales de pedidos, llamadas modelos, las cuales tendrán asociados clientes y renglones a facturar. De esta manera, se podrá generar en forma periódica los pedidos en forma automática, sin necesidad de ingresar los mismos en forma manual
C) MÓDULO FACTURACIÓN
A través de este menú es posible ingresar a todos los procesos que emiten Facturas Notas de Débito, Notas de Crédito y Remitos.
En el proceso de Actualización de Parámetros Generales se define el comportamiento de la factura con respecto a la descarga de stock. Si se definió que la factura descarga stock , la emisión de la misma implica la actualización correspondiente en el stock ; si en cambio se definió que la factura no descarga de stock , la actualización deberá realizarse a través de la emisión de un remito .
El circuito lógico utilizado es:
1) Pedido (Explicado anteriormente en el módulo B) PEDIDOS)
2) Remito
3) Factura
4) Notas de Débito y Crédito
2) REMITOS:
El sistema prevé el ingreso de los remitos para su posterior imputación a la factura, la devolución de los mismos, su anulación, consulta y la imputación de remitos a facturas ya ingresadas.
I) EMISIÓN DE REMITOS
Mediante este proceso se podrán emitir los remitos de stock, generando el movimiento de salida de stock correspondiente.
· Talonario: Para ingresar un remito es necesario haber definido un talonario en el proceso correspondiente, para el control de la numeración interna y su impresión, corresponde un código de Talonario con Tipo de comprobante = REM (remito).
· Cliente: Se pueden emitir remitos a clientes de cta. cte. o clientes ocasionales, indicando 000000 en el código de Cliente.
· Comprobante de Referencia: El tipo de Comprobante de Referencia puede ser: PED para el caso de ser un pedido y de ser una factura será FAC. En ambos casos se debe ingresar el número del comprobante correspondiente. Pulsando ENTER se desplegará la lista de aquellos que tengan unidades pendientes de remitir y se podrá seleccionar el que corresponda.
· Ingreso de renglones: En el caso de seleccionar un Comprobante de Referencia, el sistema sugerirá los renglones del remito. De lo contrario se debe ingresar :
Código del Artículo: es el código definido en el Módulo de Stock.
II) DEVOLUCIÓN DE REMITOS:
Este proceso permite ingresar comprobantes correspondientes a devoluciones parciales o totales de remitos emitidos.
Este comprobante generará un ingreso de stock por la mercadería devuelta. Se deberá indicar un código de Talonario, correspondiente a devoluciones el cual permite controlar la numeración e imprimir el comprobante de devolución. (Tipo de Comprobante = DEV)
El remito a devolver debe tener un estado de pendiente, es decir que no puede estar totalmente facturado o anulado.
· Pulsando ENTER en el campo "Remito Nº:" se desplegará una lista con todos los remitos pendientes del Cliente. El sistema mostrará los renglones del remito con la cantidad de unidades originales y la cantidad a devolver, mostrando por defecto la cantidad pendiente (Diferencia entre cantidad del remito - cantidad facturada - cantidad devuelta.)
· La devolución de remitos siempre se realiza en unidades de stock, independientemente de la unidad de medida en la cual haya sido ingresado el comprobante original.
III) ANULACIÓN DE REMITOS:
La anulación de un remito previamente ingresado borrará todos los renglones del mismo actualizando los saldos de stock. El nº interno no podrá volver a utilizarse, quedando registrado como Anulado.
Para permitir la anulación el remito debe encontrarse totalmente pendiente (no tener cantidades facturadas ni devueltas), si se utiliza P.P.P. la fecha del remito debe ser mayor a la del último cierre de P.P.P.
IV) IMPUTACIÓN DE REMITOS:
Este proceso es de utilidad cuando se produce alguna de las siguientes situaciones:
1) Si se generan normalmente facturas pendientes de remitir (es decir la factura antes que el envío de la mercadería), una vez ingresado el remito se utilizará este proceso para relacionar ambos comprobantes.
2) Si por error se omitió imputar los remitos al momento de ingresar la factura, también se puede establecer la relación entre la factura y los remitos.
En primer término se deberá seleccionar la factura a la cual se desean imputar los remitos pendientes.
· Comando IMPUTAR: Una vez seleccionada la factura se accederá a la ventana de remitos para indicar uno o varios remitos que se imputarán a la factura. Una vez seleccionados los remitos, el cursor se posicionará en los renglones de la Factura, indicando la cantidad pendiente de imputar y la cantidad asignada.
- Pulsando (F 3) se visualizarán los renglones de los remitos seleccionados que
Correspondan al artículo de la factura.
En esta ventana se realizará la asignación de las cantidades a los renglones de los remitos.
La cantidad asignada no podrá ser mayor a la pendiente de la factura.
- Pulsando (F 10) se confirma el renglón, mostrando el sistema la cantidad asignada
En pantalla.
Una vez imputados todos los renglones, pulsando (F 10) se confirmará el procedimiento
Generándose las actualizaciones correspondientes.
V) CONSULTA DE REMITOS
Permite consultar remitos o devoluciones previamente ingresados.
El campo Estado en el encabezamiento indicará el estado del comprobante en relación al stock
Los valores posibles son:
· Pendiente: si tiene cantidades pendientes de facturar.
· Cerrado: si el comprobante se encuentra totalmente facturado o devuelto.
· Anulado: si el mismo fue anulado.
Si se utiliza partidas, será posible consultar las mismas pulsando (F 7) desde los renglones del remito.
En el caso de series, se podrá consultar pulsando (F 8).
3) FACTURA:
Existen dos tipos de Facturación: I) - En Mostrador
II) - De Pedidos
I) Facturación en Mostrador
Este proceso permite emitir facturas a Clientes ingresando los datos correspondientes a la factura en ese momento; o bien la factura puede ser confeccionada con referencia a un comprobante previamente ingresado (pedido o remito). Se trabajará con la factura en pantalla.
COMANDO FACTURAR
A través de este comando es posible emitir facturas a clientes existentes, en cuyo caso se registrará el movimiento correspondiente, o a clientes que no figuren en cta. cte., como ser clientes ocasionales o por ventas al contado.
Datos a ingresar:
· Talonario de Factura: Indica el código de talonario con el cual se va a imprimir la factura. Debe ingresarse un código asociado a Factura o Multipropósito. El talonario seleccionado asignará la numeración y el archivo de impresión correspondiente según la letra asociada al talonario.
· Código de Cliente: Pulsando (Enter) se visualizará una ventana con los Clientes existentes, para seleccionar el correspondiente.
(F 6) ALTA DE CLIENTES: Si se activó el parámetro Permite Alta de Clientes en el proceso de Parámetros Generales, pulsando la tecla (F 6) desde el campo código será posible agregar un nuevo Cliente.
CLIENTES OCASIONALES: Si se desea ingresar Facturas a Clientes no habituales, y no se desea asignarle un código de identificación, en este caso se ingresará como Cliente Ocasional, correspondiendo la Factura a una venta al contado ya que no se registrará en cuenta corriente.
Para cargar clientes ocasionales se deberá ingresar " 000000" como código. Se visualizará una ventana para cargar datos necesarios para la Factura y el Subdiario de I.V.A. Ventas.
· Condición de Venta: El sistema sugerirá la condición habitual asociada al cliente, previamente cargada.
Ingreso de Renglones:
· Código del Artículo
· Precio Unitario: Si la factura se ingresa referenciada a un pedido el sistema sugerirá los precios ya ingresados en el mismo. En caso contrario, sugerirá los que correspondan a la lista de precios seleccionada, siempre da la posibilidad de modificarlos.
Ingreso de descripciones adicionales por artículo : una vez ingresados los datos del artículo , posicionando el cursor en el campo Código de artículo del siguiente renglón , se pulsa F3 y el sistema habilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artículo , pulsando nuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior.
II) Facturación de Pedidos
Este proceso se utiliza para facturar en forma automática un rango de pedidos existentes en el sistema. En este caso las facturas se confeccionarán con los datos de los pedidos, sin posibilidad de modificarlos. Se realizará la registración del movimiento en la cta. cte. y la actualización del stock.
Este proceso no permite facturar pedidos de clientes ocasionales.
4) NOTA DE DÉBITO Y/O NOTA DE CRÉDITO:
Este proceso permite emitir notas de débito o crédito a clientes que figuran en cta. cte. como a clientes ocasionales.
Los distintos tipos de Notas fueron definidas en el proceso de Actualización de Tipos de Comprobantes.
Toda Nota de Débito o Crédito debe ser imputada a uno o varios comprobantes. El sistema prevé dos maneras:
- Colocando un comprobante de referencia en el momento en que se emite la misma.
- Aplicando la Nota a uno o más comprobantes después de haberse emitido, a través del proceso Imputación de Comprobantes.
El Talonario seleccionado debe corresponder a un Tipo de Comprobante DEB o a un Multipropósito (_ _ _).
Si el comprobante de referencia es una Factura con descarga de Stock, la Nota de Crédito afecta también al stock.
D) MÓDULO CUENTAS CORRIENTES
Las ctas. Ctes. Deudoras son bimonetarias
I) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS
Este proceso se utiliza cuando se comienza a usar el sistema en una Empresa con movimientos anteriores, se define la composición inicial del saldo en la cta. cte. de cada cliente.
Los comprobantes ingresados no serán incluidos en el Subdiario IVA Ventas, Estadísticas de Ventas, Informes Legales.
Pueden ser ingresados: Facturas, Recibos, Notas de Débito y Notas de Crédito.
La pantalla de Composición Inicial de Saldos contiene la siguiente información:
· Saldo: se debe indicar el saldo de la cta. del Cliente, si el saldo es Acreedor deberá ser ingresado con signo negativo.
· Fecha del Saldo: se debe indicar la fecha del saldo inicial de la cta. cte. del Cliente, esta fecha debe ser anterior a cualquier comprobante ya ingresado.
· Diferencia: en este campo el sistema irá desplegando la diferencia entre el Saldo ingresado y los importes de los comprobantes que se van ingresando. Controla la correcta composición del saldo.
· Detalle de Comprobantes que componen el Saldo: aquí se ingresan los comprobantes pendientes del Cliente.
· Vencimientos: Fecha e Importe: sólo se activará cuando se ingresen Facturas.
· Comprobante de Referencia: Tipo y Número: se activarán cuando se ingresen Notas de Débito y/o Crédito.
II) INGRESO DE COBRANZAS
Este proceso permite emitir y registrar recibos, imputados o a cuenta, actualizando la cta. cte. del Cliente y el estado de cada comprobante afectado.
COMANDO INGRESAR
La primera pantalla corresponde al ingreso de los datos generales y a la imputación del recibo
IMPUTACION:
Se ingresan los comprobantes afectados, pueden ser: Facturas, Notas de Débito o Notas de Crédito (que se encuentren sin imputar) Deberá ingresarse el Nro. Comprobante, Importe y Fecha de Vencimiento.
III) IMPUTACIÓN DE COMPROBANTES
A través de este proceso se realizan las imputaciones de todos los comprobantes que no se encuentren aplicados, como así también consultar o modificar las imputaciones realizadas.
La pantalla se encuentra dividida en dos mitades:
- Composición: contiene el detalle de cada factura con sus vencimientos, más los comprobantes que ya la han afectado.
- Comprobantes a Cuenta: contiene los comprobantes que aún no se encuentran imputados.
Al seleccionar un Cliente, se presenta en pantalla la composición de facturas y los comprobantes a cuenta.
Pasos para realizar la Imputación:
· Tecla F 3: permite posicionarse en Comprobantes a cta. para seleccionar, de a uno por vez, el comprobante a imputar .La selección se realiza mediante las teclas de dirección.
· Pulsando ENTER: se retorna a la pantalla anterior, y con las teclas de dirección se selecciona la posición en la que se desea colocar el comprobante a cta.
· Pulsando nuevamente ENTER: se recalcula el saldo de la factura imputada y se posiciona el cursor en el campo Importe del comprobante trasladado. El Importe puede modificarse por uno menor, retornando automáticamente a la otra parte de la pantalla el saldo, para poder ser aplicado a otra factura o vencimiento.
· Tecla F 2: permite revertir un comprobante ya imputado a la porción de Comprobantes a cta. recalculando el saldo de la factura afectada.
Cuando el Saldo de una factura es cero, el estado de la misma pasa a ser Cancelado.
Si una Factura tiene varios vencimientos se deben realizar las imputaciones a cada uno de ellos, de lo contrario no serán consistentes los estados de cada vencimiento en el Informe de Deudas Vencidas y Cobranzas a Realizar.
IV) CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando la forma de pago de una operación incluye documentos, se genera un movimiento deudor en la Cuenta Documentos del cliente. Cuando se cancela el documento, dicha cancelación debe ser ingresada para generar el movimiento acreedor correspondiente.
Ingresando el Código del Cliente, se muestran en pantalla todos aquellos documentos recibidos del cliente que aún no han sido cancelados. Utilizando las flechas de dirección, se selecciona el documento que se desee cancelar y luego pulsar ENTER. Si se posee el Módulo Fondos, el sistema registra automáticamente el ingreso del cobro.
V) MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES
Este proceso permite modificar algunos datos acerca de los comprobantes emitidos.
Para todos los tipos de comprobantes (que no sean de composición inicial de saldos) se pueden modificar los siguientes datos:
· Fecha de Emisión (si el comprobante no afecta stock )
· Observaciones
· Código del Vendedor
Para Factura, Notas de Crédito y Notas de Débito, se pueden modificar:
· Condición de Venta
· Tipo de Operación
· Código de Vendedor
· Si el comprobante se encuentra contabilizado
· Datos de Cliente Ocasional ( se debe pulsar F 4 para acceder a una ventana con los datos )
Pulsando F 3 se puede consultar los renglones del comprobante
Para Facturas unicamente:
· Fecha de Vencimiento
· Importes a cada Vencimiento
VI) MODIFICACIÓN DE FECHAS DE DOCUMENTOS
Este proceso permite modificar las fechas de vencimiento de los documentos de un determinado cliente, que no hayan sido cancelados.
VII) CONSULTAS
- CONSULTA DE COMPROBANTES
Permite consultar Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Recibos registrados en el sistema.
Pulsando la tecla: - F 4 permite consultar los datos del cliente ocasional
- F 3 permite consultar los renglones de los formularios
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - ACTUAL
Permite consultar Saldos, Resumen de Cuentas y Composición de Saldos, en moneda corriente o extranjera.
Los pasos a seguir son:
· Seleccionando la opción Buscar es posible seleccionar al cliente del que se requiere información.
· Una vez seleccionado el cliente, se presentará la pantalla de Saldos, en moneda cte. y extranjera y el Saldo de Documentos.
· Si se desea consultar los movimientos del cliente , seleccionar la opción Consultar , se puede ver :
- Resumen de Cuentas
- Composición de Saldos
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - HISTÓRICO
Este proceso permite consultar movimientos de ctas. Ctes. Que ya han pasado al archivo histórico. Los pasos a seguir son los mismos que en el proceso anterior.
VIII) REGISTRO DE ANULACIONES
- ANULACIÓN DE COMPROBANTES
A través de esta opción es posible anular comprobantes correspondientes a Facturación (Facturas, Ntas.de Crédito y Débito) o Recibos.
El sistema prevé dos tipos de anulación de Comprobantes:
· Anulación de Comprobantes ya generados
Se puede anular una operación previamente realizada. Si se poseen todas las copias del comprobante, legalmente se puede proceder a su anulación conservando la documentación. Otra opción para anular es emitir un comprobante opuesto.
· Anulación de Numeración
Permite anular un número de comprobante que aún no se encuentra registrado en el sistema. Es de utilidad cuando se produce un daño físico en el formulario preimpreso o fallas en la impresión. Un número de Comprobante anulado no puede volver a utilizarse.
Para anular un Comprobante se debe ingresar el Tipo de Comprobante y el Número. El sistema exhibe en pantalla al Cliente, la Fecha de Emisión y el Importe Total y pide la confirmación.
Restricciones que deben ser tenidas en cuenta:
· Cuando se anula una factura previamente emitida que surge de un pedido, no se reconstruye el pedido.
· Cuando se anula una factura que hacía referencia a uno o varios remitos, se actualizan los pendientes de facturar en los remitos, que podrán ser facturados nuevamente por otro comprobante.
El sistema realiza una serie de controles para permitir la anulación de un comprobante generado, las mismas son:
· El comprobante no puede estar imputado en cta. cte. a una factura, y si es una factura no puede tener imputaciones. De estar imputado, se puede primero desimputar el mismo con el proceso Imputación de Comprobantes.
· Si corresponde a un comprobante de facturación, el mismo no debe estar Contabilizado. De se así se puede modificar con el proceso de Modificación de Comprobantes.
E) MÓDULO PROCESOS PERIÓDICOS
I) PASAJE A CONTABILIDAD
Este proceso permite generar asientos automáticos que surgen de la Facturación a Clientes.
Las imputaciones contables dependen del código de tipo de asiento asociado a cada comprobante en particular. Esta información se visualiza o modifica desde los procesos de Consulta y Modificación de Comprobantes.
Los asientos generados a través de este proceso quedarán registrados en un almacenamiento común a los Módulos Contabilidad y Ventas, pero no se registran automáticamente en los archivos contables, ya que su incorporación al Sistema Contable se lleva a cabo en el proceso de Transporte de otros módulos (Contabilidad)
Se presentan dos opciones para la selección general de comprobantes a contabilizar:
· Por Fecha: permitirá seleccionar un rango de tipos de comprobantes y un rango de fechas para la generación de los asientos.
· Por Comprobante: permitirá seleccionar para un único tipo de comprobante, un rango de números correlativos.
Luego de la selección general se debe indicar:
· Tipo de Agrupación : El tipo de agrupación indica el nivel de detalle o resumen con el cual se generarán los asientos , es posible generar asientos automáticos según cuatro criterios posibles de agrupación , ellos son :
· Agrupación por Tipo de Asiento y Comprobante
· Agrupación por Fecha
· Agrupación por Comprobante
· Resumen General por Tipo de Asiento
. Recomendamos utilizar: Agrupación por Comprobante
Los comprobantes que se incluyan en los asientos, actualizan su estado. El mismo pasa a ser Contabilizado.
Se da opción a imprimir los asientos generados, y es el único momento en que pueden visualizarse a través del Módulo Ventas.
II) EXPORTACIÓN CONTABLE
Este proceso permite transferir información a un diskette o dispositivo externo, con la finalidad de poder procesar dicha información en otro equipo. La información que puede exportar el Módulo Ventas es la que genera el proceso de Pasaje a Contabilidad, es decir los asientos de facturación a clientes
III) CUENTAS CORRIENTES
· BALANCE DE CTAS. CTES
Este es un proceso previo al cierre de período o de consulta, que permite emitir los balances de ctas. cates. , verificando la composición de saldos de cada cliente
Brinda dos opciones: - Totales: se emitirá un listado que incluye los saldos anterior y actual de todos los clientes.
- Movimientos: se deberá ingresar el rango de clientes a procesar. Se emitirá un listado con los movimientos de cuenta corriente de cada cliente en el período actual.
· CIERRE DE CTAS. CTES
Este proceso realiza el cierre periódico de ctas. Ctes. Seleccionando la opción Cerrar, se realiza automáticamente.
Se debe ingresar la fecha de cierre, la que debe ser anterior o igual a la del día, y posterior o igual a la fecha del último cierre o composición inicial de saldos .Luego del cierre, el sistema almacena la fecha de cierre como fecha inicial del siguiente balance. por lo tanto , no podrán registrarse comprobantes con fecha igual o anterior a ésta.
· PASAJE A HISTÓRICO
Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de ctas. Ctes. Y facturación.
El proceso almacena en el archivo “Histórico” todos aquellos movimientos de ctas. Ctes. Que ya han sido cancelados, con la finalidad de liberar espacio en disco. Se debe realizar este proceso luego de realizar el cierre periódico.
· RECONSTRUCCIÓN DE ESTADOS
Este proceso analiza la consistencia de fechas de vencimiento, imputación de comprobantes y estado de éstos, realizando las correcciones necesarias. Reconstruye los estados de los comprobantes en función de las imputaciones. Se utiliza, cuando surge una diferencia como resultado de algún problema de hardware, cortes de luz, etc. Y luego se deberá ejecutar el proceso de Recomposición de Saldos.
· RECOMPOSICIÓN DE SALDOS
Este proceso recalcula los saldos de la cta. cte. y cuenta documento de cada cliente en base a los movimientos existentes.
F) INFORMES
I) INFORMES DE PEDIDOS
A través de esta opción es posible acceder a los distintos procesos que emiten informes relacionados con el seguimiento de pedidos, corresponde a pedidos pendientes que aún no fueron facturados y entregados en su totalidad.
Se pueden emitir pedidos pendientes por: - Cliente
- Artículo
- Fecha
Seguimiento de Pedidos: emite un informe de las facturas y remitos aplicados a cada uno de los pedidos generados.
II) INFORMES DE FACTURACIÓN
· I.V.A. Ventas: Este proceso emite el Subdiario de I.V.A. Ventas para un rango de fechas a seleccionar. Se puede imprimir: - Únicamente los encabezados, para mandar a rubricarlos.
- Sólo el cuerpo para imprimirlo en las hojas ya rubricadas
- El listado completo (encabezados y cuerpo).
· Impuestos Registrados: Emite un listado de todos los impuestos registrados, ordenado por tipo de impuesto y/o por fecha. Estos impuestos son los definidos en el proceso de Actualización de Alícuotas.
· Resumen de Ventas: Informa el total facturado en un período determinado. Se puede listar por :
- Cliente
- Provincia
- Vendedor
- Zona
- Depósito
- Provincia / Actividad
- Condición de Venta
· Ranking de Ventas : Permite obtener un informe de los totales de Ventas ordenado en forma de Ranking , con porcentajes de participación y acumulados .Las opciones son por :
- Cliente
- Artículo
- Cliente / Artículo
- Artículo / Cliente
· Comprobantes Emitidos: Emite un listado de comprobantes de facturación emitidos en un rango de fechas, ordenados por número de comprobante, o bien por fecha de emisión. Los importes que discrimina el listado son: total sin impuesto, I.V.A., otros impuestos y total general. Las opciones son las siguientes :
- Por Tipo de Comprobante
- Notas de Crédito en General
- Notas de Débito en General
· Detalle de Comprobantes: Emite un listado de los Comprobantes de Facturación, ordenado por clientes, con el detalle de los renglones de cada comprobante. También permite visualizar la relación de las facturas con los distintos remitos entregados al cliente.
· Comisiones a Vendedores : Calcula las comisiones a Vendedores tomando como base de cálculo las siguientes :
- Porcentaje Individual: por cada vendedor un porcentaje fijo de comisión. Se puede tomar como base para el cálculo las Ventas o las Cobranzas.
- Artículo: cada artículo tiene asignado un porcentaje de comisión.
- Zona: cada zona posee un porcentaje de comisión.
· Facturas Pendientes de Remitir: Emite un listado de las facturas generadas sin descarga de stock, ni relación con pedidos.
· Remitos : Emite un informe de los remitos emitidos por :
- Cliente
- Pendientes de Facturar
- Devueltos
- Anulados
· Contabilidad : Permite emitir :
- Subdiario de Ventas
- Listado por Imputación Contable
III) INFORMES DE CUENTAS CORRIENTES
· Resumen de Cuentas: Lista para un rango de Clientes, el detalle de los movimientos de su cuenta en un período (indicando el saldo anterior al período detallado). Permite imprimir la Cta. Cte. o la Cta. de Documentos.
· Composición de Saldos: Lista cómo se compone el saldo de cada factura emitida, exhibe todos los comprobantes aplicados a cada factura y el saldo que resulta de cada aplicación .También se detallan los comprobantes pendientes de imputar.
· Comprobantes Pendientes de Imputación: Los lista para un rango de Clientes.
· Deudas Vencidas : Permite listarlas :
- Por rango de Clientes
- Por fecha de Vencimiento
- Por Vendedor
· Cobranzas a Realizar: Lista las cobranzas a realizar en un período determinado. Pueden ordenarse:
- Por rango de Clientes
- Por fecha de Vencimiento
- Por Vendedor
· Listado de Saldos: Lista para un rango de clientes, su saldo en cta. cte. a una fecha determinada.
· Recibos Emitidos
· Listado de Deudas
· Ranking de Deudas
· Vencimiento de Documentos
· Consolidación de Saldos: Permite obtener un informe consolidado de Saldos de Ctas. Ctes. de varias Empresas pertenecientes al mismo grupo empresario.
IV) LISTAS DE PRECIOS
Emite listas de precios de Venta. Pueden ser ordenadas por código de artículo o por descripción.
V) ARCHIVO D.G.I.
Permite generar los archivos solicitados por la D.G.I.
VI) NÓMINA DE CLIENTES
Permite obtener un informe de los datos personales de los clientes.
VII) ETIQUETAS DE CLIENTES
Permite emitir etiquetas para un rango de clientes.
TANGO GESTION
MÓDULO VENTAS
I) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
El Sistema Ventas presenta los siguientes módulos:
A) Archivos
Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Estos datos permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la Gestión Ventas.
B) Pedidos
Abarca la generación y seguimiento de pedidos, para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad.
C) Facturación
Abarca la generación de los comprobantes de ventas: Facturas, N/D, N/C y Remitos a Clientes.
D) Cuentas Corrientes
Abarca las funciones referentes a Cobranzas y seguimiento de las cuentas deudoras. También cualquier actualización o novedad sobre comprobantes ya generados.
E) Procesos periódicos
Abarca procesos tales como generaciones contables y depuración de información.
F) Informes
Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de Ventas y cuentas corrientes, además de los informes legales.
G) Análisis Multidimensional
II) PUESTA EN MARCHA:
La puesta en marcha del módulo Ventas, también involucra la puesta en marcha conjunta del Módulo Stock.
El orden en que se debe efectuar la implementación es el siguiente:
A) MÓDULO ARCHIVOS
Dentro de Carga Inicial:
1) Parámetros Generales- Obligatorio.
2) Alícuotas- Obligatorio (Dentro de Actualizaciones)
3) Tipos de asientos- Obligatorio.
4) Talonarios
5) Tipos de comprobantes
6) Formularios
7) Longitud de agrupaciones
8) Agrupación de Clientes
Dentro de Actualizaciones:
9) Provincias
10) Zonas
11) Vendedores
12) Transportes
13) Precio de Venta - A) Definición de Listas de Precios
14) Condiciones de Ventas.
15) Clientes/Grupos Empresarios.
- Para poder continuar, previamente hay que ingresar al MÓDULO STOCK y definir:
a) Parámetros Generales
b) Longitud de Agrupaciones
c) Agrupación de Artículos
d) Artículos
e) Depósitos
16) Precio de Venta - B) Actualización.
17) Definir el formato de comprobantes que puede emitir el sistema. (Dentro de TALONARIOS -Comando: DIBUJAR)
18) Composición inicial de Saldos. Permite inicializar saldos de ctas. ctes. de operaciones anteriores a la utilización del sistema.
1) PARÁMETROS GENERALES:
Este proceso se utiliza para definir una serie de parámetros y valores iniciales que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada usuario en particular.
· Descarga Stock al facturar NO: La actualización de stock deberá realizarse con un REMITO.
SI: Al facturar se realiza la actualización correspondiente del stock.
· Sigla para I.V.A, Moneda Corriente, Moneda Extranjera: I.V.A., PESOS, DOLARES.
· Edita Descripciones Adicionales: Permite habilitar o no el ingreso en los procesos de emisión de Notas de Débito y Créditos.
· Permite alta de Clientes desde procesos: Permite dar de alta nuevos Clientes desde los distintos procesos de ingreso de comprobantes (Pedidos, Facturas, Créditos, Débitos, Remitos, Cobros, etc.)
· Numeración Automática de Recibos y Pedidos / Próximo Número: Este campo permite indicar si se enumeran en forma automática o si se permite la modificación manual del mismo al momento del ingreso.
· Imprime Facturas de Crédito en Facturación / Próximo Número.
· Código de alícuotas para el cálculo del I.V.A. del flete y de los Intereses: Colocar el código que se les asigne a dichas alícuotas. (Para I.V.A.: 1 y para Sobretasa: 11).
· Base de cálculo de I.V.A. para intereses y Fletes: Se puede optar por: - Importes Gravados.
- Totales.
Pulsando F10, se desplegará una ventana para ingresar los valores por defecto para el cálculo de impuestos. Se sugiere ingresar los valores habituales, siendo posible en el alta de Clientes su modificación. Se deberá indicar si se calcula I.V.A., IMPUESTOS INTERNOS, PERCEPCIONES de INGRESOS BRUTOS y si se discriminan los mismos en los comprobantes. El campo Sobretasa / Subtasa se utiliza para Clientes a los cuales se les aplica Percepciones de I.V.A. en la facturación.
2) ACTUALIZACIÓN DE ALÍCUOTAS.
En este proceso se definen las distintas tasas de cada tipo de impuestos que se le pueden aplicar a los artículos y a los clientes. Para impuestos no requeridos se debe definir un código con porcentaje cero.
Los códigos se dividen en los siguientes grupos:
Código 1 al 10: Tasas de I.V.A. para artículos.
Código 11 al 20: Sobretasas/ Subtasas de I.V.A. (Se aplican sobre el total gravado del comprobante).
Código 21 al 39: Tasas de Impuestos internos.
Código 40: Impuesto interno por importe fijo.
Código 41 al 50: Sobretasas/ Subtasas de Impuestos internos. (Se calculan sobre el importe de Impuesto Interno del comprobante).
Código 51 al 60: Percepciones de Ingresos Brutos.
Código 90: Tasa de retención para R.N.I. (Es el porcentaje de retención que se aplica sobre el total de I.V.A. de la factura a clientes R.N.I. - 50 %).
Código 91: I.V.A. liberado.
· Importe Mínimo: Indica el importe mínimo gravado a partir del cual se realizará el cálculo de la sobretasa correspondiente.
3) TIPOS DE ASIENTOS.
Define los modelos de tipos de asientos que generará el sistema en el proceso Pasaje a Contabilidad. Es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos.
Cada tipo de asiento tendrá un Código de identificación y un Concepto que se utilizará como concepto de asiento en el Pasaje a Contabilidad. Es recomendable realizar la correcta definición de los tipos de asiento antes de comenzar con el ingreso de los comprobantes.
A continuación se realizará el ingreso de las líneas del asiento:
· Código de cuenta: Este campo puede dejarse en blanco cuando los subtotales se desean imputar a las cuentas contables por artículos ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se indique como Cuenta Venta en el artículo.
· Debe / Haber: Luego de ingresar la cuenta, se deberá posicionar el cursor en la columna Debe o Haber según corresponda. En este campo se podrá seleccionar un “valor “ desde una ventana.
Los valores posibles que se pueden seleccionar son los siguientes:
TO Total del Comprobante
SB Subtotal Gravado
EX Subtotal Exento
BO Importe de Bonificación
FL Importe de Flete
IN Intereses
AC Subtotal por artículo
1 a los 91 Importes de Impuestos según la alícuota correspondiente.
El valor “AC” se puede ingresar únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de Cuenta, es decir cuando se desean imputar a cuentas contables por artículos. Dichas cuentas se definieron previamente en la “ficha” de cada artículo en el Módulo Stock.
En el campo Concepto de la línea, se consignan los nombres de las cuentas afectadas, este es el que se asignará por defecto en la leyenda del asiento de cada comprobante.
4) TALONARIOS
Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas operaciones en las cuales se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes.
Se presentan los sig. Campos:
· Nro. de Talonario: Número que lo identifica.
· Descripción: Puede utilizarse para describir al talonario definido.
· Tipo Asociado: Letra correspondiente al Comprobante, puede ser A, B, C, E, X.
· Sucursal Asociada: Número de sucursal.
· Comprobante: este campo sirve para indicar que tipos de comprobantes puede utilizar este talonario.
Los posibles son:
- FAC: Factura
- CRE: Nta. de Crédito
- DEB: Nta. de Débito
- REC: Recibo de Cobranzas
- REM: Remito de Stock
- _ _ _: (Tres espacios en blanco): Formulario multipropósito: Puede ser utilizado tanto para Facturas como para Ntas. de Débitos y/ o Créditos.
· Edita nº de Comprobante: Permite indicar si el comprobante se enumera en forma automática, o se permite la modificación manual del mismo en el momento del ingreso.
· Destino de impresión: Uso opcional - Permite definir un dispositivo que será tomado por defecto al realizar un comprobante. Se puede indicar nombre de archivo o una impresora (LPT1, LPT2).
· Cantidad máxima de iteraciones: Se debe ingresar la cantidad máxima de renglones que puede tener un comprobante. En todos los casos debe ser menor o igual a 100. Para imprimirse en un solo formulario, esta cantidad debe ser igual a la cantidad definida en el archivo con extensión .TYP. (Ver Definición Formato de Comprobantes.)
· Rango de nº habilitado: Se utilizan para controlar, desde los procesos de emisión de comprobantes, la correcta numeración de los mismos.
· Próximo Número a emitir: será el próximo nº a emitir por el sistema.
· Modelo de Impresión: Indica el nombre del archivo. TYP que se utilizará como modelo para impresión del Comprobante. Si este campo se deja en blanco, el comprobante no se imprime.
COMANDO DIBUJAR: Permite ingresar a modificar el diseño del formulario asociado al talonario. Si este último no tiene modelo de impresión, no se activará el uso de este comando.
(VER PUNTO 17)
5) TIPOS DE COMPROBANTES
En este proceso se encuentra ya creado el comprobante FAC como débito, el que será utilizado en forma automática por los procesos de Ingresos de Facturas.
Permite definir los tipos de Notas de Créditos y Notas de Débitos que se deseen registrar en el sistema pudiendo indicar distintos parámetros tales como : si registra diferencias de cambio, importe de I.V.A. únicamente, si interviene en I.V.A. Compras, Tipo de asiento asociado, si afecta Stock, si Actualiza Precio Promedio Ponderado, si afecta Rankings en Valores, Rankings en cantidades, etc.
6) FORMULARIOS
Esta opción permite configurar el formato de impresión de los formularios correspondientes a Pedidos, Cancelación de Documentos, Factura de Crédito y Cancelación de Factura de Crédito.
El resto de los Formularios definibles, se actualiza desde el proceso correspondiente a ACTUALIZACIÓN DE TALONARIOS - COMANDO: DIBUJAR
7) LONGITUD DE AGRUPACIONES
Este proceso permite definir las agrupaciones de los códigos de clientes. Pueden ser divididos en tres agrupaciones: Familia, Grupo e Individuo. En el caso de clientes es de 6 dígitos. Teniendo definido la cantidad de dígitos a utilizar para la familia y el grupo, automáticamente quedará definida la longitud del individuo.
8) AGRUPACIONES DE CLIENTES
Permite definir un nombre para cada agrupación, vale decir para cada familia y grupo.
9 - 12) ACTUALIZACIÓN DE PROVINCIAS, ZONAS, VENDEDORES Y TRANSPORTES
Este proceso le permite agregar, consultar, listar y modificar. Se utiliza para clasificar a los clientes y así obtener listados de ventas distintos.
13) PRECIO DE VENTA - A) DEFINICIÓN DE LISTAS DE PRECIOS
Cada una de las listas deberá indicar su nombre, si es en moneda corriente o extranjera, si incluye impuestos o no, la cantidad de decimales, y si siempre se encuentra habilitada.
Si se define que una lista de precios incluye I.V.A. y/o impuestos internos, cuando se facture con ella, el sistema desglosa en forma automática los impuestos que correspondan; exponiendo en una factura a Responsable Inscripto los impuestos discriminados.
14) CONDICIONES DE VENTAS
Este proceso le permite agregar nuevas condiciones de venta, consultar, listar y modificar condiciones de venta existentes o bien darlas de baja.
La definición de una condición de venta incluye el desglose de los porcentajes del monto que deberán ser abonados a una cantidad de días, a partir de la fecha de la factura. Para cada desglose es posible establecer un porcentaje de interés por la financiación.
Pueden definirse distintas formas de cálculo de interés y la cantidad de cuotas es ilimitada.
Para cada Porcentaje del monto será posible definir:
· Cantidad de cuotas: Cantidad de vencimientos en que se dividirá el importe resultante de aplicar el porcentaje al total del comprobante.
· A vencer en: días para el vencimiento de la primera de las cuotas.
· Cantidad de días/ meses entre cuotas: Diferencia entre días / meses entre cuotas a partir de la primera.
· Porcentaje de Interés: porcentaje a aplicar al monto correspondiente.
· Cálculo de los intereses : Los valores posibles son :
- D: Directo: Se aplicará el interés correspondiente al importe total y luego se prorrateará el mismo en la cantidad de cuotas indicadas.
- A: Acumulado: Se calculará el importe de cada cuota y se acumularán los intereses para cada una.
- S: Interés sobre saldo (Sistema Francés): Con este método se aplica una fórmula que calcula cuotas iguales, con intereses sobre saldo.
Los comprobantes de clientes ocasionales (000000) siempre deben ingresarse con una condición de contado, ya que los mismos no se registran en cta. cte. Para crear condición de compras al contado se indicará que el 100 % del monto deberá ser abonado en “una cuota” a “cero días”.
15) CLIENTES
Permite agregar nuevos clientes, consultar y modificar datos de clientes ya existentes o dar de baja a aquellos que no posean saldos en cta. cte. ni movimientos vigentes.
Mediante este proceso no es posible modificar saldos de clientes, ya que estos son actualizados automáticamente a través de procesos específicos.
Los datos a ingresar son:
· Código de cliente: Permite identificar en forma unívoca al cliente a ingresar, definiendo el código de individuo (cliente). Puede contener tanto números como letras. Se debe tener en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el “código”, pero si se deben respetar las ubicaciones de cada agrupación.
· Código de Zona y Provincia: Estos campos son obligatorios.
· Código de Vendedor y Transporte: Estos son opcionales. Si habitualmente corresponde al cliente uno específico, es conveniente ingresarlo para que sean sugeridos por el sistema durante el ingreso de comprobantes.
· Fecha de Inhabilitación: Permite inhabilitar a un cliente de manera que no se puedan ingresar o anular los comprobantes asociados. Si la fecha está en blanco significa que el cliente está habilitado.
· Condición de Venta: Debe indicar el código de Condición de Venta habitual asociado al cliente. Este código será sugerido posteriormente en el ingreso de Comprobantes y podrá ser modificado.
· Cupo de Crédito: Este campo le permite indicar un importe de crédito en cta. cte. para el cliente. El sistema controlará los importes al ingresarse comprobantes, emitiendo un mensaje en caso que exceda el crédito disponible.
· Porcentaje de Bonificación: Si habitualmente corresponde al cliente un porcentaje de bonificación, es conveniente ingresarlo.
· Lista de Precios Habitual: Permite ingresar opcionalmente la lista de precios habitual asociada al cliente, que será sugerida en los procesos de facturación.
· C.U.I.T. o Identificación
· CARACTERÍSTICAS DE FACTURACIÓN : Luego de ingresar los datos del Cliente , pulsando “F10” se desplegará una ventana para ingresar información correspondiente al cálculo de impuestos . Se indica qué impuestos deben gravarse al cliente cuando se le emite la factura, y la forma de exponerlos.
Los valores posibles para el campo Liquida I.V.A. son:
S cuando el cliente paga IVA
N no paga IVA, ya que es exento en sus compras
I paga IVA pero su categoría es IVA no Responsable (no discrimina)
E paga IVA pero su categoría es IVA Exento (no discrimina)
Impuestos Internos: se debe indicar si corresponde aplicarlos al facturar, si se discriminan y si se aplican tasas o sobretasas.
IVA liberado: contestar N ya que actualmente está en desuso.
Paga retención por R. no I.
Percepción de Ingresos Brutos: se debe indicar si se calcula o no para el cliente .Podrá ingresarse opcionalmente un código de alícuota.
16) PRECIO DE VENTA B) ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS DE VENTA
Para cargar precios ya deben existir artículos definidos en el módulo Stock. Estos procesos permiten agregar nuevos precios y consultar, eliminar o modificar precios de venta en las listas existentes.
Las listas de precios pueden ser actualizadas en forma Individual o Global:
ACTUALIZACION DE PRECIOS INDIVIDUAL:
Para cargar por primera vez los precios de un artículo, es necesario haber dado de alta previamente alguna lista de precios.
Esta opción permite actualizar los precios de cada artículo por separado en cada una de las listas.
ACTUALIZACION DE PRECIOS GLOBAL:
Permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos o bien toda una lista completa.
Lista Base: se refiera a la lista desde la cual se toman los precios para calcular el nuevo precio.
Lista a Actualizar: debe seleccionarse la lista de precios de Venta que se desea actualizar.
Si se utiliza como lista base la misma que se indique en lista a actualizar, se modificarán los precios de la lista sobre si misma.
Si por el contrario, la lista base es distinta a la lista a actualizar, se estarán creando o actualizando los precios de la lista a actualizar a partir de los precios de la lista base. En este último caso, se puede estar creando una lista nueva o modificando una ya existente.
La actualización puede realizarse aplicando un porcentaje al precio de la lista base o bien multiplicando el precio por un coeficiente, o aplicando el margen de utilidad definido para cada artículo.
17) DEFINIR EL FORMATO DE COMPROBANTES QUE PUEDE EMITIR EL SISTEMA.
El formato de los comprobantes que emite el sistema es totalmente definible por el usuario.
Para cada tipo de comprobante, existe un formato de formulario predefinido que puede ser utilizado o modificado de acuerdo a las necesidades.
El usuario puede modificar el formato de los comprobantes a través del:
· Comando Dibujar del proceso Actualización de Talonarios: para los comprobantes que tengan asociados talonarios. Para poder editar el formato del talonario, se debe indicar el nombre del modelo de impresión en el talonario. Estos son: Factura, Nta. de Débito y de Crédito, Remito, Recibo de Cobranza.
· Comando Formularios del Administrador de la Base de Datos: para aquellos comprobantes que no tengan asociados talonarios. Esto son: Pedido y Comprobante de Cancelación de Documentos.
Para modificar la definición del contenido de los formularios, es necesario conocer cierta nomenclatura, conforme a lo siguiente:
n Todo aquello que se escriba dentro del formulario saldrá impreso textualmente salvo que lleve el símbolo “@ (arroba)” al comienzo de la expresión, que identifica a las Palabras de Control y Palabras de Reemplazo.
n Palabras de Control: Son comandos predefinidos que especifican ciertas características de la impresión del formulario, p. ej. : cantidad de copias.
n Palabras de Reemplazo: Son variables que al imprimir el comprobante, son reemplazadas por los valores correspondientes.
Se adjuntan fotocopias de las palabras de Control y de Reemplazo disponibles. (VER ANEXO).
18) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS:
Se aplica dentro del módulo cuentas corrientes. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuentas corrientes resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.
B) MÓDULO PEDIDOS
I) INGRESO DE PEDIDOS
Por medio de este proceso se ingresan los pedidos efectuados por los clientes, que quedarán registrados como pendientes hasta el momento en que sean facturados y entregados en su totalidad.
El ingreso de pedidos implica comprometer el stock involucrado.
Los pedidos registrados podrán ser facturados ¨en lote¨, a través del proceso de Facturación de Pedidos, o bien ¨uno por uno¨, a través del proceso de Facturación en Mostrador.
COMANDO INGRESAR
Este comando permite ingresar el pedido de un cliente.
Los datos de un pedido son:
- Pedido Número: depende de los Parámetros Generales ingresados. Si no se utiliza numeración automática se deberá ingresar un número que no exista ya en el sistema.
- Talonario: indica el código de talonario con el que se van a imprimir las facturas asociadas al pedido. Debe ingresarse un código asociado a Facturas.
- Código de Cliente: debe ingresarse el cliente para el cual se toma el pedido.
En caso de tener que definir un nuevo cliente, pulsando F6 se puede agregar un nuevo (previamente debe estar definido en Parámetros Generales que permita alta de clientes desde procesos)
Si se indica en código de cliente: 000000 corresponderá a un cliente ocasional y se desplegará una ventana para ingresar sus datos, pero no quedará grabado en la base de clientes.
- Los campos % de Bonificación, Condición de Venta, Código de Vendedor y Código de Transporte se tomarán por defecto de los cargados en Clientes, pero pueden modificarse para cada pedido, sin que se altere el definido en la cta. cte. del Cliente.
- Código de Depósito: indica el depósito del cual se realizará la descarga de las unidades.
- Lista de Precios: corresponde a la lista seleccionada para sugerir los precios de los artículos.
- Fecha de Entrega: corresponde a la fecha prevista del pedido. Este campo no es obligatorio, pero es de utilidad para el cálculo del Stock Proyectado.
- Número de Remito: se asigna en forma automática, con referencia al último generado.
Ingreso de Renglones:
- Código del Artículo: Pulsando Enter se pude visualizar la lista de los artículos a fin de seleccionar el deseado.
Por cada artículo que lleva stock asociado, debe indicarse la Cantidad Pedida y las Cantidades a Facturar y a Descargar de Stock, que deben ser menores o iguales a la pedida. Estas cantidades serán las que se incluyan en la factura o remito asociados al pedido.
Pulsando F9 permite visualizar los saldos de stock de cada uno de los artículos discriminados por depósitos.
Ingreso de descripciones adicionales por artículo : una vez ingresados los datos del artículo , posicionando el cursor en el campo Código de artículo del siguiente renglón , se pulsa F3 y el sistema habilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artículo , pulsando nuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior.
COMANDO LISTAR
Permite imprimir pedidos ingresados previamente con formato de informe o bien con formato de formulario.
II) MODIFICACIÓN DE PEDIDOS
A través de este proceso podrá acceder a modificar datos de pedidos ya ingresados.
La modificación de pedidos incluye la actualización de algunos datos, el agregado o eliminación de líneas. Si se modifican cantidades del pedido, el sistema valido la consistencia de las nuevas cantidades ingresadas, con respecto a lo pendiente de facturar y de descargar de stock.
III) ACTIVACIÓN DE PEDIDOS
Este proceso es utilizado para indicar la cantidad de artículos a facturar y a descargar en un pedido, para ser remitidos al cliente.
Si la descarga de stock es independiente de la facturación, el proceso de Facturación de Pedidos tomará la cantidad a facturar activada y el proceso de Emisión de Remitos tomará la cantidad a descargar activada.
IV) ANULACIÓN DE PEDIDOS
Con este proceso es posible eliminar un pedido en el estado que se encuentre (todo pendiente o con comprobantes aplicados).
V) PEDIDOS AUTOMÁTICOS
Este proceso es Optativo. Se utiliza en la práctica para agilizar los pedidos de clientes con ítems habituales.
ACTUALIZACIÓN DE MODELOS DE PEDIDOS
Se pueden definir configuraciones habituales de pedidos, llamadas modelos, las cuales tendrán asociados clientes y renglones a facturar. De esta manera, se podrá generar en forma periódica los pedidos en forma automática, sin necesidad de ingresar los mismos en forma manual
C) MÓDULO FACTURACIÓN
A través de este menú es posible ingresar a todos los procesos que emiten Facturas Notas de Débito, Notas de Crédito y Remitos.
En el proceso de Actualización de Parámetros Generales se define el comportamiento de la factura con respecto a la descarga de stock. Si se definió que la factura descarga stock , la emisión de la misma implica la actualización correspondiente en el stock ; si en cambio se definió que la factura no descarga de stock , la actualización deberá realizarse a través de la emisión de un remito .
El circuito lógico utilizado es:
1) Pedido (Explicado anteriormente en el módulo B) PEDIDOS)
2) Remito
3) Factura
4) Notas de Débito y Crédito
2) REMITOS:
El sistema prevé el ingreso de los remitos para su posterior imputación a la factura, la devolución de los mismos, su anulación, consulta y la imputación de remitos a facturas ya ingresadas.
I) EMISIÓN DE REMITOS
Mediante este proceso se podrán emitir los remitos de stock, generando el movimiento de salida de stock correspondiente.
· Talonario: Para ingresar un remito es necesario haber definido un talonario en el proceso correspondiente, para el control de la numeración interna y su impresión, corresponde un código de Talonario con Tipo de comprobante = REM (remito).
· Cliente: Se pueden emitir remitos a clientes de cta. cte. o clientes ocasionales, indicando 000000 en el código de Cliente.
· Comprobante de Referencia: El tipo de Comprobante de Referencia puede ser: PED para el caso de ser un pedido y de ser una factura será FAC. En ambos casos se debe ingresar el número del comprobante correspondiente. Pulsando ENTER se desplegará la lista de aquellos que tengan unidades pendientes de remitir y se podrá seleccionar el que corresponda.
· Ingreso de renglones: En el caso de seleccionar un Comprobante de Referencia, el sistema sugerirá los renglones del remito. De lo contrario se debe ingresar :
Código del Artículo: es el código definido en el Módulo de Stock.
II) DEVOLUCIÓN DE REMITOS:
Este proceso permite ingresar comprobantes correspondientes a devoluciones parciales o totales de remitos emitidos.
Este comprobante generará un ingreso de stock por la mercadería devuelta. Se deberá indicar un código de Talonario, correspondiente a devoluciones el cual permite controlar la numeración e imprimir el comprobante de devolución. (Tipo de Comprobante = DEV)
El remito a devolver debe tener un estado de pendiente, es decir que no puede estar totalmente facturado o anulado.
· Pulsando ENTER en el campo "Remito Nº:" se desplegará una lista con todos los remitos pendientes del Cliente. El sistema mostrará los renglones del remito con la cantidad de unidades originales y la cantidad a devolver, mostrando por defecto la cantidad pendiente (Diferencia entre cantidad del remito - cantidad facturada - cantidad devuelta.)
· La devolución de remitos siempre se realiza en unidades de stock, independientemente de la unidad de medida en la cual haya sido ingresado el comprobante original.
III) ANULACIÓN DE REMITOS:
La anulación de un remito previamente ingresado borrará todos los renglones del mismo actualizando los saldos de stock. El nº interno no podrá volver a utilizarse, quedando registrado como Anulado.
Para permitir la anulación el remito debe encontrarse totalmente pendiente (no tener cantidades facturadas ni devueltas), si se utiliza P.P.P. la fecha del remito debe ser mayor a la del último cierre de P.P.P.
IV) IMPUTACIÓN DE REMITOS:
Este proceso es de utilidad cuando se produce alguna de las siguientes situaciones:
1) Si se generan normalmente facturas pendientes de remitir (es decir la factura antes que el envío de la mercadería), una vez ingresado el remito se utilizará este proceso para relacionar ambos comprobantes.
2) Si por error se omitió imputar los remitos al momento de ingresar la factura, también se puede establecer la relación entre la factura y los remitos.
En primer término se deberá seleccionar la factura a la cual se desean imputar los remitos pendientes.
· Comando IMPUTAR: Una vez seleccionada la factura se accederá a la ventana de remitos para indicar uno o varios remitos que se imputarán a la factura. Una vez seleccionados los remitos, el cursor se posicionará en los renglones de la Factura, indicando la cantidad pendiente de imputar y la cantidad asignada.
- Pulsando (F 3) se visualizarán los renglones de los remitos seleccionados que
Correspondan al artículo de la factura.
En esta ventana se realizará la asignación de las cantidades a los renglones de los remitos.
La cantidad asignada no podrá ser mayor a la pendiente de la factura.
- Pulsando (F 10) se confirma el renglón, mostrando el sistema la cantidad asignada
En pantalla.
Una vez imputados todos los renglones, pulsando (F 10) se confirmará el procedimiento
Generándose las actualizaciones correspondientes.
V) CONSULTA DE REMITOS
Permite consultar remitos o devoluciones previamente ingresados.
El campo Estado en el encabezamiento indicará el estado del comprobante en relación al stock
Los valores posibles son:
· Pendiente: si tiene cantidades pendientes de facturar.
· Cerrado: si el comprobante se encuentra totalmente facturado o devuelto.
· Anulado: si el mismo fue anulado.
Si se utiliza partidas, será posible consultar las mismas pulsando (F 7) desde los renglones del remito.
En el caso de series, se podrá consultar pulsando (F 8).
3) FACTURA:
Existen dos tipos de Facturación: I) - En Mostrador
II) - De Pedidos
I) Facturación en Mostrador
Este proceso permite emitir facturas a Clientes ingresando los datos correspondientes a la factura en ese momento; o bien la factura puede ser confeccionada con referencia a un comprobante previamente ingresado (pedido o remito). Se trabajará con la factura en pantalla.
COMANDO FACTURAR
A través de este comando es posible emitir facturas a clientes existentes, en cuyo caso se registrará el movimiento correspondiente, o a clientes que no figuren en cta. cte., como ser clientes ocasionales o por ventas al contado.
Datos a ingresar:
· Talonario de Factura: Indica el código de talonario con el cual se va a imprimir la factura. Debe ingresarse un código asociado a Factura o Multipropósito. El talonario seleccionado asignará la numeración y el archivo de impresión correspondiente según la letra asociada al talonario.
· Código de Cliente: Pulsando (Enter) se visualizará una ventana con los Clientes existentes, para seleccionar el correspondiente.
(F 6) ALTA DE CLIENTES: Si se activó el parámetro Permite Alta de Clientes en el proceso de Parámetros Generales, pulsando la tecla (F 6) desde el campo código será posible agregar un nuevo Cliente.
CLIENTES OCASIONALES: Si se desea ingresar Facturas a Clientes no habituales, y no se desea asignarle un código de identificación, en este caso se ingresará como Cliente Ocasional, correspondiendo la Factura a una venta al contado ya que no se registrará en cuenta corriente.
Para cargar clientes ocasionales se deberá ingresar " 000000" como código. Se visualizará una ventana para cargar datos necesarios para la Factura y el Subdiario de I.V.A. Ventas.
· Condición de Venta: El sistema sugerirá la condición habitual asociada al cliente, previamente cargada.
Ingreso de Renglones:
· Código del Artículo
· Precio Unitario: Si la factura se ingresa referenciada a un pedido el sistema sugerirá los precios ya ingresados en el mismo. En caso contrario, sugerirá los que correspondan a la lista de precios seleccionada, siempre da la posibilidad de modificarlos.
Ingreso de descripciones adicionales por artículo : una vez ingresados los datos del artículo , posicionando el cursor en el campo Código de artículo del siguiente renglón , se pulsa F3 y el sistema habilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artículo , pulsando nuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior.
II) Facturación de Pedidos
Este proceso se utiliza para facturar en forma automática un rango de pedidos existentes en el sistema. En este caso las facturas se confeccionarán con los datos de los pedidos, sin posibilidad de modificarlos. Se realizará la registración del movimiento en la cta. cte. y la actualización del stock.
Este proceso no permite facturar pedidos de clientes ocasionales.
4) NOTA DE DÉBITO Y/O NOTA DE CRÉDITO:
Este proceso permite emitir notas de débito o crédito a clientes que figuran en cta. cte. como a clientes ocasionales.
Los distintos tipos de Notas fueron definidas en el proceso de Actualización de Tipos de Comprobantes.
Toda Nota de Débito o Crédito debe ser imputada a uno o varios comprobantes. El sistema prevé dos maneras:
- Colocando un comprobante de referencia en el momento en que se emite la misma.
- Aplicando la Nota a uno o más comprobantes después de haberse emitido, a través del proceso Imputación de Comprobantes.
El Talonario seleccionado debe corresponder a un Tipo de Comprobante DEB o a un Multipropósito (_ _ _).
Si el comprobante de referencia es una Factura con descarga de Stock, la Nota de Crédito afecta también al stock.
D) MÓDULO CUENTAS CORRIENTES
Las ctas. Ctes. Deudoras son bimonetarias
I) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS
Este proceso se utiliza cuando se comienza a usar el sistema en una Empresa con movimientos anteriores, se define la composición inicial del saldo en la cta. cte. de cada cliente.
Los comprobantes ingresados no serán incluidos en el Subdiario IVA Ventas, Estadísticas de Ventas, Informes Legales.
Pueden ser ingresados: Facturas, Recibos, Notas de Débito y Notas de Crédito.
La pantalla de Composición Inicial de Saldos contiene la siguiente información:
· Saldo: se debe indicar el saldo de la cta. del Cliente, si el saldo es Acreedor deberá ser ingresado con signo negativo.
· Fecha del Saldo: se debe indicar la fecha del saldo inicial de la cta. cte. del Cliente, esta fecha debe ser anterior a cualquier comprobante ya ingresado.
· Diferencia: en este campo el sistema irá desplegando la diferencia entre el Saldo ingresado y los importes de los comprobantes que se van ingresando. Controla la correcta composición del saldo.
· Detalle de Comprobantes que componen el Saldo: aquí se ingresan los comprobantes pendientes del Cliente.
· Vencimientos: Fecha e Importe: sólo se activará cuando se ingresen Facturas.
· Comprobante de Referencia: Tipo y Número: se activarán cuando se ingresen Notas de Débito y/o Crédito.
II) INGRESO DE COBRANZAS
Este proceso permite emitir y registrar recibos, imputados o a cuenta, actualizando la cta. cte. del Cliente y el estado de cada comprobante afectado.
COMANDO INGRESAR
La primera pantalla corresponde al ingreso de los datos generales y a la imputación del recibo
IMPUTACION:
Se ingresan los comprobantes afectados, pueden ser: Facturas, Notas de Débito o Notas de Crédito (que se encuentren sin imputar) Deberá ingresarse el Nro. Comprobante, Importe y Fecha de Vencimiento.
III) IMPUTACIÓN DE COMPROBANTES
A través de este proceso se realizan las imputaciones de todos los comprobantes que no se encuentren aplicados, como así también consultar o modificar las imputaciones realizadas.
La pantalla se encuentra dividida en dos mitades:
- Composición: contiene el detalle de cada factura con sus vencimientos, más los comprobantes que ya la han afectado.
- Comprobantes a Cuenta: contiene los comprobantes que aún no se encuentran imputados.
Al seleccionar un Cliente, se presenta en pantalla la composición de facturas y los comprobantes a cuenta.
Pasos para realizar la Imputación:
· Tecla F 3: permite posicionarse en Comprobantes a cta. para seleccionar, de a uno por vez, el comprobante a imputar .La selección se realiza mediante las teclas de dirección.
· Pulsando ENTER: se retorna a la pantalla anterior, y con las teclas de dirección se selecciona la posición en la que se desea colocar el comprobante a cta.
· Pulsando nuevamente ENTER: se recalcula el saldo de la factura imputada y se posiciona el cursor en el campo Importe del comprobante trasladado. El Importe puede modificarse por uno menor, retornando automáticamente a la otra parte de la pantalla el saldo, para poder ser aplicado a otra factura o vencimiento.
· Tecla F 2: permite revertir un comprobante ya imputado a la porción de Comprobantes a cta. recalculando el saldo de la factura afectada.
Cuando el Saldo de una factura es cero, el estado de la misma pasa a ser Cancelado.
Si una Factura tiene varios vencimientos se deben realizar las imputaciones a cada uno de ellos, de lo contrario no serán consistentes los estados de cada vencimiento en el Informe de Deudas Vencidas y Cobranzas a Realizar.
IV) CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando la forma de pago de una operación incluye documentos, se genera un movimiento deudor en la Cuenta Documentos del cliente. Cuando se cancela el documento, dicha cancelación debe ser ingresada para generar el movimiento acreedor correspondiente.
Ingresando el Código del Cliente, se muestran en pantalla todos aquellos documentos recibidos del cliente que aún no han sido cancelados. Utilizando las flechas de dirección, se selecciona el documento que se desee cancelar y luego pulsar ENTER. Si se posee el Módulo Fondos, el sistema registra automáticamente el ingreso del cobro.
V) MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES
Este proceso permite modificar algunos datos acerca de los comprobantes emitidos.
Para todos los tipos de comprobantes (que no sean de composición inicial de saldos) se pueden modificar los siguientes datos:
· Fecha de Emisión (si el comprobante no afecta stock )
· Observaciones
· Código del Vendedor
Para Factura, Notas de Crédito y Notas de Débito, se pueden modificar:
· Condición de Venta
· Tipo de Operación
· Código de Vendedor
· Si el comprobante se encuentra contabilizado
· Datos de Cliente Ocasional ( se debe pulsar F 4 para acceder a una ventana con los datos )
Pulsando F 3 se puede consultar los renglones del comprobante
Para Facturas unicamente:
· Fecha de Vencimiento
· Importes a cada Vencimiento
VI) MODIFICACIÓN DE FECHAS DE DOCUMENTOS
Este proceso permite modificar las fechas de vencimiento de los documentos de un determinado cliente, que no hayan sido cancelados.
VII) CONSULTAS
- CONSULTA DE COMPROBANTES
Permite consultar Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Recibos registrados en el sistema.
Pulsando la tecla: - F 4 permite consultar los datos del cliente ocasional
- F 3 permite consultar los renglones de los formularios
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - ACTUAL
Permite consultar Saldos, Resumen de Cuentas y Composición de Saldos, en moneda corriente o extranjera.
Los pasos a seguir son:
· Seleccionando la opción Buscar es posible seleccionar al cliente del que se requiere información.
· Una vez seleccionado el cliente, se presentará la pantalla de Saldos, en moneda cte. y extranjera y el Saldo de Documentos.
· Si se desea consultar los movimientos del cliente , seleccionar la opción Consultar , se puede ver :
- Resumen de Cuentas
- Composición de Saldos
- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - HISTÓRICO
Este proceso permite consultar movimientos de ctas. Ctes. Que ya han pasado al archivo histórico. Los pasos a seguir son los mismos que en el proceso anterior.
VIII) REGISTRO DE ANULACIONES
- ANULACIÓN DE COMPROBANTES
A través de esta opción es posible anular comprobantes correspondientes a Facturación (Facturas, Ntas.de Crédito y Débito) o Recibos.
El sistema prevé dos tipos de anulación de Comprobantes:
· Anulación de Comprobantes ya generados
Se puede anular una operación previamente realizada. Si se poseen todas las copias del comprobante, legalmente se puede proceder a su anulación conservando la documentación. Otra opción para anular es emitir un comprobante opuesto.
· Anulación de Numeración
Permite anular un número de comprobante que aún no se encuentra registrado en el sistema. Es de utilidad cuando se produce un daño físico en el formulario preimpreso o fallas en la impresión. Un número de Comprobante anulado no puede volver a utilizarse.
Para anular un Comprobante se debe ingresar el Tipo de Comprobante y el Número. El sistema exhibe en pantalla al Cliente, la Fecha de Emisión y el Importe Total y pide la confirmación.
Restricciones que deben ser tenidas en cuenta:
· Cuando se anula una factura previamente emitida que surge de un pedido, no se reconstruye el pedido.
· Cuando se anula una factura que hacía referencia a uno o varios remitos, se actualizan los pendientes de facturar en los remitos, que podrán ser facturados nuevamente por otro comprobante.
El sistema realiza una serie de controles para permitir la anulación de un comprobante generado, las mismas son:
· El comprobante no puede estar imputado en cta. cte. a una factura, y si es una factura no puede tener imputaciones. De estar imputado, se puede primero desimputar el mismo con el proceso Imputación de Comprobantes.
· Si corresponde a un comprobante de facturación, el mismo no debe estar Contabilizado. De se así se puede modificar con el proceso de Modificación de Comprobantes.
E) MÓDULO PROCESOS PERIÓDICOS
I) PASAJE A CONTABILIDAD
Este proceso permite generar asientos automáticos que surgen de la Facturación a Clientes.
Las imputaciones contables dependen del código de tipo de asiento asociado a cada comprobante en particular. Esta información se visualiza o modifica desde los procesos de Consulta y Modificación de Comprobantes.
Los asientos generados a través de este proceso quedarán registrados en un almacenamiento común a los Módulos Contabilidad y Ventas, pero no se registran automáticamente en los archivos contables, ya que su incorporación al Sistema Contable se lleva a cabo en el proceso de Transporte de otros módulos (Contabilidad)
Se presentan dos opciones para la selección general de comprobantes a contabilizar:
· Por Fecha: permitirá seleccionar un rango de tipos de comprobantes y un rango de fechas para la generación de los asientos.
· Por Comprobante: permitirá seleccionar para un único tipo de comprobante, un rango de números correlativos.
Luego de la selección general se debe indicar:
· Tipo de Agrupación : El tipo de agrupación indica el nivel de detalle o resumen con el cual se generarán los asientos , es posible generar asientos automáticos según cuatro criterios posibles de agrupación , ellos son :
· Agrupación por Tipo de Asiento y Comprobante
· Agrupación por Fecha
· Agrupación por Comprobante
· Resumen General por Tipo de Asiento
. Recomendamos utilizar: Agrupación por Comprobante
Los comprobantes que se incluyan en los asientos, actualizan su estado. El mismo pasa a ser Contabilizado.
Se da opción a imprimir los asientos generados, y es el único momento en que pueden visualizarse a través del Módulo Ventas.
II) EXPORTACIÓN CONTABLE
Este proceso permite transferir información a un diskette o dispositivo externo, con la finalidad de poder procesar dicha información en otro equipo. La información que puede exportar el Módulo Ventas es la que genera el proceso de Pasaje a Contabilidad, es decir los asientos de facturación a clientes
III) CUENTAS CORRIENTES
· BALANCE DE CTAS. CTES
Este es un proceso previo al cierre de período o de consulta, que permite emitir los balances de ctas. cates. , verificando la composición de saldos de cada cliente
Brinda dos opciones: - Totales: se emitirá un listado que incluye los saldos anterior y actual de todos los clientes.
- Movimientos: se deberá ingresar el rango de clientes a procesar. Se emitirá un listado con los movimientos de cuenta corriente de cada cliente en el período actual.
· CIERRE DE CTAS. CTES
Este proceso realiza el cierre periódico de ctas. Ctes. Seleccionando la opción Cerrar, se realiza automáticamente.
Se debe ingresar la fecha de cierre, la que debe ser anterior o igual a la del día, y posterior o igual a la fecha del último cierre o composición inicial de saldos .Luego del cierre, el sistema almacena la fecha de cierre como fecha inicial del siguiente balance. por lo tanto , no podrán registrarse comprobantes con fecha igual o anterior a ésta.
· PASAJE A HISTÓRICO
Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de ctas. Ctes. Y facturación.
El proceso almacena en el archivo “Histórico” todos aquellos movimientos de ctas. Ctes. Que ya han sido cancelados, con la finalidad de liberar espacio en disco. Se debe realizar este proceso luego de realizar el cierre periódico.
· RECONSTRUCCIÓN DE ESTADOS
Este proceso analiza la consistencia de fechas de vencimiento, imputación de comprobantes y estado de éstos, realizando las correcciones necesarias. Reconstruye los estados de los comprobantes en función de las imputaciones. Se utiliza, cuando surge una diferencia como resultado de algún problema de hardware, cortes de luz, etc. Y luego se deberá ejecutar el proceso de Recomposición de Saldos.
· RECOMPOSICIÓN DE SALDOS
Este proceso recalcula los saldos de la cta. cte. y cuenta documento de cada cliente en base a los movimientos existentes.
F) INFORMES
I) INFORMES DE PEDIDOS
A través de esta opción es posible acceder a los distintos procesos que emiten informes relacionados con el seguimiento de pedidos, corresponde a pedidos pendientes que aún no fueron facturados y entregados en su totalidad.
Se pueden emitir pedidos pendientes por: - Cliente
- Artículo
- Fecha
Seguimiento de Pedidos: emite un informe de las facturas y remitos aplicados a cada uno de los pedidos generados.
II) INFORMES DE FACTURACIÓN
· I.V.A. Ventas: Este proceso emite el Subdiario de I.V.A. Ventas para un rango de fechas a seleccionar. Se puede imprimir: - Únicamente los encabezados, para mandar a rubricarlos.
- Sólo el cuerpo para imprimirlo en las hojas ya rubricadas
- El listado completo (encabezados y cuerpo).
· Impuestos Registrados: Emite un listado de todos los impuestos registrados, ordenado por tipo de impuesto y/o por fecha. Estos impuestos son los definidos en el proceso de Actualización de Alícuotas.
· Resumen de Ventas: Informa el total facturado en un período determinado. Se puede listar por :
- Cliente
- Provincia
- Vendedor
- Zona
- Depósito
- Provincia / Actividad
- Condición de Venta
· Ranking de Ventas : Permite obtener un informe de los totales de Ventas ordenado en forma de Ranking , con porcentajes de participación y acumulados .Las opciones son por :
- Cliente
- Artículo
- Cliente / Artículo
- Artículo / Cliente
· Comprobantes Emitidos: Emite un listado de comprobantes de facturación emitidos en un rango de fechas, ordenados por número de comprobante, o bien por fecha de emisión. Los importes que discrimina el listado son: total sin impuesto, I.V.A., otros impuestos y total general. Las opciones son las siguientes :
- Por Tipo de Comprobante
- Notas de Crédito en General
- Notas de Débito en General
· Detalle de Comprobantes: Emite un listado de los Comprobantes de Facturación, ordenado por clientes, con el detalle de los renglones de cada comprobante. También permite visualizar la relación de las facturas con los distintos remitos entregados al cliente.
· Comisiones a Vendedores : Calcula las comisiones a Vendedores tomando como base de cálculo las siguientes :
- Porcentaje Individual: por cada vendedor un porcentaje fijo de comisión. Se puede tomar como base para el cálculo las Ventas o las Cobranzas.
- Artículo: cada artículo tiene asignado un porcentaje de comisión.
- Zona: cada zona posee un porcentaje de comisión.
· Facturas Pendientes de Remitir: Emite un listado de las facturas generadas sin descarga de stock, ni relación con pedidos.
· Remitos : Emite un informe de los remitos emitidos por :
- Cliente
- Pendientes de Facturar
- Devueltos
- Anulados
· Contabilidad : Permite emitir :
- Subdiario de Ventas
- Listado por Imputación Contable
III) INFORMES DE CUENTAS CORRIENTES
· Resumen de Cuentas: Lista para un rango de Clientes, el detalle de los movimientos de su cuenta en un período (indicando el saldo anterior al período detallado). Permite imprimir la Cta. Cte. o la Cta. de Documentos.
· Composición de Saldos: Lista cómo se compone el saldo de cada factura emitida, exhibe todos los comprobantes aplicados a cada factura y el saldo que resulta de cada aplicación .También se detallan los comprobantes pendientes de imputar.
· Comprobantes Pendientes de Imputación: Los lista para un rango de Clientes.
· Deudas Vencidas : Permite listarlas :
- Por rango de Clientes
- Por fecha de Vencimiento
- Por Vendedor
· Cobranzas a Realizar: Lista las cobranzas a realizar en un período determinado. Pueden ordenarse:
- Por rango de Clientes
- Por fecha de Vencimiento
- Por Vendedor
· Listado de Saldos: Lista para un rango de clientes, su saldo en cta. cte. a una fecha determinada.
· Recibos Emitidos
· Listado de Deudas
· Ranking de Deudas
· Vencimiento de Documentos
· Consolidación de Saldos: Permite obtener un informe consolidado de Saldos de Ctas. Ctes. de varias Empresas pertenecientes al mismo grupo empresario.
IV) LISTAS DE PRECIOS
Emite listas de precios de Venta. Pueden ser ordenadas por código de artículo o por descripción.
V) ARCHIVO D.G.I.
Permite generar los archivos solicitados por la D.G.I.
VI) NÓMINA DE CLIENTES
Permite obtener un informe de los datos personales de los clientes.
VII) ETIQUETAS DE CLIENTES
Permite emitir etiquetas para un rango de clientes.
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